5 práticas que podem facilitar o dia a dia da secretária de dentista

julho 21, 2023

5 práticas que podem facilitar o dia a dia da secretária de dentista

Uma secretária de dentista desempenha um papel fundamental na rotina diária de uma clínica, pois vai contribuir, entre outras coisas, para a criação de um ambiente acolhedor e profissional.

A atuação dessa profissional vai além das tarefas administrativas e engloba também o atendimento ao paciente, o gerenciamento da agenda dos dentistas e a coordenação das demandas internas.

Sua atuação em diversas frentes deve ser valorizada pelos administradores de clínicas e consultórios, pois é essencial para garantir que todos os processos funcionem de forma eficiente. E isso proporciona uma experiência positiva aos pacientes.

Nesse conteúdo, vamos falar sobre como os gestores podem encontrar formas de valorizar essa profissional, e de que forma a própria secretária de dentista pode atuar para facilitar a sua rotina de trabalho. Continue a leitura!

Qual a importância de ter uma boa secretária de dentista em uma clínica ou consultório?

Poder contar com uma secretária de dentista excelente é essencial para o bom funcionamento da clínica ou consultório odontológico, porque ela será responsável por administrar diversas tarefas, tais como:

Checklist de tarefas pertinentes às secretárias de dentista.

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Gestor: quais as principais maneiras de incentivar e engajar a secretária de dentista?

Agora que você entendeu sobre a importância do trabalho dessa profissional, vamos falar sobre algumas maneiras de incentivar e torná-la uma aliada no crescimento de seu negócio. Veja algumas práticas indicadas:

Reconhecimento e feedback

Desenhe formas de reconhecer a secretária de dentista por meio de conversas avaliativas e feedbacks. Nesse ponto, é importante ouvir o que ela tem a dizer, quais são seus anseios e opinião sobre o funcionamento e atividades da clínica. Assim, é possível gerar melhorias em conjunto.

Comissionamento por vendas

Apesar de a secretária de dentista não ter como obrigatoriedade a venda de tratamentos, é muito comum que isso aconteça, principalmente porque ela terá um contato constante com os pacientes. Quando esse for o cenário, é importante encontrar formas de comissioná-la e incentivá-la a ofertar cada vez mais produtos da clínica.

Valorize sua secretária, dentista!

Envolvimento e participação em processos de trabalho

Se a sua secretária de dentista é alguém engajado nas metas da clínica, e deseja se envolver com práticas que podem melhorar a experiência do seu paciente, ainda que sejam atividades complementares ao trabalho dela, crie um ambiente acolhedor e dê liberdade para que ela possa opinar e desenvolver esses trabalhos.

Definição de metas alcançáveis

As metas são uma ótima forma de engajar a sua secretária, mas precisam ser alcançáveis, ou seja, metas possíveis, ainda que sejam desafiadoras. Essa é uma prática comum para com outros dentistas da clínica, e pode ser tangível também para motivar a secretária a executar suas atividades com maior capricho e perfeição.

Plano de carreira e crescimento

Assim como em outras profissões, a secretária de dentista também precisa de um plano de carreira e previsão de crescimento, ter isso muito claro é importante para que ela entenda onde está e o que precisa fazer para ir adiante. E lembre-se: quando ela cresce, a clínica também cresce e, sendo assim, todos ganham.

Secretária: 5 práticas que vão facilitar o seu dia a dia

Sobre as práticas importantes para ser uma secretária de dentista excelente, nós sugerimos principalmente as seguintes:

1. Organize a agenda diariamente

É importante manter uma agenda atualizada com os horários dos pacientes corretos, e sempre que algo mudar, imediatamente fazer as alterações para que o dentista tenha sempre as informações mais recentes em mãos.

Além disso, as informações de contato e procedimentos que serão realizados em cada agendamento irão trazer uma visão mais ampla para o profissional da odontologia conseguir se programar.

Com essas práticas, é possível garantir que não haja divergência ou quaisquer erros que possam trazer transtornos para o dentista e o paciente.

➡️ Afinal, o que é e o que não é função da secretária do dentista?

2. Treine sua comunicação

Como alguém que vai precisar estar o tempo todo em contato com pacientes e dentistas, a secretária de dentista precisa treinar sua comunicação e inserir boas práticas em sua rotina para conseguir resultados cada vez melhores.

Fica a dica: é imprescindível que o administrador e/ou dentista crie um script para a secretária seguir durante seus atendimentos.

3. Faça registros para não perder nada

Guardar muitas informações somente na cabeça pode ser um erro grave, pois são diversos pacientes que irão passar pelo consultório diariamente, e uma pequena confusão pode acarretar grandes problemas.

Por isso, é indicado fazer registros, seja em papel (o que não recomendamos), planilhas ou em um software de gestão, para garantir que todos os lembretes e notificações importantes sejam vistas por todos os responsáveis por aquele paciente.

4. Receptividade gentil e harmoniosa

O medo de ir ao dentista é um problema real, e, por isso, a secretária de dentista que recebe os pacientes com gentileza e harmonia consegue cativá-los e acalmá-los, o que é ótimo para todo o tratamento posterior.

Ser acolhedora é, portanto, uma das habilidades necessárias para garantir que o paciente goste da experiência do atendimento desde o início e deseje voltar mais vezes até essa clínica.

➡️ 5 dicas para ter um atendimento humanizado na clínica

5. Acompanhe o estoque bem de perto

Uma parte importante das obrigações de uma secretária de dentista é monitorar e controlar o estoque de materiais e suprimentos da clínica.

Isso engloba desde os itens básicos de higiene e escritório, até os materiais utilizados para os tratamentos.

Então, é preciso que a secretária esteja sempre atenta e verificando constantemente a quantidade de suprimentos.

Assim, ela consegue evitar surpresas, ou pior, chegar ao ponto de faltar algum material essencial para o consultório.

Quais ferramentas irão ajudar a secretária de dentista em sua rotina?

Como uma profissão que exige o controle de diversas áreas, é preciso que a secretária conte com ferramentas modernas e eficazes.

Assim, é possível evitar toda a papelada que era utilizada antigamente, e também os processos manuais, muito mais suscetíveis a erros.

Nossa dica, tanto para gestores quanto secretárias, é começar ou migrar para o digital e trazer maior praticidade e ganho de tempo para sua rotina.

Uma das formas de fazer isso é utilizando um software de gestão que conte com uma agenda digital, como o Simples Dental.

Quer conhecer mais sobre essa função e outras que poderão auxiliar o trabalho da sua secretária de dentista? Legal, faça o teste grátis por 7 dias no Simples Dental!

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