Com a Assinatura Eletrônica, a clínica interage melhor com o paciente e agiliza a assinatura de documentos direto pelo software odontológico. Conheça a Assinatura Eletrônica do Simples Dental!
A Assinatura Eletrônica é mais uma oportunidade de colocar em prática a Odontologia sem papel na sua clínica. Com a assinatura de documentos de forma digital você tem segurança jurídica, diminui custos, otimiza tempo e ganha em agilidade para finalizar a jornada clínica do paciente.
Este recurso do Simples Dental veio para otimizar os processos na rotina de Odontologia, melhorar o relacionamento entre você e seu paciente e tornar sua clínica muito mais ágil com tecnologia.
Que tal saber mais sobre a Assinatura Eletrônica do Simples Dental e como ela pode ser implementada na sua clínica? Continue a leitura e veja todas as informações, a seguir!
1. O que é a Assinatura Eletrônica?
A ferramenta de Assinatura Eletrônica, utilizada por várias empresas, tem validade jurídica e está prevista para o uso na Odontologia pela Medida Provisória nº 2.200-2, em vigor desde 2001.
Apesar de bastante utilizada, a Assinatura Eletrônica ainda gera dúvidas, pois pode ser confundida com a Assinatura Digitalizada. Assim, o primeiro passo para entender sobre elas é saber que são tipos diferentes de assinaturas online disponíveis no mercado.
A seguir, veja mais informações sobre as três formas de assinatura online mais comuns:
1 – Assinatura Digital
A Assinatura Digital utiliza criptografia para garantir a segurança e a autenticidade do documento assinado. Para assinar digitalmente, você precisará de uma chave privada, que é usada para assinar o documento, e uma chave pública, que é usada para verificar a assinatura.
A Assinatura Digital é legalmente vinculativa e aceita como prova em tribunais. Ela é utilizada com mais frequência para documentos legais, fiscais, contábeis, bancários e financeiros, mas também pode ser usada na Odontologia.
Esse método consiste em assinar um documento digitalmente, com validação pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (Certificado ICP-Brasil). Além disso, ela é necessária para comprovação de algum registro oficial e autenticação em cartório.
Além disso, ela é importante porque pode ser necessária para comprovação de algum registro oficial e autenticação em cartório. Ainda, para que tenha validade, é preciso que paciente e dentista possuam, individualmente, um certificado digital.
2 – Assinatura Eletrônica
A Assinatura Eletrônica é a uma imagem digitalizada da sua assinatura física ou uma representação eletrônica, como um escrito ou desenho no campo de assinatura de um documento. Não requer nenhum tipo de criptografia ou autenticação
Lembramos ainda que, a Assinatura Eletrônica é uma validação de identidade usada no meio virtual. Para utilizá-la, há a necessidade de coleta de dados que comprovem a autenticidade do documento.
3 – Assinatura Eletrônica Avançada
A Assinatura Eletrônica Avançada é a forma mais segura e avançada de assinatura online. Ela é mais sofisticada que a assinatura digital, pois utiliza um certificado digital emitido por uma autoridade de certificação confiável e que comprova a identidade da pessoa que assina.
Essa ferramenta garante a integridade e a autenticidade ao documento, que é criptografado com tecnologia de alta segurança. É usada com mais frequência para documentos de alto valor, como contratos, títulos e ações, bem como para transações governamentais e jurídicas.
A assinatura avançada tem valor jurídico no Brasil, pois é uma forma de identificação segura e confiável. Além disso, pode ser utilizada quando envolver informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo e nos registros perante as juntas comerciais.
Ela é coletada através de senha, geolocalização, token ou outro sistema seguro em relação a dados e questões jurídicas.
Por exemplo, pelo Simples Dental utilizamos a Assinatura Eletrônica coletada por intermédio da empresa Zap Sign, que já possui certificação de segurança jurídica pela ICP-Brasil.
3.1 – Qual a diferença entre Assinatura e Eletrônica e Assinatura Digital?
Como vimos, basicamente, a principal diferença entre a Assinatura Eletrônica e a Assinatura Digital é a segurança e a autenticidade do documento assinado.
O recomendado é que ao investir em Odontologia Digital, você aposte no uso da Assinatura Eletrônica Avançada, que é uma opção que mescla simplicidade e segurança.
2. Os benefícios da Assinatura Eletrônica para dentistas
O Simples Dental está sendo atualizado de forma contínua para atender as necessidades dos seus clientes e contribuir com a Odontologia sem papel. Confira abaixo alguns dos benefícios da Assinatura Eletrônica do Simples Dental!
1 – Otimização de tempo e espaço na sua clínica
Otimizar tempo e espaço virou uma realidade com a Assinatura Eletrônica do Simples Dental. Isso porque a assinatura nos documentos dos pacientes, que antes necessitava de impressão, agora pode ser realizada de forma digital.
Além de otimizar o tempo na rotina da clínica, a Assinatura Eletrônica facilita para a pessoa paciente, uma vez que ela não precisa sair de casa para assinar esses documentos. Basta que receba a solicitação pelo WhatsApp Web e assine de qualquer lugar pelo celular.
Com a Assinatura Eletrônica para dentistas do Simples Dental você não perde tempo armazenando ou procurando esses registros na ficha de papel do paciente.
Outro benefício é não precisar de mais espaço em seu consultório para guardar esses documentos assinados. Agora você pode acessá-los diretamente no prontuário do paciente e em nuvem no sistema.
“A gente sabe o quanto é chato, principalmente para quem tem muitas fichas de pacientes, ficar armazenando esses documentos Isso ocupa um grande espaço, não é bonito e a gente acaba perdendo tempo”, explica Ramon Maciel, na live de lançamentos 2022.
2 – Agilidade para sua equipe e economia de papel
Com o recurso de Assinatura Eletrônica sua equipe ganha mais agilidade para executar inúmeras tarefas do dia a dia. Por exemplo, ao realizar as assinaturas no formato físico, a secretária ou administrador da clínica despendia tempo armazenando e procurando as fichas de evolução e outros documentos assinados.
Ao utilizar o novo recurso, além de economizar papel, você economiza dinheiro na impressão e na compra de material ou na compra de móveis para armazenamento de documentos.
Mais dinheiro para investir na sua clínica e funcionários significa: mais orçamentos fechados.
3 – Revisão de documento
O documento assinado eletronicamente é compartilhado com ambas as partes envolvidas, ou seja, o dentista e o paciente.
Isso é muito importante, tendo em vista que podem ser feitas revisões e solicitações de alterações, caso seja necessário.
4 – Segurança e validade jurídica
Ter Assinatura Eletrônica na sua clínica, por meio do Simples Dental, só foi possível pelas mudanças em algumas leis e medidas provisórias que surgiram nos últimos anos.
A fundamentação para aceitação da Assinatura Eletrônica em documentos é vasta e está presente: no Código Civil Brasileiro (Art.104, 107 e 225), no (Art.369, 411, 440 e 441), na Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e na Lei 14.063 de 2020.
Esta última lei surgiu no período da Pandemia da COVID-19 e acelerou o processo de formalização dos negócios jurídicos em meios eletrônicos, como a Assinatura Eletrônica.
Em resumo, todo e qualquer documento particular assinado de forma eletrônica é válido, como: contratos e rescisões, evoluções, recibos, anamneses, folha de pagamento, ordens de serviço, atas de reunião e assembleia, entre outros.
Afinal, que tipo de segurança jurídica eu tenho com a Assinatura Eletrônica do Simples Dental? A assinatura que o software odontológico oferece é operada pela empresa Zap Sign, com validade jurídica para você proteger a conduta da clínica.
3. Como faço para fazer uma Assinatura Digital?
Basicamente, para realizar uma Assinatura Digital em um documento, é necessário que o signatário possua um certificado digital que comprove a identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica. Essa certificação é conhecida como e-CPF ou e-CNPJ, dependendo do tipo de entidade que está realizando a assinatura.
Veja um passo a passo sobre como fazer esse tipo de assinatura:
- Obtenha um certificado digital: a primeira etapa é obter um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) confiável. Esse certificado é um arquivo que contém informações sobre a sua identidade, como nome, CPF e outras informações que são verificadas pela AC antes da emissão. O processo para obtenção do certificado pode variar de acordo com a AC escolhida.
- Escolha um software ou serviço de assinatura digital: depois de obter o certificado digital, você precisará escolher um software ou serviço que suporte a assinatura digital.
- Importar o certificado digital para o software: depois de escolher o software ou serviço de assinatura digital, você precisará importar o seu certificado digital para o programa. Esse processo pode variar de acordo com o software escolhido, mas geralmente envolve selecionar o arquivo do certificado digital e fornecer a senha de acesso.
- Preparar o documento para assinatura: depois de importar o certificado digital, você precisará preparar o documento que deseja assinar. Geralmente, isso envolve carregar o documento no software ou serviço de assinatura digital e escolher as áreas que deseja assinar.
- Assinar o documento: finalmente, você pode assinar o documento digitalmente, seguindo as instruções do software escolhido. Para isso, deve-se selecionar a área onde deseja assinar, clicar nela e escolher a opção de assinatura digital. O documento será criptografado e assinado com seu certificado digital, garantindo a autenticidade e integridade do documento.
Na Odontologia Digital, é interessante contar com um serviço de Assinatura Digital que seja integrado ao seu software odontológico. Assim, você evita gastos desnecessários e ganha tempo nos processos.
4. Onde esse tipo de assinatura pode ser utilizado?
A Assinatura Digital pode ser utilizada em diversas situações, especialmente em contratos, documentos legais, fiscais, contábeis, bancários e financeiros. Na área da saúde, a assinatura digital pode ser utilizada para a assinatura de prontuários, laudos, receituários e outros.
Em clínicas odontológicas, a assinatura digital pode ser utilizada para vários fins. Veja alguns exemplos:
1 – Consentimento informado
A Assinatura Digital pode ser usada para o consentimento informado de pacientes em relação a tratamentos odontológicos, garantindo que eles concordem com os procedimentos propostos e as possíveis complicações.
2 – Documentos fiscais
A solução pode ser usada para assinar documentos fiscais, como notas fiscais, recibos, faturas e outros.
3 – Contratos de prestação de serviços
Os dentistas podem usar a Assinatura Digital para assinar contratos de prestação de serviços, como acordos com fornecedores de materiais odontológicos ou com prestadores de serviços de manutenção de equipamentos.
4 – Prontuários eletrônicos
A Assinatura Digital também pode ser usada para a assinatura de prontuários eletrônicos, garantindo que as informações do paciente sejam protegidas e autenticadas.
5 – Prescrições e receituários
Use a Assinatura Digital para assinar as prescrições e receituários de medicamentos, garantindo a autenticidade e integridade do documento.
Inclusive, as farmácias já aceitam receitas digitalizadas para vender medicamentos aos pacientes.
5. Como funciona a Assinatura Eletrônica do Simples Dental
Com a Assinatura Eletrônica você consegue assinar os documentos dos seus pacientes, como evoluções ou anamneses direto pelo Simples Dental, sem precisar imprimi-los. O processo de assinatura fica ainda mais simplificado entre paciente e clínica.
Para utilizá-lo você precisa adquirir saldos à parte na loja do Simples Dental, assim como já faz com os pacotes de confirmação de consultas automáticas. Depois, no caso de assinatura de evoluções, é só seguir as etapas:
- Aprovar um orçamento de tratamentos em orçamentos ou incluir tratamentos direto pela aba tratamentos;
- Finalizar a jornada clínica do paciente na aba tratamentos;
- Descrever a evolução do tratamento finalizado;
- Selecionar as evoluções para solicitar a assinatura do paciente;
- O paciente recebe o link de assinatura pelo WhatsApp para fazer cadastro na Zap Sign e assina;
- Você acompanha a assinatura pela aba tratamentos do prontuário digital.
Como citado, o envio é feito direto pelo sistema e compartilhado por mensagem para o paciente pelo WhatsApp Web.
Os saldos são descontados a cada assinatura do paciente no documento enviado. Assim, se quiser enviar várias evoluções do paciente de uma só vez para assinatura, você só paga por uma Assinatura Eletrônica.
O recurso está disponível a partir do plano Gestão e, por enquanto, nos documentos de evolução do paciente e anamneses. As próximas atualizações do sistema, ainda sem data certa, preveem a disponibilidade da ferramenta para outros documentos, como por exemplo contrato de prestação de serviço.
Além disso, quem já é dos planos Gestão e Vendas já possui cinco assinaturas eletrônicas grátis para testar o recurso.
Agora você já conhece mais sobre o serviço de Assinatura Eletrônica do Simples Dental! Sem dúvida, essa é uma função que trará muita agilidade para a sua clínica!
Acesse o nosso site e conheça esse e outros recursos do Simples Dental. O nosso software reúne todas as ferramentas que você precisa para a sua clínica crescer.
Quer entender mais sobre a Assinatura Eletrônica do Simples Dental e saber o passo a passo para assinar documentos? Confira abaixo o vídeo da ferramenta e esclareça suas dúvidas!
