Veja como otimizar a confirmação de consultas em 5 passos e evitar horários ociosos no seu consultório ou clínica odontológica!

Manter a rentabilidade, a produtividade e a qualidade do atendimento, às vezes, parece uma missão impossível na vida do dentista ou da secretária do consultório, não é mesmo? Principalmente cada vez que um paciente falta sem aviso prévio ou cancela uma consulta em cima da hora: é desperdício de tempo, de trabalho e de recursos. Mas há estratégias de confirmação de consultas que podem reduzir esse prejuízo.

Afinal, há vários motivos que podem causar a falta do paciente. Imprevistos, esquecimento, tempo escasso, fila de espera longa, qualidade do atendimento na hora do agendamento, desinteresse e inexistência de opções ágeis e práticas para o cancelamento da consulta com antecedência são alguns deles.

A questão é que vários desses motivos podem ser evitados quando se tem uma rotina eficiente de confirmação de consultas.

1. Lembretes são confirmação de consultas?

Quando falamos em confirmação de consultas na verdade estamos falando de um sistema eficiente que evite lacunas na agenda. Ou seja, uma estratégia que elimine ou reduza o máximo possível o prejuízo com tempo ocioso, aumentando o faturamento. 

Por isso, fazer a confirmação de consultas não é apenas enviar um lembrete para o paciente. É preciso que ele tenha a possibilidade de responder de forma prática e ágil. Assim, de acordo com a resposta recebida, a secretária pode encaixar um paciente da fila ou antecipar um atendimento, por exemplo.

Em suma, uma confirmação de consulta pressupõe um conjunto de ações que ajudam o dentista a dar mais sustentabilidade ao consultório, tendo como foco a eliminação de horários vagos.

E não tem uma amiga maior do dentista nessa hora do que a tecnologia, principalmente com os sistemas odontológicos que oferecem soluções ágeis e práticas para problemas como esse.

2. Qual a importância da confirmação de consulta?

A confirmação de consulta é importante para evitar a vacância de horário, melhorando a produtividade diária do consultório, aumentando a produtividade e garantindo mais sustentabilidade para a sua clínica.

Basicamente, há quatro tipos de confirmação de consulta. 

Por SMS

As mensagens de texto ou SMS são uma forma bem simples de falar com seus pacientes. É uma comunicação simples, curta e objetiva, embora já seja considerada uma ferramenta ultrapassada frente às novas tecnologias.

Por telefone

É a forma mais tradicional, e também a mais trabalhosa, porque demanda muito tempo da secretária para ligar individualmente para cada paciente. Além disso, muitas vezes, a pessoa não está disponível para atender o telefone, prejudicando a tentativa de contato.

Por WhatsApp

A dica é usar a versão profissional do aplicativo, o WhatsApp Business, que dá mais profissionalismo à sua comunicação. Estabeleça horários para respostas diretas e programe mensagens automáticas para quando não puder responder.

Agendamento online

É o jeito mais eficiente, permitindo mais flexibilidade na marcação e cancelamento de consultas, que podem ser feitas de qualquer lugar, a qualquer momento. A secretária fica livre para realizar outras tarefas mais importantes e a rotina do consultório e do paciente é agilizada.

Principais vantagens do agendamento online

1 – A integração do agendamento online com mensagens de confirmação de consulta automáticas por WhatsApp e SMS é a combinação perfeita. É possível economizar até 30% do tempo da secretária com a automação do processo.

2 – Todas as cadeiras podem ser controladas na agenda online, otimizando a produtividade e melhorando a performance diária da clínica.

3 – O status é atualizado automaticamente, por isso você sempre sabe quando houve alguma mudança e como aproveitar melhor o horário vago;

3. Dicas para diminuir ausência de pacientes

Você já deve ter percebido que muita gente simplesmente esquece ou confunde o horário do dentista. E isso não chega a ser estranho na vida cada vez mais corrida que levamos, não é mesmo?

Mas também tem paciente que não aparece porque tem dificuldade em remarcar, tentou entrar em contato e não conseguiu, ou ficou preso no trânsito e não tinha como avisar, por exemplo. 

Porém se você faz a confirmação de consulta eficiente e descobre esses obstáculos a tempo, pode encontrar uma solução para o seu paciente, remarcando a consulta, e ainda aproveitar a brecha para atender outra pessoa.

Essas 5 dicas podem te ajudar a reduzir a ausência de pacientes de forma eficiente, olha só!

Tenha canais de atendimento mais simples e diretos

Quanto mais simples e diretos foram os canais de atendimento, mais fácil será entrar em contato com o paciente – e ele com você. As mensagens enviadas devem ser claras e possibilitar uma resposta também rápida, prática e eficiente, tornando o processo mais ágil.

Garanta a confirmação com antecedência

Não deixe para fazer a confirmação de consultas em cima da hora. Programe as mensagens para o dia anterior, assim você evita a falta por esquecimento e ainda tem tempo para encaixar outra pessoa em caso de vacância do horário. 

Tenha uma lista de espera

Tenha uma lista de espera composta por pessoas que precisam da consulta, mas que não conseguiram encontrar horário vago na agenda no período desejado e ficaram à disposição para encaixe. 

Disponibilize agendamento online ou aplicativo

O agendamento online ou um aplicativo com o paciente é rápido e prático, tanto para a clínica quanto para os pacientes, que podem marcar sua consulta a qualquer momento, pelo celular. Assim a secretária ou o dentista pode observar em tempo real  de mudanças ou cancelamentos e consegue reorganizar o dia, fazendo uma melhor gestão do tempo. 

Além disso, essa facilidade agrega valor aos seus serviços e mostra que a sua clínica está alinhada com os novos tempos e empenhada em oferecer os melhores serviços.

Utilize um sistema de alerta de retorno

Um sistema de alerta de retorno não deixa que você perca nenhuma data. No Simples Dental você marca a data da nova consulta com todas as informações personalizadas em poucos cliques e ainda conta com envio de confirmação automático para cada paciente. 

Mas é importante frisar que o sistema do Simples Dental não gera uma consulta automaticamente, apenas cria um alerta para 15 dias antes da data prevista. E todos eles podem ser facilmente visualizados na agenda online.

Mantenha os sistemas atualizados

O uso da tecnologia é hoje um dos grandes diferenciais para você se destacar perante os outros dentistas, oferecendo cada vez mais conforto, agilidade e segurança para seus pacientes. 

Para isso, no entanto, é preciso manter os sistemas atualizados com as mais novas tendências em cada área, criando diferenciais que o ajudem a se destacar da concorrência.

4. Sistemas de agendamento do Simples Dental

Com o Simples Dental fica muito mais fácil otimizar a rotina do seu consultório ou clínica minimizando os horários ociosos. Com a agenda online, por exemplo, todas as mudanças são conhecidas na mesma hora em que são feitas, o que permite tomadas de decisões mais rápidas.

Da mesma forma, como todas as cadeiras podem ser controladas através da agenda unificada, o fluxo de pacientes na sala também é beneficiado. E isso se reflete na qualidade da experiência do consumidor, que fica menos tempo na fila de espera.

5. Da confirmação de consulta à fidelização com o Simples Dental

Como você viu, a confirmação de consultas até com aplicativo próprio permite que você ofereça um atendimento de melhor qualidade, ao mesmo tempo em que reduz a vacância de horários. 

Assim, além de fidelizar seus clientes mais facilmente, você otimiza seus horários através de uma agenda online integrada que possibilita tomadas de decisões mais rápidas e assertivas!

Você aumenta sua produtividade e competitividade no mercado, além de pacientes mais satisfeitos com a experiência que você oferece!

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