Como montar um consultório odontológico

Montar um consultório é o objetivo de muitos dentistas. No entanto, na hora de investir, nem todos sabem por onde começar. Confira o passo a passo completo para ter seu próprio negócio.

Abrir seu próprio consultório e se destacar no mercado é um grande passo na carreira de profissionais da odontologia e, muitas vezes, a realização de um sonho.

Entretanto, quando a dentista ou o dentista abre sua clínica, se torna mais do que apenas um profissional liberal, pois ao buscar a liberdade de atuação, a pessoa precisa entender também sobre empreendedorismo.

Desde a estruturação do projeto, passando pelo controle de contas e tributos, até a gestão de estoque e de recursos humanos, montar um consultório odontológico exige muito mais do que as habilidades técnicas aprendidas nos cursos de odontologia.

E raramente, na graduação, o estudante aprende sobre administração, contabilidade e marketing, áreas de conhecimento que são fundamentais para o sucesso do negócio.

Neste conteúdo, queremos ajudar você, dentista, nesse processo. Confira abaixo um guia completo e detalhado sobre como abrir um consultório odontológico, passando por três importantes etapas: planejamento, definição e execução.

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MENU DE NAVEGAÇÃO

Primeira Etapa: Planejamento
          1 → Análise de mercado
          2 → Localização
          3 → Estrutura
          4 → Exigências legais
          5 → Equipamentos
          6 → Pessoal
          7 → Financeiro
          8 → Público
          9 → Marketing e vendas
          10 → Atendimento
          11 → Plano de negócio

Segunda Etapa: Definição
          1 → Mercado, segmentação de público e serviços
          2 → Locação ou edificação própria
          3 → Investimentos
          4 → Capital de giro
          5 → Fornecedores
          6 → Divulgação
          7 → Planilha de gastos

Terceira Etapa: Execução
          1 → Checklist do plano de negócios
          2 → Gestão administrativa
          3 → Gestão de pessoas
          4 → Precificação de serviços
          5 → Validação de persona
          6 → Validação de canais para captação de pacientes
          7 → Capacitação de profissionais

Conclusão
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Primeira Etapa: Planejamento

Essa é a etapa de análise e levantamento da viabilidade do negócio. É a base para saber como e, principalmente, o que é preciso para montar um consultório.

Quanto mais você conhecer sobre todo o processo, maiores são as chances de sucesso da sua futura clínica.

1 → Análise de mercado

A primeira coisa que deve ser feita antes de tudo é conhecer o mercado odontológico da cidade ou região onde se planeja atuar.

Entre as informações a serem levantadas, é essencial saber dois principais dados: o número de dentistas e/ou clínicas atuando na localidade e quais as especialidades com mais profissionais.

Nessa parte, você pode optar por contratar um instituto de pesquisa para analisar o segmento ou fazer seu próprio levantamento com base nas seguintes questões:

  • Quantas clínicas e profissionais atuam na região que escolhi?
  • Quais especialidades estão mais saturadas?
  • Em quais áreas há maior carência de serviços e soluções?
  • Quais as demandas do público da região?
  • Qual o lucro médio desses negócios?
  • Qual a qualidade dos serviços com os quais meu consultório irá competir?
  • Meus futuros concorrentes possuem estratégia de marketing?
  • No que minha clínica pode se diferenciar?

Essa análise irá indicar qual pode ser o foco do seu consultório odontológico: generalista, especializado, popular, alto padrão, no centro ou no bairro.

A escolha do segmento pode ser feita com base em uma oportunidade, por exemplo, ou, se for o caso de você já ter uma especialização, é possível saber como se diferenciar dos concorrentes para captar e fidelizar pacientes.

Sem essa avaliação do mercado o investimento é muito mais arriscado, fazendo com que se aplique um valor e esforço bem maiores para se destacar.

Por fim, nessa e em todas as outras etapas, monitore constantemente o mercado para que sua estratégia esteja sempre alinhada com seus objetivos.

2 → Localização

Por ser um serviço feito essencialmente de forma presencial, escolher a localização da sua clínica é um dos pontos principais do seu planejamento.

A análise de mercado, como mencionado acima, é fundamental também para decidir o endereço mais viável e estratégico para seu negócio.

Para isso, é preciso levar em consideração fatores como:

  • Boa circulação de potenciais clientes
  • Facilidade de acesso, incluindo pontos de ônibus e demais transportes públicos próximos
  • Locais próximos para estacionar
  • Distância dos concorrentes
  • Segurança e iluminação
  • Acessibilidade

No caso de o consultório se estabelecer em cidades do interior ou com poucos habitantes, a competição vai depender do número de profissionais conhecidos que atuam no local há muitos anos.

Além disso, também é preciso observar que nessas áreas, geralmente, há concentração de serviços nos bairros mais centrais e a circulação de pessoas fora dessa região é menor.

Já no caso de abrir a clínica em cidades de grande porte, a busca por serviços de odontologia se torna algo mais impessoal. Potenciais pacientes recorrem a indicações ou na escolha por meio de pesquisa, e aqui os investimentos em comunicação se tornam mais evidentes.

Outro ponto que influencia diretamente na escolha da localização do consultório é a especialidade que se pretende trabalhar.

Suponhamos que você seja ortodontista e seu maior público-alvo seja infanto-juvenil, faixa etária em que os aparelhos ortodônticos são mais comuns.

Nesse caso, investir em um consultório próximo a escolas e condomínios é uma boa estratégia para captação de pacientes. Pais e responsáveis podem preferir levar a criança antes ou após as aulas na consulta, visando também a economia de tempo e dinheiro.

Outro exemplo é se você for implantodontista e seu público consistir de pacientes adultos, de classe média a alta. Nesse caso, você pode dar preferência para bairros nobres ou residenciais.

3 → Estrutura

De acordo com a Resolução RDC nº 50/2002, da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), a estrutura mínima de um consultório odontológico deve contar com:

  • Sala de espera: com área mínima de 1,2 m² por pessoa
  • Banheiro: com área mínima de 1,6 m²;
  • Depósito para material de limpeza (DML): com área mínima de 2 m², equipado com tanque;
  • Central de material esterilizado (CME): que deve ser composta de dois ambientes:
    – Ambiente sujo: sala de lavagem e descontaminação de materiais, com bancada, pia e guichê para a área limpa, com área mínima de 4,8 m²;
    – Ambiente limpo: sala de preparo/esterilização/estocagem de material, com bancada para equipamentos de esterilização, armários para material e guichê para distribuição de material, com área mínima de 4,8 m².

Outros ambientes opcionais são:

  • Banheiros exclusivos para funcionários, com área mínima de 1,6 m²;
  • Depósito de equipamentos/materiais;
  • Sala administrativa, com área mínima de 5,5 m² por pessoa;
  • Copa, com área mínima de 2,6 m².

Na legislação também são previstas exigências que se referem às condições internas do consultório, como:

  • Iluminação sem ofuscamento ou sombras;
  • Sistema de ventilação que reduza o nível de Unidades Formadoras de Colônias (UFC) no ar;
  • Pisos de material liso, lavável e impermeável;
  • Paredes de alvenaria ou divisórias de cor clara e material liso, lavável e impermeável;
  • Forros de cor clara, sem mofo, infiltrações ou descontinuidades;
  • Superfícies impermeáveis, permitindo a desinfecção, sendo proibido o uso de mesas de madeira;
  • Instalações elétricas e/ou hidráulicas embutidas ou protegidas;
  • Cortinas de material que permita a higienização, sendo proibidas cortinas de tecido;
  • Escritório separado da área de atendimento;
  • Compressor de ar instalado com tomada externa e/ou proteção acústica;
  • Lavabo cirúrgico para clínicas que realizam cirurgias.

Por lei, um consultório odontológico deve ter uma área mínima de 9 m², e a partir de três conjuntos odontológicos o projeto precisa de uma aprovação municipal para a execução, orienta a arquiteta Rachel Luiza Strehl, da Ral Arquitetura.

4 → Exigências legais

Para ter autorização para funcionar, o consultório também precisa atender a uma série de exigências jurídicas e sanitárias. Em razão disso, é altamente recomendável a contratação de profissional ou escritório de contabilidade.

A Anvisa é o principal órgão regulador na área Odontológica, por isso primeiro é preciso avaliar o cumprimento das regras estabelecidas na RDC nº 50/2002, como visto no tópico anterior.

A entidade também regulamenta a coleta de resíduos e segurança e higiene dos profissionais, coletores e pacientes pela RDC nº 306/2004. E no caso de clínicas que oferecem serviços radiológicos, a atividade deve estar de acordo com a Portaria SVS/MS nº 453/1998.

Para a abertura e registro do consultório, são necessários os seguintes documentos:

  • Cadastro de Pessoa Jurídica
  • Alvará de Funcionamento da Vigilância Sanitária
  • Alvará de Funcionamento emitido pelo Corpo de Bombeiros;
  • Cadastramento no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde– CNES
  • Registro no Conselho Regional de Odontologia (CRO);
  • Registro na Prefeitura
  • Inscrição no INSS
  • Registro na Junta Comercial, integrado com a Secretaria da Receita Federal;
  • Registro na Secretaria Estadual da Fazenda
  • Enquadramento na Entidade Sindical Patronal
  • Laudo radiométrico, caso fizer uso de aparelhos de raio X

Nesta fase, é muito importante consultar o CRO da sua cidade ou região para saber mais informações e detalhes específicos.

5 → Equipamentos

Alguns aparelhos de Odontologia são comuns em todo consultório, independentemente da especialidade. Já outros são instrumentos de trabalho exclusivos.

Eles são essenciais para o trabalho e devem garantir a segurança do ambiente, o funcionamento de periféricos e auxiliar no diagnóstico clínico.

Na hora da escolha dos equipamentos, devem ser levadas em consideração as aplicações clínicas e a conformidade com as leis.

A princípio, são itens básicos:

  • Conjunto odontológico: cadeira, pedal multifuncional, mesa equipo, unidade auxiliar, refletor halógeno, mocho e micromotor;
  • Aparelho de radiografia;
  • Negatoscópio;
  • Aparelho de profilaxia;
  • Fotopolimerizador;
  • Compressor;
  • Autoclave;
  • Aparelho de sucção;
  • Motor elétrico
  • Câmara escura

Confira a nossa seleção de equipamentos odontológicos à venda na Dental Cremer e entenda o funcionamento de cada um.

Lembre-se que para ter controle dos equipamentos, é recomendável realizar frequentemente relatórios de manutenção preventiva, manutenção corretiva, histórico de incidentes e de falhas técnicas e operacionais.

Para garantir a viabilidade econômica do uso dos aparelhos, é importante também registrar os custos de manutenção, o material de consumo, a disponibilidade de fornecedores, o tempo de garantia e o tempo médio de vida dos equipamentos e acessórios.

Outros itens a serem considerados para os espaços que compõem o consultório odontológico são:

  • Ar condicionado
  • Iluminação
  • Poltronas para espera
  • Mesas
  • Purificador de água
  • Telefone
  • Desktop
  • Aparelho televisor
  • Armário para materiais de limpeza
  • Geladeira, em casos de itens que necessitam refrigeração

6 → Pessoal

A quantidade de funcionários que irá compor a equipe vai depender do porte do consultório odontológico.

Em uma clínica de estrutura mais simples, além da dentista ou do dentista, o ideal é contar com, pelo menos:

  • Secretária odontológica: responsável pela gestão administrativa e atendimento;
  • Auxiliar de saúde bucal: responsável pela higienização e esterilização de materiais, atividades de higiene bucal e demais tarefas de apoio ao dentista;
  • Pessoa para limpeza e serviços gerais: responsável pela limpeza e organização do ambiente.

Ao optar por um quadro reduzido, é muito importante investir, mesmo que futuramente, na capacitação dos funcionários, para que tenham autonomia e o ambiente se torne ainda mais profissional.

Já em uma estrutura mais ampla, podendo ter diversas especialidades, o quadro de funcionários deve ser maior para suprir as demandas da clínica e, além das funções já citadas, é possível contar com:

  • Recepcionista
  • Instrumentador
  • Gestor administrativo
  • Gestor financeiro
  • Gestor de recursos humanos

É comum que a clínica também trabalhe com um técnico em prótese dentária, o chamado Protético, que geralmente tem empresa própria e é terceirizado.

Em questões relacionadas a aspectos legais e tributários, como já mencionado, é fundamental que o consultório odontológico contrate um profissional ou empresa de contabilidade, para que as resoluções existentes na área da Odontologia sejam cumpridas corretamente.

7 → Financeiro

Independente do tamanho da clínica ou especialização, é necessário considerar estratégias para controle financeiro que permitam a redução de riscos com relação a entradas e saídas de recursos.

Para organizar melhor seu planejamento, alguns processos chaves que auxiliam na gestão financeira são:

Fluxo de caixa

O controle financeiro ideal para qualquer empreendimento é realizado por meio do fluxo de caixa, ou seja, o acompanhamento contínuo de lucros e despesas. Esse processo permite que a dentista ou o dentista tenha uma visão ampla da situação financeira da clínica para contabilizar e gerenciar melhor as movimentações de investimentos.

Princípio da entidade

Em linhas gerais, o princípio da entidade determina que o patrimônio de uma empresa deve ser separado do patrimônio pessoal de sócios e/ou proprietário, e está disposto no Artigo 4º da Resolução CFC nº 750/93.

A partir disso, não confunda conta pessoal com a conta do consultório, além de ser uma falha grave de gestão, a prática faz com que a lucratividade não seja atingida e dificulta na hora de reinvestir os recursos.

Planejamento Anual

De acordo com Fernando Versignassi, cirurgião dentista e empreendedor, é muito importante a elaboração de um planejamento anual com metas definidas, levando em consideração, por exemplo, quantidade de dias úteis de trabalho, quantidade de procedimentos para vender, valor que se quer chegar, etc.

“Com esse planejamento anual, a dentista ou o dentista pode fazer uma simulação da alíquota efetiva, ou seja, o quanto de imposto irá pagar faturando X% ao ano. A partir disso, é possível formar o preço de venda de seus serviços”.

Gerenciamento de impostos

Com relação a aspectos tributários, é fundamental entender como funciona a declaração do imposto de renda e os impostos municipais, para que esses valores já constem no orçamento, evitando surpresas no fluxo de caixa.

Vale destacar que clínicas que optarem pelo Simples Nacional, sistema de tributação simplificada aplicado às microempresas e empresas de pequeno porte, deverão ter receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões e respeitar os demais requisitos previstos na Lei.

Controle de despesas

Como qualquer lugar, o consultório terá também despesas de água, luz, telefone, internet, material de escritório, produtos de limpeza e manutenção de equipamentos. Embora sejam gastos rotineiros, eles também devem contar com um controle financeiro, principalmente em casos de imprevistos.

Avaliação de empréstimo

Em casos de necessidade de recursos para investir no consultório, a dentista ou o dentista deve ficar atento às propostas de empréstimo, pesquisando todas as opções disponíveis e tendo o máximo de cuidado com condições de pagamento, juros e taxas.

Mantenha tudo dentro do controle financeiro e, sempre que possível, renegocie para evitar a maior incidência de juros.

Contratação de software odontológico

Ao planejar o seu consultório, é importante contar com um software odontológico como uma boa estratégia para controle financeiro.

Primeiro porque você economiza com materiais de escritório, como papéis e agendas, que possuem um gasto muito maior se comparado à mensalidade de um software, que dispõe de prontuário digital e agenda online.

E segundo porque muitas ferramentas disponibilizam a funcionalidade de gestão e controle financeiro, em que é possível acompanhar indicadores, fluxo de caixa e automatização de pagamentos de forma muito mais rápida e eficaz.

Entenda mais sobre a ferramenta no blog da Simples Dental.

8 → Público

Quem você gostaria de atender? Pacientes particulares? De convênios? Entre uma faixa etária exclusiva? Ou de algum nível social específico? Todos os nichos?

Conhecer seu público-alvo é o que vai direcionar suas estratégias de negócio, portanto o planejamento precisa sempre ser pensado considerando o perfil ideal do seu paciente.

Desde como sua clínica vai se comunicar, até com relação a adequações financeiras e estéticas, tudo deve estar de acordo com seu público.

As características, os hábitos e comportamentos, as prioridades dessas pessoas são informações de extrema relevância na hora de escolher a localização do seu consultório, como já mencionado, e mais ainda no seu planejamento de marketing e vendas, o próximo tópico dessa etapa.

9 → Marketing e vendas

Não basta apenas saber como montar seu consultório fisicamente, é indispensável entender também como construir uma presença digital.

Para isso, o marketing odontológico é uma ferramenta vital para que sua marca atinja seu público, atraindo e fidelizando pacientes e colaborando para a saúde financeira do negócio.

Mas ele não se resume a criar um perfil no Instagram e fazer uma ou outra publicação. Para ter resultados efetivos é essencial definir um planejamento estratégico.

Segundo um levantamento da Simples Dental, clínicas que investem em marketing faturam 31% a mais por mês, pois além de implementarem ações muito mais assertivas, dispõem de métricas e indicadores que ajudam a nortear tomadas de decisão e redirecionar investimentos.

Frente a isso, considere no seu planejamento investir em ações de comunicação e ferramentas como:

  • Site: onde suas especialidades, tratamentos, procedimentos e informações, como endereço e contato, estarão evidentes.
  • Redes sociais: os canais mais adequados para estabelecer o relacionamento e interação com seu público
  • Anúncios no Google e Facebook: que permitem um investimento segmentado e otimizado
  • Blog: em que é possível atingir potenciais pacientes por meio de conteúdos educativos e relevantes

O ideal é que a clínica disponha de uma agência ou profissional de marketing para definir as melhores estratégias de acordo com a necessidade e investimento do negócio.

Vale lembrar que é obrigatório que toda e qualquer ação de divulgação esteja de acordo com as regras do Conselho Federal de Odontologia (CFO), que determina o que pode ou não ser publicado.

Para saber mais, acesse o nosso Guia de marketing digital para dentistas.

10 → Atendimento

Um ponto bastante relevante para o planejamento de clínicas odontológicas de qualquer porte é o atendimento.

Oferecer um bom atendimento é um dos fatores que mais pesam no sucesso da clínica, além de ser responsável pela formação de um público fidelizado.

E para ter um atendimento de excelência, é preciso levar em consideração o elemento mais importante desse processo: o público.

Suponha que seu interesse seja de montar seu consultório em uma área ou bairro nobre, nesse caso, além de sua estrutura ser adequada a esse público, o atendimento deve ser mediado por, pelo menos, uma secretária odontológica.

Por outro lado, se sua intenção é estabelecer sua clínica em regiões mais populares e iniciar o serviço sem contar com funcionários, é imprescindível planejar como atender seus pacientes entre uma consulta e outra.

Para isso, marque as consultas considerando a duração do procedimento e mais um tempo para dedicar ao atendimento do cliente, seja na anamnese ou em uma conversa informal, antes de receber o próximo.

O atendimento faz toda a diferença na satisfação e chance de retorno do paciente.

11 → Plano de negócio

Antes de tirar uma ideia do papel, é fundamental organizá-la e colocá-la no papel, certo?

E é com base nas informações que foram analisadas em todos os tópicos anteriores desta primeira etapa que você vai montar o seu plano de negócio.

O plano de negócio nada mais é do que um documento onde constam todos os detalhes e a viabilidade do seu consultório odontológico.

Segundo o Sebrae, ele é uma forma de materializar suas ideias, criar simulações e mostrar um panorama geral do negócio, com a finalidade de prevenir possíveis falhas e incertezas.

Claro, esse planejamento não elimina totalmente os riscos, mas evita que erros sejam cometidos pela falta de análise, aumentando as chances de sucesso.

Com isso, nessa última fase do planejamento, reúna todos os dados e pesquisas que foram realizadas acima e registre-as. Descreva detalhadamente todas as considerações feitas até aqui, tanto sobre fatores internos como externos, e pondere se são realistas.

Documente também aspectos como o nome do seu consultório, seus objetivos e demais particularidades para, a partir disso, tomar as melhores decisões e traçar estratégias consistentes de gestão nas próximas etapas.

Importante: tão essencial quanto desenvolver um plano de negócio é atualizá-lo, pois o cenário da economia e do mercado estão em constante mudança.

Segunda Etapa: Definição

Após as análises feitas durante o planejamento, esta é a etapa de definição. Nela, se determina aspectos importantes do negócio, sobretudo relacionados ao investimento que será feito.

Aqui é onde seu consultório começa a ganhar estrutura.

1 → Mercado, segmentação de público e serviços

Segundo dados do Conselho Federal de Odontologia (CFO), o Brasil tem atualmente mais de 360 mil cirurgiões-dentistas. Destes, mais de 125 mil possuem especializações.

Cerca de 20% dos profissionais do mundo estão no Brasil e mesmo em um cenário tão disputado como esse, o mercado odontológico cresce cada vez mais.

Das 23 especializações reconhecidas pela CFO, as que apresentam maior número de profissionais são:

  • Ortodontia: com 28.881;
  • Implantodontia: com 17.471;
  • Endodontia: com 16.856;
  • Prótese dentária: com 12.649;
  • Periodontia: com 10.261

Com esses dados e o estudo feito na etapa de planejamento, escolha a especialização ou especializações com as quais você deseja trabalhar e liste os procedimentos, tratamentos e demais serviços que sua clínica ou consultório pode oferecer.

Com relação às segmentações de mercado, segundo o Sebrae as principais são:

  • Geográfica: o local onde as pessoas desse mercado consumidor moram ou se encontram;
  • Demográfica: que leva em consideração características como idade, classe social, profissão, grau de instrução, nacionalidade e tamanho da família;
  • Psicográfica: feita com base em critérios como divisão por estilo de vida, personalidade e valores;
  • Comportamental: relacionados ao comportamento com relação a um produto, serviço ou conteúdo.

Ao definir a especialização ou mesmo o local ou região onde se quer atuar, é possível também determinar a segmentação do seu negócio e, consequentemente, o público-alvo. E nessa fase é importante lembrar que o seu cliente nem sempre é seu paciente.

Em clínicas de odontopediatria ou especializadas no atendimento de pacientes com necessidades especiais, por exemplo, são os pais ou responsáveis que desempenham o papel de clientes, pois são os que tomam a decisão de compra.

Em resumo, definir os serviços e o público do seu negócio aumentam as chances de uma entrega com excelência.

2 → Locação ou edificação própria

Escolher entre alugar ou construir seu consultório pode ser decisivo para o sucesso do seu negócio.

Para algumas pessoas, construir é um investimento e uma opção mais segura, que promete a valorização do dinheiro e confere uma sensação de realização pessoal.

Em contraponto, para outros, optar pela locação é deixar as possibilidades de expansão em aberto, sem comprometer o orçamento do negócio.

A verdade é que não existe uma escolha melhor do que a outra, tudo depende do tempo e dinheiro que será investido e o que se encaixa melhor nos planos para o futuro.

Locação

Caso se opte por alugar um espaço, a primeira coisa a verificar é se o imóvel atende às exigências de estrutura estabelecidas pela Anvisa, como visto na etapa de planejamento, e se está adequado às normas sanitárias.

Uma dica importante é: prédios comerciais que já possuem clínicas, não necessariamente odontológicas, costumam obedecer às regras sanitárias e são ótimas opções para locação.

Mas se a escolha for por um imóvel na rua, lembre-se de consultar o Plano Diretor da cidade, que estabelece qual tipo de atividade pode funcionar em cada endereço. Geralmente, as cidades são divididas em eixos residenciais, comerciais, mistos e industriais.

Com um imóvel a vista, faça o seguinte check list:

  • Atende às necessidades operacionais quanto à instalação de equipamentos?
  • Serviços de luz, água, esgoto, internet e descarte de materiais estão ligados e funcionando devidamente?
  • Qual o custo do aluguel, o prazo de contrato e os reajustes?
  • Será preciso reformas ou intervenções?
  • O local está sujeito a inundações ou próximo de zonas de risco?
  • É permitido instalar letreiros na fachada?
  • O espaço possui acessibilidade para pessoas com deficiência e outras limitações?
  • Há alguma solicitação de modificação junto à Vigilância Sanitária ou Bombeiros?
  • Possui facilidade de acesso, estacionamento e circulação de pessoas?

A partir disso, é possível definir o melhor local para instalar seu consultório.

Edificação própria

Para quem deseja construir seu próprio consultório, a primeira coisa a fazer é contratar uma empresa ou profissional de Arquitetura, orienta a arquiteta Rachel Luiza Strehl, da Ral Arquitetura.

Com essa pessoa, é preciso montar o projeto, especificando todas as informações sobre:

  • Espaço físico, de acordo com as normas da Anvisa
  • Instalações elétricas
  • Instalações hidrossanitárias
  • Instalações eletrônicas
  • Sistema de climatização
  • Plano de gerenciamento de resíduos
  • Proteção radiológica caso seja utilizada

“Tendo um projeto redondo, planejado com a pessoa arquiteta, o segundo passo é ter uma boa equipe de execução para diminuir as chances de riscos. No caso da clínica com a qual trabalhei, o projeto foi fechado com uma construtora, que administrou toda a obra”, explica Rachel.

Lembre-se: é necessária a aprovação da Vigilância Sanitária do município para a liberação da obra e funcionamento do consultório.

Entre os principais pontos de atenção está o armazenamento do compressor odontológico. Ele deve ser instalado em local ventilado, livre de poeira e protegido de umidade, de preferência do lado de fora do consultório.

O aparelho não pode ser colocado dentro da sala da clínica, em razão do ruído, nem próximo a banheiros, depósitos, garagens, porões e locais insalubres pelo risco de contaminação.

Outro ponto que deve ser considerado no projeto é relacionado à estratégia de fornecimento de estoque. É necessário ter estrutura física suficiente para comportar os materiais, para que a frequência de fornecimento e os custos com logística sejam menores.

Por fim, é essencial levar em consideração a acessibilidade do espaço. Clínicas e consultórios odontológicos têm de possibilitar acesso de pessoas com deficiência ou outras limitações, sejam elas pacientes, funcionários ou público em geral.

O espaço deve ter corredores com corrimão em pelo menos um lado e, nas calçadas, as guias devem ser rebaixadas para permitir o tráfego de cadeiras de rodas.

Imóveis com até dois andares podem funcionar só com escadas e plataforma mecânica, porém em construções com mais de dois pavimentos é exigida a instalação de elevador ou rampa.

3 → Investimentos

De acordo com o Sebrae, para montar um consultório odontológico pequeno é necessário um investimento de cerca de R$ 75 mil.

Esse valor inclui desde custos com a abertura da empresa, até a compra de móveis, equipamentos e instrumentos.

O cálculo foi feito considerando um imóvel alugado em uma cidade de médio porte e com base em valores de materiais novos.

No levantamento feito pela instituição, são relacionados os seguintes gastos mínimos:

  • Reformas e adaptação do imóvel: R$ 15 mil
  • Fachada: R$ 1,5 mil
  • Abertura da empresa: R$ 2 mil
  • Serviços de publicidade e marketing: R$ 3 mil
  • Computadores e impressoras: R$ 3,3 mil
  • Dois aparelhos telefônicos e linha: R$ 300
  • Contratação de internet: R$ 250
  • Aparelho refrigerador: R$ 900
  • Purificador de água: R$ 500
  • Dois aparelhos de ar-condicionado 9.000 BTUs (com instalação): R$ 3 mil
  • Móveis e utensílios para escritório: R$ 4,5 mil
  • Equipamentos odontológicos: R$ 30 mil
  • Instrumentos odontológicos (clínicos e cirúrgicos): R$ 7 mil
  • Material de consumo odontológico e utensílios: R$ 3 mil

Com base nisso, defina e liste todos os tópicos e respectivas estimativas de valores de acordo com o planejamento e escopo do seu negócio.

4 → Capital de Giro

O capital de giro é a reserva financeira que a clínica precisa para pagar suas despesas e se manter em atividade mesmo que não haja nenhum paciente.

Segundo Fernando Versignassi, cirurgião dentista e empreendedor, antes de abrir as portas do seu negócio, o ideal é juntar pelo menos seis vezes o valor que será gasto com despesas por mês.

“Esse valor equivale a seis meses em atividade, um tempo razoável para que a clínica possa sobreviver até que comece a obter alguma margem de lucro”, explica.

Por exemplo, digamos que seu consultório terá um custo estimado de R$ 5 mil por mês em despesas. Se no primeiro mês não for realizado nenhum atendimento, R$ 5 mil dessa reserva serão gastos integralmente para pagar as contas.

Suponhamos que no mês seguinte a clínica já atenda pacientes que gerem uma receita de R$ 2 mil, então será preciso colocar apenas R$ 3 mil do capital de giro em cima desse valor para pagar as despesas.

Se no outro mês o valor pago pelos pacientes chegar a R$ 5 mil, não será preciso utilizar o capital de giro, a clínica alcança um ponto de equilíbrio em que ela mesmo se paga.

Agora, suponhamos que no quinto mês de atividade tenham entrado R$ 7 mil de receita, destes R$ 5 mil serão usados para pagar as contas, porém há um lucro de R$ 2 mil.

“Quando há essa ‘sobra’ a clínica começa a romper a barreira do ponto de equilíbrio e passa a ter lucro. É o retorno do investimento. Esse valor é a margem de lucro que deve ser acumulada até se recuperar todo o investimento feito no negócio”, explica Versignassi.

Frente a isso, nessa fase, faça uma estimativa de gastos por mês e defina um valor para seu capital de giro, que ajude a manter a clínica em atividade por pelo menos seis meses.

Lembre-se que esse valor pode mudar conforme houver alterações ou adaptações no escopo do projeto.

5 → Fornecedores

Escolher fornecedores bons e de confiança talvez seja um dos segredos para o sucesso do seu negócio.

Para isso, é fundamental contar com marcas que trabalhem com produtos de qualidade e cumpra os prazos de entrega.

Ter uma boa relação com fornecedores também faz com que eles apoiem a clínica ou profissional de Odontologia no melhor momento para realizar as compras, além de garantir materiais para o agendamento de serviços que possuem custos maiores.

Portanto, faça uma lista dos materiais básicos para suas atividades e conheça o mercado de fornecedores, seja da região ou online. Pesquise seus valores para selecionar as melhores propostas e avalie sua reputação entre outros dentistas.

Após selecioná-los, mantenha sempre atualizada sua lista de fornecedores preferenciais e de substitutos para casos específicos, situações imprevisíveis ou mesmo pesquisas para avaliar custos e novos produtos.

É importante ressaltar também que quando um fornecedor é grande e não possui muitos competidores no mercado, é mais difícil obter benefícios ou descontos, comuns principalmente no início do negócio.

Dica: participe de eventos do setor, pois são uma ótima oportunidade para conhecer fornecedores ou novos fornecedores, além de captar clientes e fazer parcerias.

6 → Divulgação

A divulgação é uma das partes mais importantes do negócio, pois faz com que o nome da clínica ou consultório tenha presença no mercado, atraindo pacientes e aumentando o faturamento.

Como já visto na etapa de planejamento, investir em marketing digital é um ponto chave para traçar estratégias de comunicação, fortalecimento de marca e relacionamento com o cliente.

Portanto, para definir como será feita a divulgação da sua clínica, comece respondendo às seguintes questões:

  • Quem é o público-alvo?
  • Quais são os melhores canais para se comunicar com esse público?
  • Será preciso materiais para mídia física (cartões de visita, folders, etc)?
  • O que se quer divulgar (serviços, conteúdos informativos, etc)?
  • Qual a maior diferenciação e como quer que a clínica seja lembrada pelos pacientes?
  • Qual é o orçamento disponível para investir em marketing?

Em seguida, com base nessas informações, construa seu planejamento de marketing inicial contendo:

  • Seu segmento de mercado
  • Seu público
  • Seus serviços e produtos, e respectivos valores
  • Seu posicionamento
  • Quais as ferramentas de comunicação que serão utilizadas
  • Orçamento mensal para divulgação

A partir disso, é ideal que se conte com uma agência ou profissional de marketing para definir estratégias de comunicação, identidade visual, ações de marketing, cronograma de divulgação, entre outros fatores que serão assimilados pelos potenciais clientes e estejam de acordo com sua necessidade e investimento.

7 → Planilha de gastos

Para finalizar essa etapa de definições do negócio, reúna todas as informações dos tópicos anteriores e monte uma planilha de gastos para analisar quanto é preciso para o investimento.

Separe os orçamentos destinados para cada finalidade:

  • Estrutura: construção ou aluguel, adaptações ou reformas, documentação, taxas
  • Financeiro: despesas, impostos, reservas, capital de giro
  • Espaço interno: equipamentos, móveis, materiais de escritório e de limpeza, software de gestão
  • Marketing e comunicação: agência ou profissional, campanhas, materiais de divulgação
  • Funcionários: salários e demais direitos trabalhistas

Com esse documento, será possível acompanhar a saúde do seu consultório desde o início, além de ter a possibilidade de traçar metas e objetivos mais específicos, cortar gastos extras e antecipar soluções para possíveis problemas ou imprevistos.

Terceira Etapa: Execução

Na última etapa do projeto, o foco é executar o que foi planejado e definido nas etapas anteriores.

Nesse sentido, é fundamental acompanhar e registrar os avanços do projeto, pois muitas vezes ocorrem mudanças no escopo.

Em outras palavras, enxergue seu negócio como um organismo vivo, em que, por mais eficiente que seja o planejamento, podem existir imprevistos e adaptações.

1 → Checklist do plano de negócios

Antes de começar efetivamente a etapa de execução, é importante fazer um checklist do plano de negócios, formulado ainda durante o planejamento.

Aponte no documento todas as fases que já foram realizadas, as que estão em andamento e as que ainda falta colocar em prática, para que seja possível montar um plano de ação:

  • A análise de mercado foi feita?
  • A localização da clínica foi escolhida?
  • O local será alugado ou construído?
  • A estrutura está de acordo com as normas vigentes?
  • Os documentos necessários para a abertura da clínica estão encaminhados?
  • A escolha e aquisição dos equipamentos para iniciar as atividades já foram feitas?
  • Foi decidido o quadro de funcionários e parceiros?
  • Existe capital de giro para iniciar o negócio?
  • Foram definidas as estratégias de controle financeiro?
  • Foi contratado um software odontológico?
  • Foi definida a(s) especialidade(s) que a clínica irá oferecer?
  • Foi identificado o público da clínica?
  • Há um planejamento estratégico de marketing?

IMPORTANTE: tenha sempre em mãos a planilha de gastos, para acompanhar os valores e quaisquer reajustes que sejam necessários.

2 → Gestão administrativa

Para iniciar, finalmente, a etapa de execução, é fundamental saber que existem três principais áreas que são a base de qualquer negócio, por isso integram a gestão administrativa da clínica: a contabilidade, o jurídico e o recursos humanos.

Contabilidade

Ter controle e organização da parte financeira da clínica é, provavelmente, o ponto de atenção mais importante para manter a saúde do negócio e garantir bons resultados ao longo do tempo.

Mas é preciso ressaltar que o financeiro é muito mais do que o fluxo de caixa. A área também abrange:

  • Impostos para dentistas
  • Comprovação de gastos e faturamento
  • Controle de comissionamento, remuneração e pró-labore
  • Investimentos e lucratividade
  • Aspectos legais

Portanto, é fundamental contar com uma empresa ou profissional de contabilidade especialista no segmento de Odontologia.

Isso facilita desde as tomadas de decisão relacionadas à ações estratégicas, até em como precificar serviços e procedimentos, tópico que será abordado mais à frente.

Além disso, o ideal é que o software odontológico escolhido para a gestão da clínica tenha uma ferramenta para controle financeiro, assim será possível visualizar todas essas informações de forma organizada e prática.

Com o Simples Dental, por exemplo, além de ter uma visão detalhada do fluxo de caixa, com receitas e despesas, os usuários podem acompanhar indicadores, automação de pagamentos, ticket médio, entre outras funcionalidades que proporcionam um impacto positivo na gestão da clínica.

Jurídico

Quando se abre uma empresa, a pessoa administradora também fica exposta a complicações jurídicas, e na Odontologia não é diferente.

Questões como divergências em pagamentos de impostos, relações trabalhistas, divisões societárias, direitos do consumidor e até mesmo processos éticos e denúncias aos Conselhos Regionais de Odontologia (CROs) são temas que envolvem a necessidade de uma assessoria jurídica.

Nesse caso, conte também com uma empresa ou profissional especialista desde o início, para analisar e acompanhar:

  • Contratos de prestação de serviço
  • Contratos com fornecedores de equipamentos e produtos
  • Contratos de funcionários e parceiros
  • Contrato de locação de espaço
  • Obrigações, responsabilidades e deveres do negócio junto à entidades de classe, agências reguladoras e administração pública

Além disso, com a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados, passou a ser obrigatório que profissionais de Odontologia garantam a segurança de todas as informações de pessoas físicas que a clínica faz tratamento.

Portanto, é preciso se adequar a uma série de exigências e normas da nova legislação, porém, como a lei é recente e ainda possui tópicos que estão sendo discutidos, existem particularidades que demandam análises jurídicas a serem interpretadas e cumpridas corretamente.

Para evitar erros que possam gerar prejuízos futuros, é fundamental contar com suporte especializado.

Recursos Humanos

O terceiro pilar da gestão administrativa é o setor de Recursos Humanos, que está à frente das questões burocráticas relacionadas à equipe, como contratações, benefícios, assinaturas e baixas em carteiras de trabalho.

Nesta fase da execução, com as funções e tamanho da equipe definidos, é preciso decidir as formas de contratação, tanto referentes ao processo seletivo, como a contratação da secretária, por exemplo, quanto à remuneração de cada profissional.

Secretária, recepcionista e gestores podem ser contratados em regime CLT, enquanto dentistas têm a opção de comissionamento, modalidade mais comum entre esses profissionais.

3 → Gestão de pessoas

Como parte da área de Recursos Humanos, a gestão de pessoas se refere às ações estratégicas relacionadas à equipe e deve ser levada em consideração também na sua clínica.

É um conjunto de técnicas que tem como objetivo o desenvolvimento do capital humano visando melhorar o desempenho de colaboradores e parceiros.

Esse investimento em equipes faz com que as pessoas trabalhem mais satisfeitas e engajadas, impactando positivamente na qualidade do ambiente e nos resultados da clínica.

Para Graziela Pereira, supervisora de Recursos Humanos, além da importância para a organização da rotina da clínica ou consultório, a gestão de pessoas é indispensável para garantir a qualidade de vida e bem-estar das pessoas.

“Isso reflete diretamente na otimização de processos e na excelência das atividades, resultando em um time mais completo e alinhado com as suas tarefas, além de clientes mais satisfeitos com os serviços prestados”, explica.

Um exemplo muito comum de ação estratégica para gestão de pessoas são as capacitações e treinamentos, que colaboram, principalmente, na motivação de profissionais, sejam dentistas, gestores ou secretárias.

4 → Precificação de serviços

A precificação de serviços e procedimentos é um grande desafio entre profissionais de Odontologia.

Um bom preço é aquele que traz um retorno financeiro significativo para a clínica, além de ser acessível aos clientes e competitivo no mercado. Mas como chegar em um valor ideal?

Segundo Fernando Versignassi, cirurgião-dentista e empreendedor, muitos se baseiam em outros profissionais para definir valores, mas esquecem que cada clínica tem seus custos e lucros, que podem ser excessivamente diferentes.

Dessa forma, é necessário analisar seu negócio, avaliar o mercado e fazer alguns cálculos que serão a base para definir os valores dos seus serviços.

Saiba quais são suas despesas

Para atribuir um valor aos seus serviços é preciso ter como base o custo operacional, ou seja, os gastos com manutenção e administração do negócio.

“Saber quanto se vai gastar e em quanto tempo vai entregar um tratamento é essencial para precificar o serviço de forma que sobre dinheiro no fim do mês”, orienta Versignassi.

Para isso, liste todas as despesas com custos fixos e variáveis, como:

  • Aluguel
  • IPTU
  • Folha de pagamento
  • Comissões
  • Tributações
  • Luz
  • Água
  • Internet
  • Telefone
  • Manutenção de equipamentos
  • Materiais odontológicos e de escritório
  • Taxas de segurança
  • CRO
  • Entre outros gastos que a clínica possua

Sabendo a estimativa de gasto por mês, fica mais fácil ter uma noção de quanto cobrar pelos serviços e quanto é possível ter de lucro, principalmente para suprir os meses de baixa.

DICA: sempre arredonde a estimativa de gasto para cima, para não ter surpresas principalmente com relação aos custos variáveis.

Saiba qual é sua hora-clínica

Em resumo, a hora clínica é o valor mínimo que deve ser cobrado por uma hora de trabalho.

Para fazer esse cálculo basta dividir o valor das despesas do consultório pelo total de horas do mês.

Por exemplo, digamos que a clínica possui um custo operacional de R$ 5 mil mensais e atende de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h, totalizando 50 horas por semana e 200 horas por mês.

Esse valor de R$ 5 mil será dividido por 200 horas e resulta na hora clínica, ou seja, R$ 25.

Portanto, o mínimo a ser cobrado de um paciente por hora deve ser de R$ 25 para pagar o custo operacional.

“A formação de preço é estratégica e a hora clínica é a base”, comenta Versignassi.

Analise o mercado

Outro fator fundamental para entender como precificar seus serviços é analisar a concorrência, ou seja, o valor que outras clínicas e consultórios odontológicos também praticam.

Dessa forma, você consegue se manter na média sem prejudicar a saúde financeira da clínica, além de criar estratégias que possam mostrar um diferencial, como descontos e pacotes personalizados, e chamar a atenção do público.

IMPORTANTE: cuidado ao analisar clínicas e consultórios que sejam diferentes do porte do seu negócio, região e procedimentos. O ideal é entender quem é seu concorrente direto. Salvo em alguns casos, se você abriu sua clínica a pouco tempo, é inviável praticar o mesmo preço de quem está com 20 anos de experiência, por exemplo.

Conheça seu público

Da mesma forma que é importante conhecer sua concorrência, também é essencial saber quem é seu público-alvo.

Mesmo que a clínica ofereça diversas especialidades, sempre existem os perfis mais comuns de paciente, com rendas mensais, grau de escolaridade, faixa etária e outras informações semelhantes.

Para atingir esse público, a precificação também deve se basear no valor percebido por essas pessoas: em como elas reconhecem os serviços, quais aspectos julgam relevantes e quanto estão dispostas a pagar por eles.

Defina sua margem de lucro

A margem de lucro é aquele valor que sobra após as despesas do custo operacional serem deduzidas do faturamento da clínica.

A importância de saber e entender todos os tópicos anteriores é para definir uma margem de lucro coerente e realista que se quer ganhar ao final do mês sem acabar cobrando um valor insuficiente.

Do contrário, a dentista ou o dentista empreendedor só estará trabalhando para pagar contas, ou pior, se endividar.

5 → Validação de persona

Como já citado acima, a importância de saber quem é o público da sua clínica impacta em diversos aspectos, afinal, é ele quem norteia todas as estratégias do negócio.

Nesse sentido, existe um conceito, trabalhado principalmente no marketing digital, que é o de persona: um modelo semi-fictício do seu cliente ideal.

Nesta fase da execução, reúna e analise todas as informações do seu público-alvo, como características físicas e de personalidade, dados demográficos, preferências, expectativas, receios e, principalmente, suas necessidades.

Com essa pesquisa, idealize a persona dando a ela nome, idade, renda, nível de educação e o máximo de dados que for possível.

Ao validar a persona, todas as ações estratégicas voltadas ao seu público-alvo são melhor direcionadas e efetivas.

6 → Validação de canais para captação de pacientes

Para captar seus primeiros pacientes, é preciso validar seus canais de marketing e vendas, ou seja, definir como e por quais meios a clínica irá alcançar clientes quando estes estiverem buscando por serviços odontológicos.

Como já visto na etapa de planejamento, construir uma presença digital é indispensável para divulgar a clínica. Por isso, com o perfil do seu público bem definido, entenda em quais canais ele está e quais as ações mais efetivas para captá-lo.

De acordo com Aézio Almeida, fundador e CEO da HarmoniClinic, toda a estratégia de marketing é planejada e alinhada à jornada do paciente, traçada de acordo com os quatro maiores perfis de clientes da clínica, que vêm de diferentes canais, como Facebook, Instagram e Google.

“Quando a pessoa interage com uma postagem, por exemplo, ela entra no nosso topo de funil e é cadastrada como oportunidade, para que a secretária faça o primeiro contato. Nesse processo, contamos com o CRM da Simples Dental”, explica.

Para saber mais sobre quais ferramentas utilizar na sua clínica e como aproveitar a melhor performance de cada uma delas, confira o nosso Guia de Marketing para dentistas.

E além da captação orgânica de pacientes, ou seja, quando essas pessoas buscam a clínica de forma espontânea, há também a possibilidade de anunciar nesses meios para que sua marca esteja entre os primeiros resultados nos mecanismos de busca, como o Google e redes sociais.

O Simples Anúncios, por exemplo, é uma ferramenta para aquisição de pacientes por meio de anúncios profissionais, de maneira simples, metrificável e rápida. Com ele é possível:

  • Criar anúncios personalizados e em segundos
  • Gerar de forma automática uma landing page (site) para captar clientes
  • Receber pacientes direto pelo WhatsApp
  • Monitorar semanalmente os resultados dos anúncios
  • Ter suporte para qualquer dúvida

Segundo o dentista Fernando Trigueiro, diretor de estratégia das clínicas It Odonto e OralBlue Odontologia, de Manaus, o Simples Anúncios têm ajudado ambas as clínicas a serem vistas por pacientes que antes não as procuravam.

“É uma ferramenta simples e com um custo super acessível. Já utilizei outras ferramentas, que eram muito mais caras e não traziam tantos resultados positivos quanto a do Simples Dental”, comenta ele.

Já fora do online, existem dois importantes canais para captação de clientes: os pacientes e outros colegas dentistas.

Não, você não leu errado. A estratégia de indicação é amplamente utilizada desde sempre na Odontologia.

As indicações de pacientes estão diretamente relacionadas à qualidade do atendimento da clínica, pois quando o serviço é bem prestado, os pacientes tendem a recomendar a clínica ou profissional para outras pessoas, tornando-se divulgadores da marca.

Além disso, a indicação de outros dentistas também é uma forma eficiente de captação de pacientes quando se trabalha com uma especialidade diferente. Por exemplo, profissionais que não atendem crianças podem indicar sua clínica caso ela ofereça serviços de odontopediatria.

Outro ponto importante é manter o bom relacionamento mesmo com os concorrentes, que pode resultar em indicações quando estes não estiverem disponíveis ou não puderem fazer o atendimento.

7 → Capacitação de profissionais

Cada vez mais comum entre as mais diversas áreas do mercado, o treinamento de profissionais é um investimento que gera benefícios a curto e longo prazo.

De capacitações internas até cursos de graduação, a empresa pode investir no desenvolvimento de carreira das pessoas, o que acaba também impactando no crescimento e fortalecimento da marca.

Trazendo esse contexto para a realidade de uma clínica, o ideal é que a capacitação de profissionais faça parte da gestão de pessoas desde o primeiro momento.

Nessa fase, defina quais profissionais podem ser capacitados e quais tipos de treinamento eles irão receber.

Por exemplo, se a secretária é iniciante, cursos relacionados à atendimento e capacitações sobre processos e gestão interna vão ajudar a otimizar o tempo das tarefas diárias da clínica e fidelizar clientes.

Para auxiliares e gestores, cursos profissionalizantes, certificações, cursos online e até mesmo palestras e workshops são opções para desenvolver suas habilidades, melhorar a produtividade e engajá-los com as metas e objetivos da clínica.

Já para sua equipe de dentistas, é fundamental que recebam treinamentos referentes a novas tecnologias, como utilizar o software odontológico ou equipamentos odontológicos específicos, e atendimento, de acordo com o que a clínica espera.

Conclusão

Abrir um consultório odontológico é um desafio que exige muito planejamento, organização e preparação para que o negócio seja bem-sucedido.

Cada uma das etapas deste artigo, e as fases que as integram, são essenciais para construir um projeto estruturado, evitando o máximo de riscos e incertezas.

Da arquitetura até o marketing, toda a gestão de uma clínica precisa contar com profissionais especializados, para dar suporte à dentista ou o dentista, e tecnologias que auxiliam a otimizar processos.

Para saber mais sobre como gerir uma clínica e fazer seu negócio crescer, continue no blog da Simples Dental e confira nossos conteúdos semanais.

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