Quanto você gasta em papel por mês na sua clínica? Entenda a importância de ter uma clínica digital e como implantar um sistema de gestão definitivamente.

As pilhas de papel acumuladas nas mesas, gavetas e em arquivos contam a história de décadas de atuação das clínicas odontológicas.

Na área, lidar com um grande volume de documentos e informações faz parte da rotina, porém essa realidade passa por grandes transformações com o crescimento e uso de tecnologias de gestão na odontologia.

Hoje, essas ferramentas absorvem grande parte da demanda, permitindo automatizar o atendimento e integrar setores. Com isso, o papel pode ser utilizado somente em casos específicos e, de fato, necessários.

Entretanto, muitas clínicas e dentistas ainda não saíram do papel, tanto em seus processos administrativos como no atendimento aos pacientes.

Para estes, as tarefas manuais causam impacto na organização e produtividade, dificultando até mesmo a gestão das informações, que acabam gerando inúmeros entraves internos e externos.

Frente a isso, este artigo é para você, dentista, que ainda não sabe o que é preciso para sair do papel ou tem dúvidas sobre como implantar um modelo de controle e gestão na sua clínica.

1 → Benefícios de ter uma clínica digital

Mais do que adquirir novos dispositivos ou automatizar algumas tarefas, ter uma clínica digital significa ter uma mentalidade digital que vai prevalecer na cultura do negócio.

Primeiro porque todo o mercado, e não só o da Odontologia, está caminhando à adesão cada vez maior das tecnologias, e segundo pelas inúmeras vantagens que isso traz.

Ou seja, quem não se adaptar, vai ficar para trás. Mas se isso ainda não for convincente o suficiente, listamos abaixo os principais benefícios de ter uma clínica digital.

Redução de custos

Ao utilizar papel para anotar e consultar as diversas informações do dia a dia, muitos materiais são necessários, como pastas, toners de impressora, fichários, agendas impressas e planilhas, além de estrutura para guardar tudo, como armários, gaveteiros e, claro, espaço físico.

Portanto, o principal benefício de ter uma clínica digital é justamente a redução de custos com materiais de papelaria e escritório, móveis e até mesmo estrutura, permitindo que esses investimentos sejam redirecionados para ações estratégicas.

Faça a conta: quanto você gasta hoje por mês com esses materiais e quanto gastaria na contratação de um sistema de gestão?

Economia de tempo

De acordo com estudo da Simples Dental, clínicas que utilizam softwares odontológicos ganham uma economia de tempo de até 30% nas atividades, o equivalente a uma média de 2 horas por dia.

Esse tempo pode ser utilizado para aumentar a qualidade do atendimento ao paciente, personalizando as entregas da clínica e direcionando mais atenção às suas dores e necessidades.

Além disso, de acordo com Eduardo Bergmann, coordenador de sucesso do cliente da Simples Dental:

“A secretária pode focar seu tempo para recuperar oportunidades, reduzir faltas e cancelamentos, e atuando de forma estratégica, reagendando consultas por meio da ferramenta.”

Aumento da produtividade

Como consequência, a economia de tempo também gera um outro benefício: o aumento da produtividade, principalmente da equipe.

Ao disponibilizar as informações em um único lugar e com acesso aos colaboradores responsáveis pelas tarefas, um sistema odontológico de gestão otimiza os esforços de trabalho, dando mais assertividade em todo o processo interno da clínica.

Isso permite que a equipe se torne mais eficiente e organizada, e se concentre em tarefas mais estratégicas.

Integração de setores

Alguns softwares odontológicos possibilitam a integração das áreas de atendimento, administração, vendas e financeiro, com funcionalidades que vão desde o agendamento de consultas até o controle do fluxo de caixa.

Com isso, é possível acompanhar a jornada do paciente do orçamento, focando na sua conversão, até a pós-consulta, para futuros retornos.

Fortalecimento de marca e relacionamento com o cliente

Toda melhoria de gestão afeta diretamente a experiência do paciente. A facilidade de contato e acompanhamento clínico gera confiança e credibilidade à marca.

O que resulta tanto no seu fortalecimento e reconhecimento no mercado, quanto na fidelização do paciente, tornando-o um divulgador da clínica e da dentista ou do dentista.

Maior segurança de dados

A utilização de um software de gestão facilita a organização das informações, seja de atendimento ou de processos internos, além disso, também garante a segurança desses dados, que ficam armazenados em sistemas online e com acesso apenas a pessoas autorizadas.

Com sistemas digitais os riscos de perda e até mesmo roubo de informações são muito mais baixos, além de manter a integridade dos dados, que ficam imunes à ação do tempo ou dano por mãos humanas.

Com isso, a clínica também fica em acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que garante a proteção e privacidade de informações de pessoas físicas.

Competitividade e inovação

Como já mencionado acima, o impacto de tecnologias de gestão na área da Odontologia vem se tornando cada vez mais significativo.

E o uso de softwares e demais sistemas digitais traz competitividade às clínicas, que aumentam ainda mais a qualidade de seus serviços.

Outro ponto importante é que todo software odontológico constantemente recebe atualizações e implementação de novos recursos, o que permite que as clínicas e profissionais de Odontologia também se beneficiem disso.

Sustentabilidade

Por último, mas não menos importante, tornar os processos mais conscientes com relação ao meio ambiente é um tema que está frequentemente em alta, e a sustentabilidade é algo inevitável a ser considerada em um futuro próximo.

Desse ponto de vista, reduzir o uso de papel é uma necessidade e, provavelmente, um caminho sem volta para muitos negócios.

2 → Como sair do papel

Se você chegou até aqui e quer ter uma clínica digital, é hora de entender um passo a passo para sair do papel de forma eficaz e definitiva.

É um processo que deve ser feito com responsabilidade, uma vez que você vai lidar com informações importantes da sua clínica.

1º Passo: escolha o melhor software do mercado

Para sair definitivamente do papel e tornar sua clínica digital, a primeira coisa a fazer é escolher o melhor software do mercado.

O critério deve ser baseado nas suas demandas, ou seja, a opção mais indicada é aquela que vai atender às necessidades específicas da sua clínica ou consultório.

Analise o seu negócio para entender quais aspectos precisam de maior atenção e qual seu objetivo ao adotar um sistema de gestão digital.

Alguns tópicos relevantes a serem levados em conta são:

• Foco no segmento odontológico
• Modalidade online, facilitando o acesso de qualquer lugar
• Interface intuitiva e responsiva
• Suporte e central de ajuda
• Emissão de relatórios e indicadores
• Integração com máquina de cartão

A maior parte das empresas de software odontológico oferece um período de teste grátis, em que o usuário pode utilizar todas as funcionalidades da ferramenta antes de decidir pela compra.

Aproveite esse período para verificar se a plataforma de fato atende ao seu objetivo e se o fluxo de trabalho e informações é efetivo para seu negócio.

2º Passo: contrate um plano adequado à demanda da clínica

Após o período de teste, é fundamental conferir os planos que a empresa oferece, as funcionalidades de cada um comparado ao que foi mais utilizado durante o teste gratuito, e fazer a contratação daquele que melhor se adequa à sua clínica.

Nessa etapa é preciso atenção, pois muitos dentistas acabam contratando os softwares e, seja por ainda insistirem em utilizar papel ou por questões de organização, deixam a ferramenta de lado e não a integram em sua rotina, tornando-a um desperdício de verba.

3º Passo: comece a implementação do sistema

Esta etapa da implantação do sistema de gestão é a que vai demandar mais tempo para ser realizada: é a fase de transferir todas as informações do papel para o digital.

Segundo Ramon Maciel, dentista e CEO da Simples Dental, o prazo recomendado para migrar as informações para o software é de uma semana.

Logo, o ideal é que a dentista ou o dentista designe uma pessoa para cadastrar as informações, sendo o mais recomendável ser a secretária ou a pessoa à frente da gestão administrativa.

Em um primeiro momento, os principais dados que devem ser cadastrados no software por ordem de prioridade são:

• • Equipe: cadastre as informações de cada profissional que trabalha na sua clínica (apenas os internos) – dentistas, secretária, gestores, etc. Faça um perfil dentro do sistema para cada um e determine o acesso que terão;
  • Consultas da agenda: cadastre todas as consultas no sistema, uma semana por vez, a começar com a semana atual da implantação, até que tenha cadastrado toda a agenda;
  • Novas consultas: todas as novas consultas marcadas também serão inseridas no software, já dispensando o uso de papel;
  • Pacientes e prontuários: a medida em que as consultas sejam marcadas e os atendimentos realizados, cadastre as informações e imagens das fichas de papel;
  • Tabela de preços: cadastre os procedimentos, tratamentos e respectivos valores;

Após essas informações serem inseridas, já é possível descartar sua agenda de papel sem receios.

O ideal é que a secretária ou a pessoa responsável pela tarefa continue preenchendo e atualizando as demais funcionalidades que a ferramenta oferece, como o cadastro de orçamentos, despesas, regras de comissão e metas de vendas, além de acompanhar indicadores e conferir como funcionam os métodos de pagamento.

“É importante que o sistema seja alimentado corretamente para que os indicadores de performance sejam reais e coerentes com a realidade da clínica, pois eles são fundamentais para as tomadas de decisão”, explica Eduardo Bergmann.

4º Passo: Treine sua equipe

Com a implementação do sistema de gestão, é essencial que tanto a pessoa responsável pelo cadastro das informações, como todos da equipe com acesso à ferramenta recebam treinamento.

Primeiro por questões de segurança ─ a função de cada um, boas práticas e como lidar com o tratamento de dados de acordo com a LGPD ─ e segundo, para extrair a melhor performance do sistema ondotológico.

Ou seja, treinar a sua equipe significa, basicamente, ajudá-los a descartar de vez o papel para migrar completamente para o digital.

Para isso, reúna as pessoas que terão acesso ao software e explique suas funcionalidades de acordo com o que cada um terá de integrar ao seu trabalho. Neste ponto, é importante contar com o apoio da empresa contratada, com materiais, suporte e outros caminhos.

5º Passo: Mantenha contato com o Suporte

Mesmo que a implementação da ferramenta aconteça aos poucos, é preciso que a pessoa responsável pela administração do software mantenha o contato constante com as áreas de Suporte do Cliente e Sucesso ao Cliente após a contratação do serviço.

O Suporte ao Cliente, como o nome já diz, tem como foco dar assistência ao cliente em caso de problemas, dificuldades ou dúvidas. Já o Sucesso do Cliente tem como objetivo auxiliar o usuário a obter a melhor experiência com o software.

Com isso, você ou sua secretária saberá como orientar a equipe para estar sempre alinhada às boas práticas na utilização do sistema, além de entender como garantir o melhor desempenho da ferramenta.

3 → Na prática com o Simples Dental

Utilizado por mais de 45 mil dentistas em todo o Brasil, o software odontológico da Simples Dental é uma ferramenta completa e simples para fazer a gestão da clínica.

O sistema possui uma interface intuitiva, que facilita a rápida implantação e a utilização de suas funcionalidades no dia a dia.

O usuário tem um período de teste gratuito de 7 dias e, após a experiência, pode escolher uma das três opções de planos que a empresa oferece: Plano Agenda, Plano Gestão e Plano Vendas.

Entre as funcionalidades, o Simples Dental conta com:

• gestão de consultas,
• integração com Whatsapp Web,
• controle do fluxo de caixa,
• campanhas de marketing,
• prontuário digital,
• menu inteligência (indicadores),
• agenda online e demais funções que simplificam a rotina da clínica.

Segundo Alessandra Xavier, coordenadora de suporte ao cliente da Simples Dental, o Simples Dental foi pensado para facilitar o acesso a todas as informações dos pacientes, sem que seja preciso buscar prontuário por prontuário em inúmeros arquivos e gavetas.

“O Simples Dental pode ser acessado em qualquer lugar por meio de dispositivos móveis, o que permite usar a ferramenta sem estar no consultório. Diferente de profissionais que ainda usam papel e, no mínimo, precisariam andar com todas as fichas dos pacientes o tempo todo, o que em alguns casos é impossível”, explica.

Para saber mais, acesse o site da Simples Dental e faça o teste.