Um agendamento de consultas odontológicas completo é o primeiro passo para alcançar o sucesso de vendas na sua clínica. Além disso, com uma primeira impressão inesquecível é que se cria um vínculo de confiança com os pacientes, para que sigam felizes e engajados.

Vale ressaltar ainda que acertar no momento de agendar as consultas traz mais organização e produtividade para a equipe. Mas por onde começar nessa tarefa? 

Para te ajudar a entender melhor sobre o tema, preparamos este guia completo, em que você irá conferir dicas, insights, ferramentas e práticas recomendadas para otimizar a gestão de agendamentos na sua clínica odontológica.

Quais são os principais desafios dos agendamentos de consultas hoje em dia?

Um estudo publicado no periódico BMC Oral Health apontou que 23% das consultas agendadas para tratamentos de saúde ao redor do mundo não são realizadas. 

Esse número impacta de diferentes maneiras na rotina em consultórios odontológicos, das finanças ao tempo perdido, e pode estar associado a desafios comuns relacionados aos agendamentos:

Cancelamentos e faltas

Ausências e cancelamentos de última hora estão entre alguns dos principais problemas em clínicas de odontologia. E os motivos são os mais variados para os pacientes, incluindo:

• Insegurança e ansiedade. 
• Medo de dentista.
• Esquecimento da consulta.
• Conflitos de agenda.
• Problemas financeiros.
• Emergências.
• Entre outros.

Problemas com a administração de tempo

Outro desafio relacionado ao agendamento de consultas é a dificuldade para equilibrar o fluxo de pacientes ao longo dos dias, o que pode resultar em sobrecargas de compromissos e empecilhos com a gestão de tempo para a equipe.

Erros manuais

Especialmente em clínicas odontológicas que insistem em fazer o agendamento de consultas manualmente, pode ocorrer uma maior quantidade de erros manuais, como confusão de nomes e horários, se comparado com as que optam pelo uso de um software odontológico para essa organização.

5 formas de agendamento de consultas mais usadas no dia a dia dos dentistas

Para ajudar a lidar com os desafios citados e outros problemas relacionados, é importante entender primeiro por quais canais esses agendamentos de consultas podem surgir.

Veja a seguir alguns exemplos de tipos de agendamento para saber se sua clínica oferece suporte em todas essas frentes:

1. Presencialmente: feito diretamente na recepção do seu consultório, pode ser aprimorado com o uso de tecnologias que facilitem o cadastro dos pacientes, trazendo um atendimento cada vez mais humanizado e personalizado para seu público.
2. Por telefone: modelo que requer resposta imediata e permite uma maior interação com o paciente, mas, por outro lado, se limita a horários comerciais e filas de espera em alguns casos.
3. Via site da clínica: ao contrário do telefônico, o agendamento online pode ser feito a qualquer hora do dia e possibilita mais autonomia aos pacientes, mas está sujeito à qualidade do servidor e requer acompanhamento constante.
4. Com apps de agendamento: permite que o paciente marque a consulta de onde estiver, além de contar com notificações de lembretes conforme a proximidade.
5. Pelas redes sociais: possibilitam uma comunicação simples, rápida e direta e, assim como os aplicativos, tem a possibilidade do envio de lembretes por meio da automatização de chatbots. 

Quais ferramentas apoiam sua gestão de agendamentos?

Para te auxiliar na busca pela melhor gestão de tempo para seus agendamentos de consultas, vale a pena conhecer algumas ferramentas versáteis para sua organização:

WhatsApp Business

Com essa ferramenta, é possível deixar mensagens de respostas automáticas para seus pacientes, separadas por etiquetas de organização dos atendimentos, e pode ser integrada com softwares odontológicos de gestão.

➡️Veja também: WhatsApp na odontologia: como usar

Google Agenda

A ferramenta do Google também pode ser uma forma eficaz de configurar notificações e alertas para consultas de seus pacientes, com a possibilidade de compartilhar a agenda da equipe e acessar o calendário de onde estiver.

Software odontológico

Esse tipo de ferramenta não só consegue integrar as duas anteriores como também pode te ajudar a automatizar sua gestão, confirmando consultas automaticamente e encaminhando lembretes aos pacientes. Ele também auxilia na organização da agenda por tipo de atendimento.

Como evitar problemas comuns de agendamentos de consultas?

Uma vez que você já definiu quais canais de comunicação, ferramentas e tipos de atendimento terá em seu consultório odontológico, é importante se atentar a alguns problemas recorrentes que podem afetar a organização com o agendamento de consultas:

Falta de confirmação de consultas

Confirmar o agendamento dos pacientes é uma medida essencial para diminuir o número de cancelamentos e abstenções na clínica. Não se esqueça também de programar o envio automático de lembretes das consultas via redes sociais ou aplicativos.

➡️ Leia também: Como as confirmações de consultas ajudam o seu consultório odontológico

Comunicação truncada

Monte um padrão de perguntas que garanta que seus pacientes respondam todas as informações imprescindíveis para que o agendamento seja feito sem problemas. 

Crie também um script de mensagem para facilitar o envio automático, contendo informações como data, hora e preparação necessária para a consulta.

Atrasos nas respostas e retornos

Não deixe pacientes que enviaram mensagens ou que estão tentando contato telefônico esperando muito tempo para serem atendidos. Eles podem desistir após a falta de retorno, resultando na perda de oportunidades de vendas.

Falta de política de cancelamento eficiente

Para evitar confusões ou entraves jurídicos, tenha uma política de cancelamento e reagendamentos bem definida que garanta informações claras e acessíveis aos pacientes sobre prazos e condições para alterações sem consequências.

Quais as principais tendências e tecnologias em agendamentos?

Optar pelo uso da tecnologia pode facilitar sua organização com agendamentos de consultas, uma vez que ela é utilizada para agilizar processos que podem ser automatizados no seu dia a dia. Veja algumas tendências para o seu consultório:

Automação no agendamento

Com ajuda de um software odontológico e de ferramentas de comunicação como WhatsApp Business, é possível automatizar o processo de confirmação de agendamentos e de enviar lembretes para seus pacientes, para não esquecerem do horário marcado.

Agenda por comando de voz

Alguns dispositivos permitem aos dentistas consultar a agenda do dia por meio de comando de voz, facilitando dessa forma a organização entre uma consulta e outra, sem precisar entrar no computador ou celular para checar os próximos agendamentos.

Integração de software odontológico com CRMs

Ter à disposição uma integração do seu sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) com um software odontológico permite melhorar o seu fluxo de atendimento e direcionar a sua atenção para todos os canais de comunicação de forma eficaz.

3 dicas ao realizar agendamentos via WhatsApp

Outra tendência tecnológica que não pode passar despercebida é o uso de um dos canais de comunicação mais utilizados para agendamentos: o WhatsApp. 

Uma análise publicada pelo Statista revelou que 86% dos brasileiros acessam o aplicativo de mensagens diariamente, sendo um recurso valioso para toda clínica odontológica.

Mas para que o agendamento nesse canal seja realmente eficaz, é necessário seguir com algumas dicas importantes:

1. Utilize listas de transmissão

Com a funcionalidade de listas de transmissão, o envio de lembretes personalizados fica mais fácil de ser enviado para múltiplos pacientes ao mesmo tempo, sem a necessidade de criação de grupos e com uma maior taxa de engajamento.

2. Configure seu status

A função “Status” do WhatsApp pode ser utilizada para a divulgação de horários disponíveis para seus pacientes, facilitando na identificação do melhor dia para que eles possam solicitar o agendamento de consultas.

3. Crie uma automatização com respostas rápidas

A funcionalidade de “Respostas Rápidas” do WhatsApp pode agilizar o retorno de agendamento, ajudando no retorno de perguntas frequentes. Basta criar padrões para dúvidas como horários disponíveis, informações de procedimento, endereço da clínica, entre outros.

Como ter mais tempo para se dedicar ao atendimento odontológico?

Para colocar todas essas dicas em prática, é preciso saber equilibrar o seu atendimento odontológico com a gestão da clínica. Por isso, algumas dicas podem ajudar nesse desafio:

Separe as tarefas para sua equipe

Delegar ao seu time funções como retornos, cuidados financeiros, e reagendamentos, pode otimizar seu tempo para focar em um atendimento odontológico mais dedicado. Por isso, vale a pena investir em treinamentos para padronizar as funções de forma eficiente em seu consultório odontológico.

Identifique gargalos

Avalie quais tarefas do seu dia estão demandando mais tempo do que esperado e o que você pode fazer para melhorar processos que consomem esses minutos excessivos. Se necessário, monitore o tempo médio levado em cada consulta, por exemplo.

Padronize a organização de sua agenda

Tenha em mente alguns cuidados com os agendamentos para que você consiga ter mais tempo para um atendimento dedicado. Por exemplo, priorize horários de retorno e avaliações de forma fixa, para facilitar o retorno dos pacientes. 

Busque também automatizar lembretes para você não se esquecer de eventuais encaixes ou adiamentos na sua agenda, o que pode causar conflitos de horários e situações embaraçosas.

Mantenha-se informado sobre mais dicas para agendamento de consultas em nosso blog

Para não perder mais tempo com o agendamento de consultas e se tornar um especialista na gestão e organização de sua clínica odontológica, é preciso estar inteirado sobre as tendências e insights da área.

E para isso, fique de olho no blog do Simples Dental, onde você encontra conteúdos exclusivos e artigos completos com dicas para aplicar no seu dia a dia.