Histórias Simples Dental: como a Orto Face empreendeu com o uso de um software odontológico

Ao apostar na tecnologia do Simples Dental, a dentista Carollyne Tiago melhorou a jornada do paciente na Orto Face Clínica Integrada e aumentou a produtividade da sua equipe em seus negócios

Com 16 anos de dedicação à odontologia, a cirurgiã-dentista Carollyne Mota Tiago (CRO-TO 1387), aplica toda sua experiência na concretização de ter sua própria clínica: a Orto Face Clínica Integrada, em Araguaína (TO).

Para crescer ainda mais na área e empreender, Carollyne uniu o trabalho na clínica à carreira de professora e gestora da Faculdade de Ciências do Tocantins (FACIT), um projeto construído ao lado da família.

A facilidade na gestão e a evolução dos seus sonhos em Odontologia e Educação foram possíveis ao escolher um software odontológico que, de início melhorasse o agendamento, e com o passar do tempo aprimorasse a jornada do cliente.

Atualmente, ela utiliza o Simples Dental, administrado por ela e mais três profissionais no Plano Vendas, para organizar a gestão da clínica. E para somar a esse time de colaboradores, são mais 8 dentistas utilizando o sistema evoluindo junto com o software odontológico.

Além da clínica, mais de 100 estudantes de pós-graduação utilizam o sistema nos atendimentos na FACIT, pelo Plano Gestão.

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MENU DE NAVEGAÇÃO

1 → A escolha pela Odontologia
       Investimento no sucesso pessoal
       Fazer a diferença em qualidade de vida
2 → Odontologia empreendedora
       Bom uso da tecnologia
3 → Crescimento com o Simples Dental
       Confirmação de consultas
       Otimização de tempo e produtividade
       Controle dos atendimentos na Facit
       Uso do CRM na Clínica Orto Face
4 → O futuro da Orto Face com o Simples Dental

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1 →A escolha pela Odontologia

O encontro com a Odontologia não foi por acaso, natural de uma família de médicos e uma mãe odontóloga, Angela Maria Silva, a profissional brinca que só tinha duas escolhas: “ser médica ou dentista”.

Com o tempo, a decisão a princípio familiar, tornou-se sua verdadeira paixão na Faculdade de Odontologia de Anápolis (AEE).

“Eu fui totalmente direcionada, me identifiquei com a área e me dei super bem. Não me arrependo nenhum pouco de ter feito o curso, hoje temos seis empresas de ramos diferentes, mas a Odontologia para mim é a mais rentável, é o que fatura mais e é o que me dá mais alegria”, conta.

Foi também na Faculdade que Carollyne começou a ter uma visão empreendedora ao lado da família. Sua família abriu a primeira clínica Orto Face, em 2002, na cidade de Tucumã, no Pará.

Não demorou muito para também Carollyne fazer parte desse projeto e, em 2006, já formada, a dentista construiu uma parceria com a sua mãe na nova sede da Orto Face Clínica Integrada, em Araguaína, no Tocantins.

O sucesso foi tão grande com a clínica, que as duas uniram a técnica em Odontologia e a expertise de estudo de mercado e empreenderam em novas áreas.

Hoje, são empreendedoras em Saúde e Educação, com outras empresas de cursos técnicos, e a Faculdade de graduação e pós-graduação FACIT.

Investimento no sucesso pessoal

Para inovar nos tratamentos e levar qualidade aos pacientes, a Dra. Carollyne Tiago desde a faculdade tem investido em qualificação. O resultado disso é uma especialização, mestrado e doutorado em Ortodontia e curso específico para uso dos alinhadores Invisalign.

Além disso, tem buscado realizar cursos com foco em gestão, para auxiliar seu trabalho na clínica e na Faculdade, esta última onde é sócia e professora de Pós-Graduação.

“Eu fiz um curso de Gestão de Marketing Digital e fui adaptando ele para minha realidade da Ortodontia. Geralmente esses cursos não são muito específicos para a nossa área, são mais gerais e não é tudo o que a Odontologia pode fazer, então é interessante ter atenção e adaptar às suas especificidades”, aconselha.

Com a formação específica em Marketing Digital teve um olhar mais direcionado para converter pacientes, para distribuição de tarefas e contratação de pessoal para o time da Clínica.

Fazer a diferença em qualidade de vida

Para a profissional, além de estratégica, a escolha pela região Norte também foi uma oportunidade de buscar soluções para um problema de saúde pública: a desigualdade de acesso à Odontologia.

“Estamos levando saúde, qualidade de vida e isso faz muita diferença para mim. Não é um aparelho celular que estamos vendendo e amanhã ele vai estar estragado, sabe? É algo que vai mudar a vida do paciente como um todo. Então isso que dá mais empolgação no meu trabalho”, assume.

Quando começou a pensar sobre sua mudança para o Norte, a a pesquisa do SB Brasil marcou sua visão sobre o exercício da Odontologia. A pesquisa apresentava que cerca de 98% da população brasileira tinha perda dentária de pelo menos um dente, em 2003.

“Se a gente for pensar, estamos falando de quase todo mundo faltando um dente na boca. Hoje, o percentual caiu para 52%, mas ainda é muito pensando no tamanho continental que é o Brasil. Então, esse olhar diferenciado ainda é necessário”, destaca Carollyne.

Esses dados estão presentes também em sala de aula, relata Carollyne, pois os estudantes que se formam na FACIT costumam trabalhar em áreas ribeirinhas (regiões de várzea) e aldeias indígenas.

Nesses locais, em sua grande maioria atendem pessoas que têm pouco acesso à Odontologia. São pessoas com mais de 50 anos, que nunca estiveram em uma consulta odontológica.

“Estamos falando do século atual (surpreende-se) e, apesar de tudo, temos um mercado muito vasto e que ainda tem, enfim, muita chance de ascensão. Temos que ter esse olhar macro e a Odontologia dá isso para nós: o empreendedorismo”, aconselha.

2 → Odontologia empreendedora

O orgulho pela Região Norte, onde fundou sua clínica e sua faculdade, é nítido em seus olhos e na forma de se expressar. Para Carollyne Tiago, Tocantins é muito promissor para vendas, mas ainda para quem está comprando os serviços.

A ortodontista poderia ter crescido em qualquer lugar acredita, mas teve uma visão empreendedora não somente em investir e crescer, mas de ser um diferencial em oferta de tratamentos.

Expandiu a Orto Face com profissionais capacitados em diversos procedimentos clínicos, evitando o deslocamento dos clientes para os grandes centros. Hoje, a clínica oferece atendimentos em Ortodontia, Invisalign, Odontopediatria, Estética e Harmonização Facial.

Comparada com outras áreas, a Odontologia já possui o diferencial de levar o profissional a ter uma noção do que é empreender e de investimento ao montar um consultório. Com o passar do tempo, segundo Carollyne, é no dia a dia que eles aprendem o processo de gestão.

“Eu acho que o melhor jeito para termos uma sociedade melhor é cada um entender que tem que produzir para poder consumir, e que a sua produção vai impactar em outras vidas e estimular também que produzam com a geração de emprego e saúde”, aconselha.

Para exemplificar sua visão empreendedora, Carollyne relembra a época que começou a trabalhar e a Dental Cremer ainda era uma empresa pequena. “Eu tinha que me deslocar para comprar produtos no CIOSP e hoje a Dental Cremer possui um e-commerce avançado”.

Outro exemplo é o software odontológico da Simples Dental, “o Simples Dental começou como um serviço principal para a Odontologia e com uma mentalidade empreendedora foi gerando vários empregos. Nós odontólogos conseguimos fazer um processo de gestão seguindo todos os princípios éticos e fazer com que as pessoas valorizem nossos serviços”, exemplifica.

Bom uso da Tecnologia

Quando Carollyne Tiago pensa em tecnologia ela enxerga estudo estratégico, agilidade e mais produtividade na Clínica e na Faculdade de Ciências do Tocantins. Ainda mais por facilitar a vida do dentista e do paciente que muitas vezes têm uma vida corrida.

O investimento em tecnologia pela dentista foi gradual, a partir das necessidades de atendimentos que foram surgindo nos negócios. Para otimizar os agendamentos tanto na Clínica quanto nas aulas da faculdade, Carollyne resolveu substituir a agenda online por um software odontológico.

“Começamos com uma cadeira de dentista, hoje são 68 cadeiras na FACIT. São vários dentistas usando o Simples Dental com a nossa indicação e a partir da experiência na faculdade. Muitos desses profissionais passam pela nossa vida, começam de um jeito e vão crescendo e alçando novos voos”, relata.

3 → Crescimento com o Simples Dental

A parceria com o Simples Dental surgiu em 2019, no período em que Carollyne estava fazendo mestrado e viu a necessidade de ter um software odontológico para ajudar a princípio nos agendamentos.

Antes disso, os processos eram todos manuais, realizados pela dentista e uma funcionária. Como na Ortodontia ela tinha que verificar os pacientes todos os meses, acabava que não conseguia ter um controle das faltas e perdia vendas.

A dentista conheceu e testou vários softwares, mas nenhum deles atendeu sua necessidade. Foi quando ela conheceu o Simples Dental pela Dental Cremer e o que mais lhe chamou atenção foi a simplicidade de uso.

Na época, Carollyne queria um software que ajudasse no relacionamento com o cliente, desde que é um lead até a finalização do orçamento. Sua necessidade principal era agendamento e a confirmação automática por SMS.

“Eu queria um sistema avançado que me desse a jornada do paciente, na época nenhum trazia essa funcionalidade. Mas apostei no Simples Dental e a cada evolução eu fui crescendo com ele. A minha vida mudou e eu não tive mais aquela preocupação todo mês de pegar várias fichas e ter que ligar para cada paciente”, relata.

Hoje Carollyne usa todas as funcionalidades do sistema no plano vendas: agenda online, confirmação de WhatsApp integrado e Customer Relationship Management (CRM).

Confirmação de consultas

O primeiro resultado da Orto Face Clínica com o Simples Dental foi atender sua necessidade de imediato: confirmação de consultas por SMS. Na época, ainda o sistema não oferecia a ferramenta integrada de WhatsApp, agora possível no plano vendas.

Antes do Simples Dental, o processo todo era manual e os pacientes costumavam faltar nas consultas porque esqueciam o agendamento. Além disso, Carollyne despendia tempo ligando para cada paciente, o que atrapalhava a execução de outras tarefas cruciais na clínica.

Com o sistema, os pacientes já saem da consulta sabendo do retorno à consulta agendada e que irão receber confirmação via SMS.

“Foi tão engraçado quando começamos, porque tem paciente dessa época que fala assim: nossa doutora, antes você não conseguia falar comigo, agora você manda SMS, WhatsApp um dia antes, duas horas antes, desse jeito eu não vou esquecer, se o paciente não vem é porque não quer vir mesmo. Então isso pra mim foi muito bom”, confirma.

Otimização de tempo e produtividade

A experiência positiva com o Simples Dental mudou a cultura da Orto Face Clínica, tanto no relacionamento com os pacientes quanto na produtividade. “A minha secretária teve mais tempo para fazer as atividades que ficavam pendentes, melhorou incrivelmente a produtividade na Clínica e começamos a educar o paciente no uso da tecnologia”, conta.

Com o salto na produtividade e na organização da Clínica, a Dra. Carollyne também conseguiu ter acesso aos exames dos pacientes de maneira mais rápida, na hora que deseja e de onde estiver. “Se algum paciente manda uma mensagem dizendo que está com dor e eu não sei o que aconteceu com ele, abro radiografia no próprio Simples Dental e soluciono a dúvida”, diz.

Controle dos atendimentos na Facit

Na Faculdade de Ciências do Tocantins (FACIT), o Simples Dental é utilizado para ter um controle e organizar os atendimentos no consultório da faculdade. Todos dias são atendidos mais de 200 pacientes e, por ser um ambiente muito rotativo de dentistas, era necessário ter controle de cada consulta.

O software é administrado por duas funcionárias na faculdade, elas ficam responsáveis pela agenda dos dentistas. Cada dentista, acadêmico de pós-graduação em Odontologia, possui seu login próprio no sistema.

“Antigamente era uma complicação porque na ortodontia são mais ou menos uns 1.400 pacientes, imagina ter que ligar para cada um todos os meses! Agora conseguimos organizar tudo pelo Simples Dental”, destaca.

No curso de implante, por exemplo, o cadastro que era feito todo manual, agora é realizado pelo software, com retorno pré-agendado para daqui quatro meses.

“Acontecia que o retorno era no próximo ano e não tínhamos a agenda física, não ligávamos para o paciente. Depois de seis meses ele aparecia bravo que ninguém ligou pra ele, ninguém agendou. Então, para nós facilitou muito!”.

Uso do CRM na Clínica Orto Face

Todo o processo de conversão de pacientes da Orto Face Clínica é realizado com a funcionalidade Customer Relationship Management (CRM), no Simples Dental.

A maioria dos pacientes que chegam à clínica são por indicação, depois por anúncios no Google e, por último, por anúncios nas redes sociais.

A primeira etapa com a chegada de novos pacientes é cadastrá-los como oportunidades de vendas (leads) no CRM e, a segunda, acompanhar sua jornada na clínica.

“Nós fazemos dois encontros com o paciente, no primeiro são realizados os exames e depois fazemos a consulta. Então, ele sai de uma etapa para outra, se fechou vai para o financeiro. Caso contrário, se ficar perdido, educamos com e-mail marketing”, explica.

O máximo esperado para que o lead dê um retorno à clínica é 24 horas, pois ele já tem o plano de tratamento e o orçamento. Por dia, a clínica recebe em torno de três a quatro leads, já no consultório são 200 por dia.

“Nós usamos a nomenclatura do paciente na cara do gol, temos que ser bem atenciosos e não podemos deixar escapar essa oportunidade, porque ele está na frente do gol só pra fechar”, explica a dinâmica.

Atualmente, a clínica atende pacientes das faixas etárias de 25 anos e 50 anos, para tratamentos de Ortodontia com Invisalign.

Na Faculdade são atendidas diferentes classes sociais e faixas etárias para diversas áreas da Odontologia, sendo a demanda maior em Ortodontia.

4 → O futuro da Orto Face com o Simples Dental

As expectativas da dentista Carollyne Tiago para sua clínica em 2022 é de crescimento em faturamento. “Nós queremos aumentar em 30% o rendimento da clínica e são as melhores possíveis porque já estamos crescendo, os pacientes estão voltando dessa era de pandemia. Temos que ‘tocar a bola pra frente’ e avaliar sempre pensando positivamente”, avalia.

Sobre a pandemia da Covid-19 Carollyne sempre tentou olhar o lado positivo da situação. “Os pacientes ficaram mais em casa e começaram a observar e a se preocupar mais com a saúde bucal. Quando conseguiram vir à clínica estavam determinados a fechar o tratamento”, diz.

Ao ser questionada sobre o futuro com o Simples Dental, a ortodontista Carollyne Tiago tem uma visão sólida para a parceria. “Eu sou uma consumidora desse produto, o Simples Dental realmente facilitou bastante a minha vida e o que ele vier de novidade para 2022 será muito bom, ainda mais porque sei que sempre buscam soluções para os problemas dos clientes”, finaliza.

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