6 dicas para organizar e otimizar a gestão financeira do consultório odontológico

Quem atua na odontologia sabe que um dos segredos é estar preparado para lidar com qualquer desafio, certo? Acontece que, na maioria das vezes, essa ideia funciona somente para o próprio ramo. E, quando se fala em gerir uma clínica, é preciso colocar a mão em processos que não estão diretamente ligados aos dentes dos pacientes.

Muitos dentistas se deparam com uma tarefa para a qual a graduação nem sempre prepara: fazer a gestão financeira do consultório odontológico. Essa é uma dificuldade pra você também?

Pois é, garantir que uma clínica prospere exige muito mais do que apenas ser um bom dentista. Porém, a barreira de não ter estudado administração de empresas na faculdade, não pode ser um empecilho.

“Mas como não pode? Sou obrigado a entender tudo de gestão financeira?”. É claro que não! Mas, você pode ir atrás de cursos complementares, por exemplo. Sem contar que a experiência do dia a dia também pode contribuir para que as melhorias sejam feitas constantemente.

A rotina não deixa? A agenda cheia (tomara!) não abre espaço para encaixar um bom curso? Calma, nem sempre é fácil conciliar todas as demandas. Por isso, aqui neste artigo você vai encontrar dicas para ajudá-lo a dar conta de tudo isso de forma mais prática. São 6 dicas essenciais para um dentista conseguir fazer a gestão financeira do consultório odontológico.

Essas dicas, se adotadas na rotina diária, podem tornar o seu trabalho muito mais simples, mais descomplicado e bem menos estressante. Afinal, ninguém aqui quer transformar o negócio que tanto ama em uma fonte de dor de cabeça, né?! Então bora lá!

1 – Sempre controle suas receitas e suas despesas

Conciliar todas as tarefas pode parecer coisa de super-herói, mas focar nas demandas mais importantes primeiro é um bom caminho para começar. E nada mais fundamental do que controlar com precisão as receitas e as despesas do consultório.

Aqui, é preciso organizar as contas referentes à compra de materiais, pagamento de aluguel e manutenção em geral. É extremamente importante ter tudo na ponta do lápis, em um arquivo organizado e fácil de encontrar. E não adianta minimizar essa tarefa! É fato, sim, que ela pode tomar bastante tempo da sua rotina. Mas basta pensar no tempo que será necessário dedicar caso suas finanças saiam do controle. Pode apostar que ele será bem maior (e bem pior também).

Até mesmo por isso, saiba que qualquer gasto deve ser controlado. Pois, às vezes, os mais inexpressivos podem somar quantias significativas para o seu negócio se não forem bem geridos.

2 – Use a tecnologia a seu favor e garanta uma boa gestão financeira do consultório odontológico

Falando em organização, não pode haver uma brecha melhor para falar também dos famosos e desejados softwares de gestão! Aqui não há muito o que considerar em relação a prós e contras. Soluções de gestão automatizadas são, sim, grandes aliadas de quem quer otimizar o tempo dedicado à administração da clínica.

Imagine contar com uma ferramenta que registre as transações do seu negócio, ajude no fluxo de caixa, permita o controle das finanças em poucos cliques, possibilite saber quais pacientes estão inadimplentes e ainda emita boletos direto pelo sistema e sem burocracia bancária. Para o dentista, é vantagem atrás de vantagem!

Por isso, vale dedicar um tempo para buscar uma solução que tenha a cara do seu consultório e combine com as suas principais demandas. O mercado, hoje, conta com uma oferta gigantesca de softwares de ponta com preços cada vez mais acessíveis!

E por falar nisso, uma ótima indicação, com certeza, é o Simples Dental. software odontológico mais usado da América Latina, com quase 30 mil usuários. Ele custa apenas R$ 99,90 por mês e ajuda a organizar toda a gestão do seu consultório! Você vai poder confirmar consultas, controlar retornos, pagar comissão, controlar financeiro e muito mais! Se quiser aproveitar a dica, é só clicar no botão abaixo para experimentar grátis por 7 dias:

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3 – Dê atenção ao valor da hora clínica

O cálculo correto da hora clínica é, indiscutivelmente, um dos pilares do negócio. Por isso, esse valor deve ser estudado, calculado e adaptado para que o dentista possa estabelecer um valor médio a ser cobrado dos pacientes.

De uma forma bem simples, é somar o valor de todas as despesas fixas mensais. Água, luz, salários, aluguel e outros gastos, e dividir esse total pelas horas de atendimento que você disponibiliza durante o mês.

Assim, você saberá o custo da sua hora clínica! Depois é só chegar ao valor adequado a ser cobrado pelos serviços para garantir a lucratividade do seu consultório.

4 – Mantenha o estoque atualizado e controlado

A administração do estoque é um ponto importante para o bom andamento do consultório odontológico. Ou seja, coordenar as atividades de compra, armazenamento e distribuição dos materiais é uma tarefa essencial para que não falte nada.

Aqui, o caminho do sucesso começa pelo planejamento. Deixar a aquisição de materiais importantes para a última hora pode ser um verdadeiro tiro no pé., por mais fiéis e pontuais que sejam os seus fornecedores. 

Adiante-se e cuide para que tudo aquilo que seja essencial esteja sempre à disposição. Basta pensar que, no longo prazo, essa é uma ação que pode, inclusive, influenciar no peso das despesas. Também vale orientar seus funcionários para que nenhum material seja desperdiçado. O uso descuidado pode influenciar negativamente nos resultados finais do consultório.

5 – Cumpra as obrigações financeiras

O empreendedor brasileiro convive diariamente com o peso da carga tributária, que impacta no bolso e gera burocracia. E não tem jeito, é preciso ficar sempre atento a todos os impostos que devem ser pagos.

Atendendo às obrigações tributárias no prazo certo, multas e sanções são evitadas, o que ajuda a otimizar os lucros da clínica. Afinal, a inadimplência é uma das principais causas que podem prejudicar a gestão financeira do consultório odontológico.

É muito comum, por exemplo, que alguns pacientes acabem atrasando o pagamento das suas contas. Então, você não pode confiar que vai receber tudo no prazo para dar conta das suas obrigações financeiras. O Simples Dental também pode ajudar você nisso! Ele armazena todas as informações dos pacientes, desde tratamentos e imagens até orçamentos, anamneses, receituários e atestados. Tudo num só lugar e com a máxima segurança.

Com esse controle rigoroso, você consegue se precaver e saber quais pacientes vão exigir um pouco mais de flexibilidade orçamentária.

6 – Não misture as finanças pessoais com as do consultório

Por fim, mas não menos importante, vai aquela que talvez seja a verdadeira dica de ouro. Quando se tem o próprio consultório, é necessário lidar diretamente com o dinheiro da empresa. Como tudo está concentrado em você, é comum que as contas acabem se misturando e, no fim, seja impossível separar o que é particular e o que é empresarial.

Proibido! O dentista deve evitar isso a todo custo! Vale até criar duas contas bancárias diferentes. Se não, há grandes chances de gerar uma situação financeira ruim e uma verdadeira crise orçamentária no negócio.

Agora é com você! Pronto para encarar a gestão financeira do consultório odontológico com mais confiança?

Com certeza essas dicas serão úteis e vão realmente ajudar na sua rotina. E para complementar este tema, você pode acessar o artigo sobre como ser um dentista empreendedor. Nele, você vai entender a importância de adotar essa postura e as oportunidades que pode agarrar. É só clicar aqui para ler 🙂

Um abraço e até a próxima!

Vitória Cardoso é publicitária e especialista em conteúdo da Simples Dental.

Vitória Cardoso

Vitória Cardoso é publicitária e especialista em conteúdo da Simples Dental.

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