5 Dicas práticas para você deixar seu consultório organizado
Cuidar da gestão do consultório é uma tarefa importante e muitas vezes não é levada a sério pela nossa classe. Neste post vou dar algumas dicas práticas de como melhorar a organização de seu consultório.
A primeira coisa a fazer é uma lista de tarefas para sua secretária. Nesta lista deve conter a hora e/ou dia que a tarefa deve ser desempenhada. Por exemplo: ligar para seus pacientes todos os dias às 10h da manhã para confirmar horário ou ligar para os pacientes que estão devendo, todos os dias as 14 horas. Fazendo isso você consegue transformar essas atividades em hábitos, assim a organização acontece de maneira natural. Lembre-se que você nunca vai conseguir fazer tudo sozinho, então aprenda a delegar.
Segue uma lista de algumas coisas que sua secretária pode fazer.
Anotar todas as contas
Para ter um controle financeiro correto é preciso anotar todo o dinheiro que entra e sai de sua clínica, além de manter as contas pessoais separadas das contas do consultório. Assim você consegue fazer o fluxo de caixa e saber quanto realmente está ganhando. Sua secretária pode anotar esses dados em um livro caixa, planilhas ou em um software (dá uma olhada no Simples Dental).
Confirmar suas consultas
Peça para sua secretária confirmar suas consultas diariamente. Ela pode fazer isso por ligação, SMS ou por outros meios como WhatsApp e Facebook. Assim você economiza dinheiro, não perde tempo esperando o paciente que não vem e aproveita melhor o seu dia.
Reagendar as consultas canceladas
Muitas vezes depois que o paciente falta ou desmarca uma consulta, ele acaba sendo esquecido no meio de tantas outras consultas em sua agenda. Sua secretária deve entrar em contato com esses pacientes e reagendar uma nova consulta. Isso fideliza o paciente e garante um fluxo maior de consultas.
Lista de materiais
Quem já ficou sem algum material antes de um tratamento sabe como isso é ruim. Para que isso não aconteça, faça um lista com uma quantidade mínima de materiais ex: 5 caixas de luva, 1 resina de cada cor etc… e peça para sua secretária revisar seus materiais a cada 7 ou 15 dias. Assim você nunca vai ficar sem material.
Essas foram algumas dicas para te ajudar, mas o que fará realmente a diferença é a sua atitude!
E você, tem alguma dica para organizar melhor seu consultório? Conte para a gente nos comentários!
Um grande abraço e bons atendimentos.
