Como montar um consultório odontológico

Montar um consultório é o objetivo de muitos dentistas. No entanto, na hora de investir, nem todos sabem por onde começar. Confira o passo a passo completo para ter seu próprio negócio.

Abrir seu próprio consultório e se destacar no mercado é um grande passo na carreira de profissionais da odontologia e, muitas vezes, a realização de um sonho.

Entretanto, quando a dentista ou o dentista abre sua clínica, se torna mais do que apenas um profissional liberal, pois ao buscar a liberdade de atuação, a pessoa precisa entender também sobre empreendedorismo.

Desde a estruturação do projeto, passando pelo controle de contas e tributos, até a gestão de estoque e de recursos humanos, montar um consultório odontológico exige muito mais do que as habilidades técnicas aprendidas nos cursos de odontologia.

E raramente, na graduação, o estudante aprende sobre administração, contabilidade e marketing, áreas de conhecimento que são fundamentais para o sucesso do negócio.

Neste conteúdo, queremos ajudar você, dentista, nesse processo. Confira abaixo um guia completo e detalhado sobre como abrir um consultório odontológico, passando por três importantes etapas: planejamento, definição* e execução*.

*As etapas de definição e execução serão publicadas nas próximas semanas.
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MENU DE NAVEGAÇÃO

1 → Planejamento
Análise de mercado
Localização
Estrutura
Exigências legais
Equipamentos
Pessoal
Financeiro
Público
Marketing e vendas
Atendimento
Plano de negócio
2 → Definição

3 → Execução

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1 → Planejamento

Essa é a etapa de análise e levantamento da viabilidade do negócio. É a base para saber como e, principalmente, o que é preciso para montar um consultório.

Quanto mais você conhecer sobre todo o processo, maiores são as chances de sucesso da sua futura clínica.

Análise de mercado

A primeira coisa que deve ser feita antes de tudo é conhecer o mercado odontológico da cidade ou região onde se planeja atuar.

Entre as informações a serem levantadas, é essencial saber dois principais dados: o número de dentistas e/ou clínicas atuando na localidade e quais as especialidades com mais profissionais.

Nessa parte, você pode optar por contratar um instituto de pesquisa para analisar o segmento ou fazer seu próprio levantamento com base nas seguintes questões:

  • Quantas clínicas e profissionais atuam na região que escolhi?
  • Quais especialidades estão mais saturadas?
  • Em quais áreas há maior carência de serviços e soluções?
  • Quais as demandas do público da região?
  • Qual o lucro médio desses negócios?
  • Qual a qualidade dos serviços com os quais meu consultório irá competir?
  • Meus futuros concorrentes possuem estratégia de marketing?
  • No que minha clínica pode se diferenciar?

Essa análise irá indicar qual pode ser o foco do seu consultório odontológico: generalista, especializado, popular, alto padrão, no centro ou no bairro.

A escolha do segmento pode ser feita com base em uma oportunidade, por exemplo, ou, se for o caso de você já ter uma especialização, é possível saber como se diferenciar dos concorrentes para captar e fidelizar pacientes.

Sem essa avaliação do mercado o investimento é muito mais arriscado, fazendo com que se aplique um valor e esforço bem maiores para se destacar.

Por fim, nessa e em todas as outras etapas, monitore constantemente o mercado para que sua estratégia esteja sempre alinhada com seus objetivos.

Localização

Por ser um serviço feito essencialmente de forma presencial, escolher a localização da sua clínica é um dos pontos principais do seu planejamento.

A análise de mercado, como mencionado acima, é fundamental também para decidir o endereço mais viável e estratégico para seu negócio.

Para isso, é preciso levar em consideração fatores como:

  • Boa circulação de potenciais clientes
  • Facilidade de acesso, incluindo pontos de ônibus e demais transportes públicos próximos
  • Locais próximos para estacionar
  • Distância dos concorrentes
  • Segurança e iluminação
  • Acessibilidade

No caso de o consultório se estabelecer em cidades do interior ou com poucos habitantes, a competição vai depender do número de profissionais conhecidos que atuam no local há muitos anos.

Além disso, também é preciso observar que nessas áreas, geralmente, há concentração de serviços nos bairros mais centrais e a circulação de pessoas fora dessa região é menor.

Já no caso de abrir a clínica em cidades de grande porte, a busca por serviços de odontologia se torna algo mais impessoal. Potenciais pacientes recorrem a indicações ou na escolha por meio de pesquisa, e aqui os investimentos em comunicação se tornam mais evidentes.

Outro ponto que influencia diretamente na escolha da localização do consultório é a especialidade que se pretende trabalhar.

Suponhamos que você seja ortodontista e seu maior público-alvo seja infanto-juvenil, faixa etária em que os aparelhos ortodônticos são mais comuns.

Nesse caso, investir em um consultório próximo a escolas e condomínios é uma boa estratégia para captação de pacientes. Pais e responsáveis podem preferir levar a criança antes ou após as aulas na consulta, visando também a economia de tempo e dinheiro.

Outro exemplo é se você for implantodontista e seu público consistir de pacientes adultos, de classe média a alta. Nesse caso, você pode dar preferência para bairros nobres ou residenciais.

Estrutura

De acordo com a Resolução RDC nº 50/2002, da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), a estrutura mínima de um consultório odontológico deve contar com:

  • Sala de espera: com área mínima de 1,2 m² por pessoa
  • Banheiro: com área mínima de 1,6 m²;
  • Depósito para material de limpeza (DML): com área mínima de 2 m², equipado com tanque;
  • Central de material esterilizado (CME): que deve ser composta de dois ambientes:
    – Ambiente sujo: sala de lavagem e descontaminação de materiais, com bancada, pia e guichê para a área limpa, com área mínima de 4,8 m²;
    – Ambiente limpo: sala de preparo/esterilização/estocagem de material, com bancada para equipamentos de esterilização, armários para material e guichê para distribuição de material, com área mínima de 4,8 m².

Outros ambientes opcionais são:

  • Banheiros exclusivos para funcionários, com área mínima de 1,6 m²;
  • Depósito de equipamentos/materiais;
  • Sala administrativa, com área mínima de 5,5 m² por pessoa;
  • Copa, com área mínima de 2,6 m².

Na legislação também são previstas exigências que se referem às condições internas do consultório, como:

  • Iluminação sem ofuscamento ou sombras;
  • Sistema de ventilação que reduza o nível de Unidades Formadoras de Colônias (UFC) no ar;
  • Pisos de material liso, lavável e impermeável;
  • Paredes de alvenaria ou divisórias de cor clara e material liso, lavável e impermeável;
  • Forros de cor clara, sem mofo, infiltrações ou descontinuidades;
  • Superfícies impermeáveis, permitindo a desinfecção, sendo proibido o uso de mesas de madeira;
  • Instalações elétricas e/ou hidráulicas embutidas ou protegidas;
  • Cortinas de material que permita a higienização, sendo proibidas cortinas de tecido;
  • Escritório separado da área de atendimento;
  • Compressor de ar instalado com tomada externa e/ou proteção acústica;
  • Lavabo cirúrgico para clínicas que realizam cirurgias.

Segundo a arquiteta Rachel Luiza Strehl, da Ral Arquitetura, é muito importante que a primeira coisa a se fazer ao decidir montar um consultório odontológico é contratar uma empresa ou profissional de Arquitetura.

“Tendo um projeto redondo, planejado com a pessoa arquiteta, o segundo passo é ter uma boa equipe de execução para diminuir as chances de riscos. No caso da clínica com a qual trabalhei, o projeto foi fechado com uma construtora, que administrou toda a obra”, explica.

Por lei, um consultório odontológico deve ter uma área mínima de 9 m², e a partir de três conjuntos odontológicos o projeto precisa de uma aprovação municipal para a execução, orienta Rachel.

Exigências legais

Para ter autorização para funcionar, o consultório também precisa atender a uma série de exigências jurídicas e sanitárias. Em razão disso, é altamente recomendável a contratação de profissional ou escritório de contabilidade.

A Anvisa é o principal órgão regulador na área Odontológica, por isso primeiro é preciso avaliar o cumprimento das regras estabelecidas na RDC nº 50/2002, como visto no tópico anterior.

A entidade também regulamenta a coleta de resíduos e segurança e higiene dos profissionais, coletores e pacientes pela RDC nº 306/2004. E no caso de clínicas que oferecem serviços radiológicos, a atividade deve estar de acordo com a Portaria SVS/MS nº 453/1998.

Para a abertura e registro do consultório, são necessários os seguintes documentos:

  • Cadastro de Pessoa Jurídica
  • Alvará de Funcionamento da Vigilância Sanitária
  • Alvará de Funcionamento emitido pelo Corpo de Bombeiros;
  • Cadastramento no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde– CNES
  • Registro no Conselho Regional de Odontologia (CRO);
  • Registro na Prefeitura
  • Inscrição no INSS
  • Registro na Junta Comercial, integrado com a Secretaria da Receita Federal;
  • Registro na Secretaria Estadual da Fazenda
  • Enquadramento na Entidade Sindical Patronal
  • Laudo radiométrico, caso fizer uso de aparelhos de raio X

Nesta fase, é muito importante consultar o CRO da sua cidade ou região para saber mais informações e detalhes específicos.

Equipamentos

Alguns aparelhos de Odontologia são comuns em todo consultório, independentemente da especialidade. Já outros são instrumentos de trabalho exclusivos.

Eles são essenciais para o trabalho e devem garantir a segurança do ambiente, o funcionamento de periféricos e auxiliar no diagnóstico clínico.

Na hora da escolha dos equipamentos, devem ser levadas em consideração as aplicações clínicas e a conformidade com as leis.

A princípio, são itens básicos:

  • Conjunto odontológico: cadeira, pedal multifuncional, mesa equipo, unidade auxiliar, refletor halógeno, mocho e micromotor;
  • Aparelho de radiografia;
  • Negatoscópio;
  • Aparelho de profilaxia;
  • Fotopolimerizador;
  • Compressor;
  • Autoclave;
  • Aparelho de sucção;
  • Motor elétrico
  • Câmara escura

Confira a nossa seleção de equipamentos odontológicos à venda na Dental Cremer e entenda o funcionamento de cada um.

Lembre-se que para ter controle dos equipamentos, é recomendável realizar frequentemente relatórios de manutenção preventiva, manutenção corretiva, histórico de incidentes e de falhas técnicas e operacionais.

Para garantir a viabilidade econômica do uso dos aparelhos, é importante também registrar os custos de manutenção, o material de consumo, a disponibilidade de fornecedores, o tempo de garantia e o tempo médio de vida dos equipamentos e acessórios.

Outros itens a serem considerados para os espaços que compõem o consultório odontológico são:

    • Ar condicionado
    • Iluminação
    • Poltronas para espera
    • Mesas
    • Purificador de água
    • Telefone
    • Desktop
    • Aparelho televisor
    • Armário para materiais de limpeza
    • Geladeira, em casos de itens que necessitam refrigeração

Pessoal

A quantidade de funcionários que irá compor a equipe vai depender do porte do consultório odontológico.

Em uma clínica de estrutura mais simples, além da dentista ou do dentista, o ideal é contar com, pelo menos:

  • Secretária odontológica: responsável pela gestão administrativa e atendimento;
  • Auxiliar de saúde bucal: responsável pela higienização e esterilização de materiais, atividades de higiene bucal e demais tarefas de apoio ao dentista;
  • Pessoa para limpeza e serviços gerais: responsável pela limpeza e organização do ambiente.

Ao optar por um quadro reduzido, é muito importante investir, mesmo que futuramente, na capacitação dos funcionários, para que tenham autonomia e o ambiente se torne ainda mais profissional.

Já em uma estrutura mais ampla, podendo ter diversas especialidades, o quadro de funcionários deve ser maior para suprir as demandas da clínica e, além das funções já citadas, é possível contar com:

  • Recepcionista
  • Instrumentador
  • Gestor administrativo
  • Gestor financeiro
  • Gestor de recursos humanos

É comum que a clínica também trabalhe com um técnico em prótese dentária, o chamado Protético, que geralmente tem empresa própria e é terceirizado.

Em questões relacionadas a aspectos legais e tributários, como já mencionado, é fundamental que o consultório odontológico contrate um profissional ou empresa de contabilidade, para que as resoluções existentes na área da Odontologia sejam cumpridas corretamente.

Financeiro

Independente do tamanho da clínica ou especialização, é necessário considerar estratégias para controle financeiro que permitam a redução de riscos com relação a entradas e saídas de recursos.

Para organizar melhor seu planejamento, alguns processos chaves que auxiliam na gestão financeira são:

Fluxo de caixa

O controle financeiro ideal para qualquer empreendimento é realizado por meio do fluxo de caixa, ou seja, o acompanhamento contínuo de lucros e despesas. Esse processo permite que a dentista ou o dentista tenha uma visão ampla da situação financeira da clínica para contabilizar e gerenciar melhor as movimentações de investimentos.

Princípio da entidade

Em linhas gerais, o princípio da entidade determina que o patrimônio de uma empresa deve ser separado do patrimônio pessoal de sócios e/ou proprietário, e está disposto no Artigo 4º da Resolução CFC nº 750/93.

A partir disso, não confunda conta pessoal com a conta do consultório, além de ser uma falha grave de gestão, a prática faz com que a lucratividade não seja atingida e dificulta na hora de reinvestir os recursos.

Gerenciamento de impostos

Com relação a aspectos tributários, é fundamental entender como funciona a declaração do imposto de renda e os impostos municipais, para que esses valores já constem no orçamento, evitando surpresas no fluxo de caixa.

Vale destacar que clínicas que optarem pelo Simples Nacional, sistema de tributação simplificada aplicado às microempresas e empresas de pequeno porte, deverão ter receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões e respeitar os demais requisitos previstos na Lei.

Controle de despesas

Como qualquer lugar, o consultório terá também despesas de água, luz, telefone, internet, material de escritório, produtos de limpeza e manutenção de equipamentos. Embora sejam gastos rotineiros, eles também devem contar com um controle financeiro, principalmente em casos de imprevistos.

Reserva

E falando em imprevisto, é indispensável ter um fundo de reserva para eventuais incidentes. Para isso, estabeleça um valor máximo para a reserva e separe sempre um percentual do lucro mensal com esse objetivo. Quando atingido, é necessário apenas a reposição do valor em caso de desembolsos que ocorram.

Avaliação de empréstimo

Em casos de necessidade de recursos para investir no consultório, a dentista ou o dentista deve ficar atento às propostas de empréstimo, pesquisando todas as opções disponíveis e tendo o máximo de cuidado com condições de pagamento, juros e taxas.

Mantenha tudo dentro do controle financeiro e, sempre que possível, renegocie para evitar a maior incidência de juros.

Contratação de software odontológico

Ao planejar o seu consultório, é importante contar com um software odontológico como uma boa estratégia para controle financeiro.

Primeiro porque você economiza com materiais de escritório, como papéis e agendas, que possuem um gasto muito maior se comparado à mensalidade de um software, que dispõe de prontuário digital e agenda online.

E segundo porque muitas ferramentas disponibilizam a funcionalidade de gestão e controle financeiro, em que é possível acompanhar indicadores, fluxo de caixa e automatização de pagamentos de forma muito mais rápida e eficaz.

Entenda mais sobre a ferramenta no blog da Simples Dental.

Público

Quem você gostaria de atender? Pacientes particulares? De convênios? Entre uma faixa etária exclusiva? Ou de algum nível social específico? Todos os nichos?

Conhecer seu público-alvo é o que vai direcionar suas estratégias de negócio, portanto o planejamento precisa sempre ser pensado considerando o perfil ideal do seu paciente.

Desde como sua clínica vai se comunicar, até com relação a adequações financeiras e estéticas, tudo deve estar de acordo com seu público.

As características, os hábitos e comportamentos, as prioridades dessas pessoas são informações de extrema relevância na hora de escolher a localização do seu consultório, como já mencionado, e mais ainda no seu planejamento de marketing e vendas, o próximo tópico dessa etapa.

Marketing e vendas

Não basta apenas saber como montar seu consultório fisicamente, é indispensável entender também como construir uma presença digital.

Para isso, o marketing odontológico é uma ferramenta vital para que sua marca atinja seu público, atraindo e fidelizando pacientes e colaborando para a saúde financeira do negócio.

Mas ele não se resume a criar um perfil no Instagram e fazer uma ou outra publicação. Para ter resultados efetivos é essencial definir um planejamento estratégico.

Segundo um levantamento da Simples Dental, clínicas que investem em marketing faturam 31% a mais por mês, pois além de implementarem ações muito mais assertivas, dispõem de métricas e indicadores que ajudam a nortear tomadas de decisão e redirecionar investimentos.

Frente a isso, considere no seu planejamento investir em ações de comunicação e ferramentas como:

  • Site: onde suas especialidades, tratamentos, procedimentos e informações, como endereço e contato, estarão evidentes.
  • Redes sociais: os canais mais adequados para estabelecer o relacionamento e interação com seu público
  • Anúncios no Google e Facebook: que permitem um investimento segmentado e otimizado
  • Blog: em que é possível atingir potenciais pacientes por meio de conteúdos educativos e relevantes

O ideal é que a clínica disponha de uma agência ou profissional de marketing para definir as melhores estratégias de acordo com a necessidade e investimento do negócio.

Vale lembrar que é obrigatório que toda e qualquer ação de divulgação esteja de acordo com as regras do Conselho Federal de Odontologia (CFO), que determina o que pode ou não ser publicado.

Para saber mais, acesse o nosso Guia de marketing digital para dentistas.

Atendimento

Um ponto bastante relevante para o planejamento de clínicas odontológicas de qualquer porte é o atendimento.

Oferecer um bom atendimento é um dos fatores que mais pesam no sucesso da clínica, além de ser responsável pela formação de um público fidelizado.

E para ter um atendimento de excelência, é preciso levar em consideração o elemento mais importante desse processo: o público.

Suponha que seu interesse seja de montar seu consultório em uma área ou bairro nobre, nesse caso, além de sua estrutura ser adequada a esse público, o atendimento deve ser mediado por, pelo menos, uma secretária odontológica.

Por outro lado, se sua intenção é estabelecer sua clínica em regiões mais populares e iniciar o serviço sem contar com funcionários, é imprescindível planejar como atender seus pacientes entre uma consulta e outra.

Para isso, marque as consultas considerando a duração do procedimento e mais um tempo para dedicar ao atendimento do cliente, seja na anamnese ou em uma conversa informal, antes de receber o próximo.

O atendimento faz toda a diferença na satisfação e chance de retorno do paciente.

Plano de negócio

Antes de tirar uma ideia do papel, é fundamental organizá-la e colocá-la no papel, certo?

E é com base nas informações que foram analisadas em todos os tópicos anteriores desta primeira etapa que você vai montar o seu plano de negócio.

O plano de negócio nada mais é do que um documento onde constam todos os detalhes e a viabilidade do seu consultório odontológico.

Segundo o Sebrae, ele é uma forma de materializar suas ideias, criar simulações e mostrar um panorama geral do negócio, com a finalidade de prevenir possíveis falhas e incertezas.

Claro, esse planejamento não elimina totalmente os riscos, mas evita que erros sejam cometidos pela falta de análise, aumentando as chances de sucesso.

Com isso, nessa última fase do planejamento, reúna todos os dados e pesquisas que foram realizadas acima e registre-as. Descreva detalhadamente todas as considerações feitas até aqui, tanto sobre fatores internos como externos, e pondere se são realistas.

Documente também aspectos como o nome do seu consultório, seus objetivos e demais particularidades para, a partir disso, tomar as melhores decisões e traçar estratégias consistentes de gestão nas próximas etapas.

Importante: tão essencial quanto desenvolver um plano de negócio é atualizá-lo, pois o cenário da economia e do mercado estão em constante mudança.

Fique atento às etapas de definição e execução, que serão publicadas nas próximas semanas!

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