A cobrança automática para consultório odontológico é o recurso em que o software gera a cobrança em Pix, boleto ou cartão, envia ao paciente e dá baixa no pagamento sem que ninguém lance nada à mão.
No Simples Dental, ela começa no orçamento: quando o paciente aprova o tratamento, as cobranças já nascem com valor, parcelas e vencimento definidos.
Agora, responda de cabeça: quantos pacientes estão com parcela vencida no seu consultório hoje? Se para saber você precisa abrir o extrato, procurar comprovante no WhatsApp e cruzar com a planilha, a cobrança ainda depende de trabalho manual.
É a diferença que o Dr. Thiago Ottoboni, cliente do Simples Dental, aponta: “Consigo ter ideia do meu fluxo de caixa, saber quanto atendi e a adimplência.”
Neste blogpost, você vê como a cobrança automática funciona com Pix, boleto e cartão, como lembrar o paciente antes do vencimento e o que muda no fechamento do caixa.
Você encontrará nesse artigo:
O que é cobrança automática no consultório odontológico
Cobrança automática é quando o software assume as etapas repetitivas do recebimento: gerar a cobrança, enviar ao paciente, lembrar do vencimento e registrar o pagamento. Valores, parcelas e condições continuam sendo decisão do dentista.
A diferença para a cobrança manual está na conferência. Sem automação, a secretária olha o extrato, compara com a lista de pacientes e marca cada pagamento. Com automação, a baixa acontece sozinha quando o dinheiro compensa.
Esse controle evita a inadimplência silenciosa, aquela parcela que ninguém percebe que ficou para trás. Se esse já é um problema no seu consultório, veja também como reduzir a inadimplência na clínica odontológica.
Como a cobrança automática funciona no Simples Dental
No Simples Dental, a cobrança automática funciona pela integração com o Asaas, conta digital parceira. O fluxo tem cinco etapas:
- Orçamento com a forma de pagamento: ao montar o orçamento, você define se o paciente vai pagar por Pix, boleto ou cartão via link. A forma de pagamento fica combinada ainda na consulta.
- Cobrança gerada na aprovação: quando o paciente aprova o orçamento, o software cria as cobranças sozinho. Ninguém precisa lançar parcela por parcela depois.
- Envio ao paciente: a cobrança segue automaticamente para o e-mail do paciente. No plano Pro, ela também pode ir pelo WhatsApp.
- Baixa automática: quando o pagamento compensa, o status muda de “em aberto” para “pago” sem conferência manual. No Pix, isso acontece na hora. No boleto, a compensação leva até 3 dias úteis.
- Segunda via atualizada: se o paciente perder o prazo, a segunda via sai com valor e dados atualizados. Ninguém precisa recalcular nada à mão.
Para usar, você abre a conta Asaas pelo próprio Simples Dental e aguarda a aprovação da documentação.
Emitir, cancelar e reemitir cobranças não tem custo. A taxa só incide quando o paciente paga e varia conforme o plano e a forma de pagamento.
Pix, boleto ou cartão: qual oferecer ao paciente
Não é preciso escolher uma forma só. Como a cobrança é definida no orçamento, cada paciente pode pagar do jeito que preferir.
| Forma de pagamento | Quando a baixa acontece | Quando faz mais sentido |
| Pix | Assim que o paciente paga, inclusive à noite e no fim de semana | Pagamento à vista ou parcelas curtas, para quem resolve tudo pelo celular |
| Boleto | Em até 3 dias úteis | Paciente que prefere pagar no banco ou no internet banking |
| Cartão via link | Depois da compensação do cartão | Tratamentos longos, principalmente com recorrência |
No cartão via link, a recorrência funciona como uma assinatura: a parcela cai todo mês sem ocupar o limite total do cartão. Num tratamento de R$ 5.000 em 10 parcelas, o paciente precisa de só R$ 500 de limite disponível.
Por isso, a recorrência ajuda a fechar tratamento com quem não teria limite para parcelar tudo de uma vez.
Se a cobrança falhar, o Simples Dental tenta de novo três vezes no dia do vencimento e mais duas nos dias seguintes.
Para o paciente que paga no cartão presencialmente, a maquininha integrada para clínica odontológica lança o recebimento direto no financeiro.
Lembrete de vencimento: como avisar o paciente sem constranger
O lembrete preventivo evita o atraso, em vez de correr atrás dele.
No Simples Dental, a campanha de vencimento de boleto confere todo dia quais boletos estão para vencer e manda uma mensagem ao paciente 24 horas antes, por WhatsApp ou SMS.
A campanha usa saldo de mensagens de marketing, contratado à parte dentro do Simples Dental. Com o lembrete automático, a régua de cobrança do consultório fica assim:
- 24 horas antes do vencimento: o lembrete automático chega ao paciente, sem ninguém precisar enviar.
- No dia do vencimento: para cobranças em Pix ou cartão, uma mensagem curta da secretária com o link de pagamento.
- Poucos dias depois: um contato perguntando se houve algum problema, com a segunda via e, se fizer sentido, uma nova data.
- Depois de um atraso maior: uma conversa individual, de preferência por ligação. É o momento de negociar, não de pressionar.
Para os contatos que a secretária faz, dois modelos de mensagem educada. No dia do vencimento:
Olá, [nome]! Passando para lembrar que a parcela do seu tratamento vence hoje. O link para pagamento está aqui: [link]. Se já pagou, pode desconsiderar. Qualquer dúvida, é só responder esta mensagem.
Poucos dias depois do vencimento:
Olá, [nome], tudo bem? A parcela do seu tratamento que venceu em [data] ainda aparece em aberto aqui. Aconteceu algum imprevisto? Posso enviar a segunda via ou combinar uma nova data com você.
Em todas as etapas, vale o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor: na cobrança, o paciente não pode ser exposto ao ridículo nem passar por constrangimento ou ameaça. Converse sempre em particular e nunca comente débitos na recepção.
Como fica o fechamento diário do caixa
Sem automação, o fim do dia na recepção é de conferência. Um dentista descreveu essa rotina numa conversa com o nosso time: “É uma planilha manual para tudo, é tudo manual.”
Com a cobrança automática, o fechamento muda em quatro pontos:
- Menos digitação: Pix, boleto e cartão via link entram no financeiro sozinhos, já com o status de pago. A secretária não copia valores do extrato para o software.
- Menos conferência de comprovante: a baixa automática substitui o vaivém de prints no WhatsApp. O status de cada paciente fica visível na tela.
- Caixas separados: você pode cadastrar mais de um caixa, como o principal, o do cartão e o da conta bancária, e ver as entradas de cada um.
- Conferência só do que é manual: o que sobra para conferir à mão é o que o paciente pagou em dinheiro.
Para você, o ganho é saber quanto entrou e quem ainda deve ao fim de cada dia, e não só no fechamento do mês. Os relatórios do financeiro do Simples Dental mostram faturamento, despesas e inadimplência em um só lugar.
Como ativar a cobrança automática e o que se integra a ela
O financeiro do Simples Dental é simples e completo: você recebe por Pix, boleto e cartão, acompanha contas a pagar e a receber e vê a inadimplência em relatório.
A cobrança automática funciona dentro dele, e o Simples Dental se conecta a outras ferramentas do consultório:
- Asaas: a conta digital que gera Pix, boleto e cartão via link, com baixa automática. Você cria a conta sem sair do Simples Dental.
- Maquininha integrada: os pagamentos presenciais no cartão também caem no financeiro, no mesmo controle das cobranças.
- WhatsApp: os lembretes de vencimento saem por WhatsApp ou SMS, e no plano Pro a cobrança também pode ser enviada por lá.
- Nota fiscal: a emissão de nota fiscal acontece direto do Simples Dental, sem outro aplicativo de faturamento.
- Google: o link de agendamento online entra no Perfil da Empresa no Google. O paciente agenda pela busca ou pelo Maps, e a consulta já cai na agenda do Simples Dental.
Se você parcela tratamentos, vale ler também como funciona o parcelamento de tratamento odontológico, para definir prazos antes de configurar as cobranças.
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Perguntas frequentes sobre cobrança automática para consultório odontológico
Reunimos as dúvidas mais comuns de quem está pensando em automatizar os recebimentos do consultório.
O que é cobrança automática para consultório odontológico?
É quando o software gera a cobrança em Pix, boleto ou cartão, envia ao paciente e registra o pagamento sozinho. A secretária deixa de conferir extrato e comprovante, e você vê quem pagou e quem atrasou.
A cobrança pode ser gerada já no orçamento?
Pode. No Simples Dental, você define a forma de pagamento no orçamento, e as cobranças são criadas automaticamente quando o paciente aprova. Funciona com Pix, boleto e cartão via link, desde que a conta Asaas esteja ativa.
O paciente recebe lembrete antes do vencimento?
Recebe, se a campanha de vencimento de boleto estiver ativa. Ela manda uma mensagem por WhatsApp ou SMS 24 horas antes do vencimento, usando saldo de mensagens de marketing contratado à parte.
Quanto custa emitir cobrança pelo Simples Dental?
Emitir, cancelar e gerar segunda via não tem custo. A taxa só é cobrada quando o paciente paga, e o valor varia conforme o plano e a forma de pagamento.
O Simples Dental se integra a outras ferramentas do consultório?
Sim. A cobrança integra o Asaas, para Pix, boleto e cartão via link, e a maquininha integrada. A nota fiscal sai direto do software, e o link de agendamento online entra no Perfil da Empresa no Google.
Posso cobrar o paciente pelo WhatsApp?
Pode, desde que a conversa seja individual e respeitosa. O Código de Defesa do Consumidor proíbe constranger ou ameaçar o paciente na cobrança, então nunca exponha o débito em grupos ou para terceiros.
