O aumento da produtividade em consultórios e clínicas odontológicas é um tema que merece atenção, tanto para quem atua no mercado odontológico há mais tempo quanto para quem está no começo de carreira.

Essa preocupação vem de diversos fatores, como, por exemplo, o fato de, além da prática odontológica, os profissionais precisarem lidar com tarefas administrativas na rotina. 

Neste processo, alguns dentistas podem ficar com receio de delegar tarefas à sua equipe, enquanto outros sobrecarregam seus colaboradores com demandas que não necessariamente precisam ser repassadas. 

Então, como encontrar um equilíbrio nessa distribuição?

Hoje, preparamos um guia com algumas dicas que podem ajudar você a estabelecer as principais tarefas que podem auxiliar no aumento da produtividade em seu consultório ou clínica odontológica e te manter seguro ao mesmo tempo. Boa leitura!

3 coisas que podem estar tornando sua clínica improdutiva

Primeiramente, é importante compreender se, de fato, sua clínica odontológica tem pontos que precisam melhorar no quesito produtividade e se é necessário redistribuir as demandas de maneira mais clara.

Para isso, vale se atentar a alguns sinais:

1. Analise seus dados

Confira como estão os indicadores de performance (também chamados de KPIs) da sua clínica. Entre eles estão a taxa de conversão em consultas, o tempo médio gasto por atendimento, a quantidade de agendamentos feitos, entre outros.

2. Observe o ambiente ao redor

Além dos dados, não deixe de conferir ações do dia a dia que podem indicar uma baixa produtividade:

• Desorganização no ambiente de trabalho
• Falta de itens no estoque
• Tempos excessivos para atividades simples
• Faltas constantes.

Esses são alguns exemplos que podem servir de alerta para que você fique de olho, dentista.

➡️Leia também: Como utilizar a análise de dados na sua clínica odontológica

3. Ouça o que seus pacientes têm a dizer

Outro ponto-chave para identificar sinais de improdutividade é conferir como está a satisfação dos seus pacientes. 

Por meio de questionários, feedbacks e avaliações, é possível compreender o quão eficiente está a sua gestão de tarefas e como o trabalho de sua clínica está sendo percebido por seu público.

Principais estratégias para aumentar a produtividade na sua clínica 

Para garantir o aumento da produtividade no ambiente da sua clínica odontológica, existem estratégias que facilitam esse objetivo. Veja a seguir algumas delas:

Organize suas prioridades

Comece organizando todas as tarefas que você possui em sua clínica atualmente e como elas são divididas com outros dentistas e secretárias.

Selecione aquelas que são suas prioridades e outras que podem ser colocadas em um segundo plano no momento, até conseguir estabelecer novas práticas para o aumento da produtividade. 

Delegue as atividades

Avalie quais tarefas podem ser repassadas para outros membros da equipe, como funções administrativas e atendimento inicial.

Ao mesmo tempo, separe tarefas que você não pode deixar de fazer, como sua gestão financeira, atendimentos e análise de dados.

Veja o que um dos maiores especialistas de HOF do Brasil, Alexandre Morita, explicou sobre a importância de fazer essa distribuição, em um dos episódios do podcast Simples Dentalks recentemente:

Defina metas e prazos

Para gerar um aumento da produtividade em sua clínica, estabeleça quais os números serão buscados com essa reorganização de atividades.

Uma vez que definiu a meta, também selecione um prazo para a entrega de cada tarefa.

Isso traz agilidade e reforça o que precisa ser feito para aumentar a produtividade em sua clínica.

3 dicas para clínicas de pequeno porte fazerem mais com menos

Se sua clínica está dando os primeiros passos ou se ainda não possui tantos colaboradores, existem também dicas valiosas para ajudar no aumento da produtividade:

1. Administre bem seu tempo: elabore uma média de tempo do seu atendimento para facilitar sua organização. Com esse dado, você conseguirá administrar a duração que cada procedimento leva. Porém, uma dica: não leve à via de regra essa média sempre, pois cada atendimento é individual e o importante é priorizar o lado humano. Use apenas como parâmetro para calcular o tempo restante de suas atividades de cada dia.

2. Automatize processos: para poupar tempo, busque automatizar algumas tarefas, incluindo mensagens para seus pacientes e disparos de campanhas. Com isso, sua equipe, mesmo em menor escala, consegue se dedicar a outras demandas no lugar.

3. Evite exageros: por se tratar de uma clínica de menor porte, é normal que a equipe também seja menor, embora o volume de tarefas seja tão desafiador quanto em outros consultórios. Mas não se esqueça de evitar uma sobrecarga de trabalho em você ou em seus colaboradores. Tente equilibrar as demandas que são possíveis de fazer no momento, com foco nas prioridades e na capacidade de entrega que sua equipe consegue. Não adianta acumular tantos processos e não finalizar nenhum ou deixar o time esgotado mentalmente.

Quais atividades delegar para elevar a produtividade da sua clínica?

Facilite sua rotina de trabalho e aumente a produtividade da sua clínica delegando algumas tarefas:

Controle seu estoque

Controlar seu estoque é essencial para deixar as informações mais acessíveis sobre os materiais que são usados em sua clínica odontológica.

Com isso, você e sua equipe não perdem tempo com imprevistos ou problemas organizacionais caso algum item esteja em falta, garantindo assim mais produtividade para realizar outras demandas.

Agendamentos de consultas

Além de delegar, algumas tarefas podem ser automatizadas, como o retorno de mensagens nos principais canais de comunicação com seus pacientes, incluindo WhatsApp, site, Instagram, entre outras redes sociais.

Para isso, é importante construir um script de vendas de excelência, prevendo as principais dúvidas que seus pacientes teriam e antecipando as respostas de forma automática.

➡️ Veja também: 7 dicas para fazer seu script de vendas

Follow-up de vendas

Outra tarefa que traz organização e praticidade a quem busca pelo aumento da produtividade é fazer um follow-up de vendas bem-feito. 

Ao dividir essa demanda com a sua secretária, você consegue atrair mais pacientes, fechando tratamentos e reservando tempo para focar em seus atendimentos.

Veja como o Simples Dental pode colaborar com o aumento da produtividade da sua clínica odontológica

Conte com o Simples Dental para ganhar tempo na sua rotina de organizações e aumentar a produtividade. Com o maior software odontológico da América Latina, você consegue:

• Disparar campanhas via WhatsApp.
• Atualizar automaticamente os pagamentos.
• Programar o alerta de controle de retornos.

E muito mais!