Luiz Medeiros investiu em um software odontológico para agilizar os processos na Central Odonto Capixaba e focou em relacionamento com os pacientes

Apaixonado por tecnologia, estratégia e corajoso a ponto de inovar na carreira, Luiz Augusto Ferreira de Medeiros tomou uma decisão, que para muitos parecia “repentina”, mas o transformou em um empreendedor de sucesso.

Há quase cinco anos, ele trocou a função de administrador em uma empresa de tecnologia para ser gestor da Clínica Central Odonto Capixaba, ao lado da sua esposa, Dra. Elissa Dalla (CRO 4502-ES).

Sócios da Clínica Central Odonto Capixaba: Dra. Elissa Dalla e o administrador Luiz Medeiros.

A ideia de ter uma clínica em Serra (ES) nasceu em um momento de crise entre os antigos sócios do negócio. “Minha esposa tinha 25% da sociedade, eu decidi comprar os 75% restantes”, conta. Hoje, eles faturam quase R$ 2 milhões por ano, sendo que antes clínica não passava de R$ 240 mil.

Para ter os resultados atuais, o gestor da Central Odonto Capixaba precisou de uma virada de chave para encontrar a melhor estratégia de negócio.

“No outro dia depois da compra, eu fui dar uma volta pelo bairro e tinha mais de cem clínicas odontológicas. Eu falei: meu Deus do céu, o que eu fiz? Eu acho que não vai dar certo porque tem muita clínica. Mas depois eu pensei: temos que ser diferentes de todo mundo”, relembra.

A primeira opção para ser um diferencial foi começar do zero com um software odontológico: o Simples Dental. Assim, desde a primeira semana, a Central Odonto Capixaba aplicou o ideal de odontologia sem papel.

“Temos mais de 16 mil pacientes cadastrados. Agora na pandemia deu uma caída, fomos para 900 e poucas consultas, mas a média anual é mil consultas por ano”, explica.

Todos os 12 dentistas que compõem a equipe utilizam o Simples Dental em seus atendimentos para diminuir o papel na clínica. Além deles, mais dois funcionários administram a agenda e o financeiro. E mais outros três são apoio como auxiliar bucal e limpeza.

Parte da equipe clínica da Central Odonto Capixaba.

O resultado desse trabalho é quase 100% de fechamento em orçamentos e também em engajamento no uso da agenda online.

1 →Olhar estratégico focado em relacionamento

Serra é a maior cidade depois de Vitória, capital do Espírito Santo, além de ser o segundo maior PIB do estado. Foi com esse olhar para os dados, que Luiz Medeiros e Elissa Dalla viram a oportunidade estratégica de crescer na área odontológica.

“A clínica não era nada do que é hoje. Nós nos dedicamos a fazer a clínica crescer. 400% do que era antes, para ser mais preciso”, assume. A principal mudança foi focada em relacionamento com o cliente para driblar a concorrência. A proposta gerou conversão em indicações.

“O paciente chega aqui e ele é bem atendido, olhamos no olho, chamamos pelo nome. É muito diferente, são pequenos detalhes que deveriam ser um tratamento normal, mas que acabam sendo um diferencial”, conta.

Clínica Central Odonto Capixaba

Na semana inteira, frequentam a clínica vários pacientes de uma mesma empresa. “Isso é resultado de indicação, todos os dias vimos o mesmo crachá no balcão porque vem um atrás do outro”, conta.

Outro método da Clínica Central Odonto Capixaba é buscar uma conversão na oferta do melhor serviço.

“Nós convencemos o paciente pela necessidade de fazer o tratamento. Por que escolhemos isso? Para não perder o feeling de relacionamento e da promoção de saúde”, explica Luiz.

Se o paciente retorna à clínica é porque ele realmente deseja realizar o tratamento. Os resultados têm dado certo somente em dezembro eles fecharam quase 80% dos orçamentos.

2 →O uso do Simples Dental

Luiz Medeiros conheceu o Simples Dental através do website da Dental Cremer, maior e-commerce de produtos odontológicos.

Na época, a Dra. Elissa, esposa de Luiz e sócia da clínica, era cliente do e-commerce e o administrador confiou na divulgação do software odontológico pelo site.

“A empresa tem credibilidade nos melhores produtos na área de Odontologia, então eu pensei: este software com certeza é bom! Se ele está na Dental Cremer vamos adquiri-lo” conta Luiz.

Na primeira semana de inauguração da clínica compraram o software e treinaram a equipe. O diferencial do sistema foi ter uma plataforma intuitiva, mas a permanência na parceria foi a evolução de recursos do Simples Dental.

“Eu acredito no Simples Dental. Ele está sempre em evolução, não está estagnado. Desde que começamos com ele, em 2017, [o software] tem sido bastante atualizado. Eu acho que esse é um dos motivos para nós continuarmos no Simples Dental, além de ser fácil de utilizar por quem tem alguma dificuldade com a internet”.

Com as atualizações do Simples Dental, a clínica Central Odonto Capixaba evoluiu de forma linear. Hoje, a clínica possui oito computadores ligados e logados no Simples Dental para administração da agenda online.

“Se eu não tivesse o software com certeza não conseguiria evoluir da maneira que evoluímos, não teríamos chegado onde chegamos. Nós precisávamos desse apoio tanto no uso das ferramentas quanto no administrativo e financeiro”.

Confirmação via WhatsApp

Ao longo dos anos como cliente do Simples Dental, Luiz Medeiros foi surpreendido: a funcionalidade do software para o relacionamento entre cliente e clínica.

Há uns quatro anos esse contato com o paciente era feito exclusivamente via telefone. Hoje 90% do contato é por WhatsApp na clínica Central Odonto Capixaba. A mudança foi em razão da funcionalidade de API integrada ao Simples Dental.

Luiz gastava muito tempo para confirmar a agenda antes de usar o software. As ligações diminuíram para um simples toque no software.

“A integração com o WhatsApp adiantou muito a rotina da clínica. Muitas vezes o paciente não atendia de primeira: eu tinha que fazer 60 ligações, 50 ligações para falar com 30 pacientes e não tinha sucesso. O WhatsApp melhorou muito esse fluxo”, conta.

A rotina de confirmação de consulta consiste no envio de mensagens via WhatsApp para todos os pacientes um dia antes da sua consulta agendada, de segundas às sextas-feiras.

“Os pacientes vão respondendo durante o dia. No final da tarde, aqueles que não responderam mandamos de novo. Essa rotina economizou muito tempo, ajudou muito na administração da agenda”.

Outro recurso do Simples Dental integrado ao WhatsApp que vai facilitar a rotina da clínica será o envio de Assinatura Eletrônica para os pacientes. O recurso foi lançado recentemente pela Simples Dental e pode ser adquirido nos planos Gestão e Vendas.

“Essa é uma fase antiga de estar imprimindo, ninguém faz mais isso: ter que vir até a clínica podendo mandar direto pelo sistema. Basta cadastrar a assinatura digital e o próprio sistema envia via WhatsApp. Essa atualização é importantíssima”.

Tecnologia e relacionamento com cliente

Quando pensa sobre tecnologia, Luiz Medeiros acredita que não tem como existir evolução sem ser digital.

Resumindo, a tecnologia é indispensável na escolha de equipamentos de Odontologia como também em encontrar facilidades para melhorar o atendimento na clínica.

“Hoje para evoluir em qualquer área, seja ela Odontologia, Medicina ou outra, tem que ser de forma digital. Quem hoje não usa um software ou ainda está com a agenda de papel está ficando para trás. Não vai conseguir alçar voos altos”, acredita.

Para ele também é importante que o gestor busque estar ciente de tudo que acontece na clínica.

“Eu brinco que sou chão de fábrica. Eu atendo telefone se eu estiver na recepção; agendo paciente; acesso todos os dias a agenda pra ver como está o agendamento futuro. Eu gosto de entender o que está acontecendo para poder ajudar minha equipe”, assume.

Cadastro e evolução dos pacientes

Outra evolução que Luiz Medeiros e Elissa Dallas acompanharam juntos com o Simples Dental foi a própria agenda online.

Quando Elissa ainda trabalhava na antiga clínica tudo era em agenda de papel e, por isso, ela quis levar essa dinâmica para a clínica nova. “Era uma loucura, apaga aqui, muda esse lugar, paciente estava marcado duas vezes, era uma confusão”, lembra Luiz.

Os primeiros cadastros na agenda foram tranquilos, porque tinham apenas uma cadeira na clínica e um movimento baixo de pacientes.

Com a segunda cadeira, o volume de pacientes aumentou e o Simples Dental foi a solução para tornar mais ágil os processos na Central Odonto Capixaba.

3 →A pandemia nos negócios

Uma data importante para a história da clínica Central Odonto Capixaba foi janeiro de 2020. Com o aumento de pacientes nesse período, os sócios imaginaram que 2020 seria o melhor ano em faturamento. Mas em fevereiro, começaram os primeiros casos da Covid-19.

“Essas mudanças afetaram bastante o nosso faturamento. Em abril de 2020, por exemplo, tivemos faturamento zero”, conta Luiz.

Com os casos de Covid, a clínica teve que fechar as portas até a liberação dos atendimentos em maio. Com a reabertura um mês depois, em maio, a Central Odonto Capixaba começou a ter uma recuperação, atingindo quase 50% do faturamento e seguiu melhorando mês a mês.

“Começamos a nos recuperar 100% no finalzinho de 2021. Este ano está fluindo bastante, apesar de que tivemos recente muitas faltas de pacientes com sintomas gripais em razão da variante Ômicron no início do ano”.

4 →Futuro com o Simples Dental

A expectativa futura para a clínica é tornar o fluxo 100% digital, mais do que eles já têm investido nisso.

“Este ano não queremos ter mais nada manual! Tanto em odontologia digital com ferramentas de tecnologia, que acompanhem o mercado odontológico, quanto também aproveitando os novos recursos do Simples Dental”, afirma Luiz Medeiros, administrador da Central Odonto Capixaba.

Para ele, um exemplo é a oferta de aplicativos que melhorem o fluxo digital com o paciente para que os dentistas e as dentistas se adaptem à odontologia sem papel.

Essa proposta está alinhada com o novo recurso lançado recentemente pela Simples Dental: o app Meu Doutor. Com ele, as clínicas administram melhor as confirmações de consultas e alinham o relacionamento com o paciente.

Quer saber mais sobre o Simples Dental? Então, confira nossas atualizações de sistema:

Em relação aos dentistas, Luiz acredita que é necessário continuar se adaptando às evoluções para crescer em faturamento e investir em tecnologias.

“É importante ser estratégico, mesmo que ainda ainda na Odontologia falte esse olhar. Ao optar por ser assim, no futuro mais pessoas também vão aderir à essa mudança”, finaliza.