A secretária de dentista é uma das posições mais importantes em um consultório ou clínica, sendo responsável pelo primeiro contato com os clientes entre outras funções. Entenda mais sobre esta profissão da odontologia abaixo. 

Para ter uma clínica ou consultório de odontologia de sucesso, a dentista ou o dentista dependem de muitos fatores além do conhecimento da sua especialidade. Um excelente atendimento, a fidelização de pacientes, a gestão financeira e, é claro, as secretárias são partes primordiais do negócio.

Muitas vezes, a importância da secretária em consultórios odontológicos é esquecida, o que é um erro, principalmente, quando se pensa em organização e fidelização de pacientes.

Afinal, a secretária de dentista é a principal responsável por cuidar dos agendamentos, confirmação de consulta, cobrança de inadimplentes e, também, é a primeira pessoa com quem o paciente tem contato.

Por isso, é importante ressaltar que ter um olhar estratégico para esse trabalho é fator decisivo para o sucesso de qualquer consultório de odontologia.

1 → O que faz uma secretária de dentista

Mesmo não atuando na odontologia, a secretária de dentista é responsável pelo bom funcionamento de um consultório ou clínica.

São exemplos das principais atribuições desta profissional:

Atendimento ao cliente:

Essa é, sem dúvidas, uma das principais funções da secretária. Na maioria das vezes ela é a responsável pelo primeiro contato com o paciente, seja para agendar ou remarcar uma consulta, recepcioná-lo no consultório, tirar dúvidas, fazer cobranças. Por isso, é importante que a pessoa responsável por essa tarefa tenha uma comunicação clara e objetiva.

Organização de agenda:

Outra tarefa de extrema importância e que é responsabilidade da secretária é a organização da agenda do dentista. Afinal, por via de regra, quem marca os horários do dentista é ela. Além dos agendamentos, a secretaria fica responsável por acompanhar o status de confirmação da consulta e, em casos de cancelamentos, também fica sob sua responsabilidade fazer o reagendamento das consultas.

Financeiro

Em muitas clínicas e consultórios a pessoa responsável por fechar orçamentos, receber pagamento e cobrar inadimplentes é a secretária. Além de tirar essa tarefa da lista de afazeres do dentista, essa pode ser uma boa estratégia para que o responsável por cobranças não seja o profissional responsável pelo atendimento odontológico, evitando possíveis desconfortos e quebra de relacionamento entre dentista e paciente.

Fidelização

O investimento em retenção, como aponta o professor e economista Philip Kotler, pode ser até  7 vezes mais barato que a captação de novos clientes e essa é uma tarefa que pode facilmente ser realizada pela secretária de dentista. Enviar mensagens em datas especiais, ou lembretes com o cuidado da saúde bucal são formas de manter os clientes engajados com a clínica.

Organização do ambiente

Para um atendimento de excelência, além de uma recepcionista com boa comunicação, é necessário apresentar um ambiente limpo e organizado aos pacientes. Por isso, a secretária fica encarregada de manter a higienização básica do ambiente no dia a dia, além de manter a organização focada em deixar o ambiente mais aconchegante possível.

2 → O que não é função da secretária

A secretária não tem relação direta com o trabalho do dentista. Suas funções são basicamente administrativas. A não ser que tenha uma certificação de auxiliar de saúde bucal, ela não deve prestar assistência no atendimento relacionado especificamente à odontologia.

Neste caso, o auxiliar de saúde bucal é o profissional responsável por auxiliar dentro do consultório. Seus conhecimentos são relacionados especificamente à odontologia. Ele é quem vai cuidar dos materiais odontológicos, auxiliar os dentistas nos tratamentos e fazer a coleta de informações sobre a saúde bucal do paciente.

Em resumo, a atuação desse profissional ocorre antes, durante e depois do atendimento do dentista. Mas, está sempre ligada aos procedimentos feitos por ele, diferentemente da secretária.

3 → Como trabalhar como secretária odontológica

Não existe uma fórmula mágica para ser uma secretária odontológica de alta performance, mas há pontos que podem ser trabalhados para melhor atender tanto os pacientes quanto os dentistas e ainda conseguir organizar a rotina da clínica para colocar todas as demandas em dia.

Organização

Uma secretária organizada é, consequentemente, mais produtiva em sua rotina. Como citamos acima, a lista de atribuições dessa profissional pode ser bem grande, e, no meio de tantas atividades e demandas diárias, fica fácil se perder ou deixar alguma coisa de lado.

Por isso, manter a organização e construir processos é uma missão muito importante.

Comunicação

A comunicação é uma das habilidades mais importantes para uma boa secretária odontológica. Afinal, ela mantém contato diário com os pacientes e colaboradores da clínica em que atua.

Para tudo isso, é preciso de comunicar de forma clara, detalhada e paciente. Importante também sempre tomar cuidado com a dicção e  articulação das palavras. Falar com pressa, sem cuidado com a pronúncia, pode acabar gerando confusão ou, pelo menos, insatisfação nos pacientes ou os dentistas colegas.

Atendimento humanizado

Um atendimento empático onde o paciente é tratado como um ser humano, pode ser um grande diferencial para o consultório.

Como é sabido, esse tipo de atendimento é fundamental para o dentista, mas também precisa fazer parte do trabalho da secretária, tanto nos contatos presenciais quanto nas conversas online ou por telefone com o paciente.

Demonstre interesse no que o paciente tem a apresentar, trate-o sempre pelo seu nome e faça-o se sentir acolhido no consultório odontológico. Tudo isso é muito importante para fidelizar pacientes e garantir que a agenda esteja sempre cheia.

Autonomia

A rotina de uma clínica pode contar com uma série de imprevistos diariamente, variando desde a chegada de uma emergência até um cliente desmarcar em cima da hora.

Por isso, é importante que a secretária construa uma relação de confiança com o dentista do trabalho para que essa profissional consiga lidar com algumas situações de forma independente do dia a dia do trabalho.

Inclusive, talvez esse seja o verdadeiro pilar para garantir que a secretária consiga realizar seu trabalho da melhor forma: a comunicação. Ela pode conversar com o dentista, com outros membros da equipe e garantir que todos falam a mesma língua. Isso vai resultar em um ambiente de trabalho melhor, mais saudável e otimizado!

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