Controle de estoque para clínicas odontológicas: como fazer?

junho 26, 2024

Controle de estoque para clínicas odontológicas: como fazer?

Você costuma fazer o controle de estoque da sua clínica ou consultório odontológico, dentista? Mais do que apenas um cuidado na sua rotina, essa ação garante que você tenha uma melhor organização e ajuda a evitar desperdícios.

Como consequência, os custos também acabam sendo reduzidos na hora do fechamento. Mas se você não sabe por onde começar o gerenciamento do seu estoque e o que fazer para garantir que seja feito corretamente, não se preocupe. 

No conteúdo a seguir, você encontrará dicas sobre como criar esse controle e também mais benefícios que ele pode te oferecer:

Por que é importante ter um controle de estoque em clínicas odontológicas? Conheça 5 motivos

Pense que está na seguinte situação: você realiza uma compra de materiais odontológicos para o mês, mas alguém da sua equipe acaba precisando pegar uma quantidade maior de um dos itens e não existe um controle que demonstre entrada e saída do estoque. 

Daí, quando você precisar novamente desse item, ele não estará lá, gerando uma situação de constrangimento e também de gastos supérfluos com taxas de urgência para encomendar o material.

Se fosse feito um inventário com todos os itens que foram retirados ou comprados, você certamente teria como prever que um material está em falta ou prestes a acabar, e teria noção de quanto gastaria com isso.

Esse é apenas um exemplo do que pode acabar acontecendo no seu consultório ou clínica quando não existe um controle de estoque. Veja a seguir outros benefícios que essa prática pode trazer na sua rotina:

1. Mantém o espaço organizado

Uma vez que você optou por ter esse tipo de gerenciamento no seu negócio, uma das vantagens é que o seu inventário ficará organizado.

Uma boa organização é importante em qualquer âmbito da vida, tanto pessoal quanto profissional. Quando olhamos para um consultório odontológico, é certo que nenhum paciente fica confortável sendo atendido em salas desorganizadas em uma clínica, certo?

Com mais organização na sua rotina, você obtém:
Mais tempo livre para outras demandas
Menos gastos com itens de urgência
Uma equipe mais alinhada com os seus objetivos

2. Previne perdas

Mesmo se você consegue se organizar sem a presença de um controle de estoque, o que você faria em caso de perdas repentinas ou não planejadas? 

Qualquer profissional está sujeito a lidar com imprevistos como roubos de equipamentos, catástrofes naturais, infiltrações, alagamentos, desabamentos, entre outras situações desagradáveis.

Por isso, ter um gerenciamento eficiente permite que você compreenda mais a respeito dessas perdas caso elas ocorram, para ajudar a calcular prejuízos e gastos extras quando necessário.

3. Deixa a informação mais acessível

Outro benefício associado ao controle de estoque é que você consegue visualizar de forma mais simplificada as quantidades de cada material odontológico, tornando as informações mais claras e auxiliando na comunicação com os outros membros de sua equipe.

4. Poupa despesas

Ao evitar gastos urgentes com fretes, cancelamentos de última hora e materiais que possam estar em falta, você também pode acabar poupando despesas ao optar pelo controle de estoque no seu dia a dia. 

➡️ 7 práticas de gestão de tempo para ampliar seus ganhos

5. Cria parcerias

Por fim, outra vantagem é que um controle de estoque organizado permite que você possa criar um relacionamento mais saudável e direto com seus fornecedores, e isso pode ser benéfico para a sua clínica, gerando recomendações e até mesmo descontos nos preços de insumos.

Controle de estoque digital vs. de papel: qual é o melhor?

O Simples Dental te ajuda a sair do papel, dentista!

Agora que você já está por dentro de alguns dos benefícios que um controle de estoque eficiente pode te oferecer, outra decisão que vale a pena levar em conta é escolher a forma em que o gerenciamento será feito.

Embora alguns dentistas prefiram fazer tudo da maneira tradicional, por meio de papel, hoje em dia existem muitas funcionalidades que tornam a opção digital mais indicada para o seu negócio. Veja alguns destaques:

  • Contador automático: permite atualizações automáticas da quantidade de itens que entram e saem do seu inventário.
  • Sistema integrado para todos: quando alguém da equipe precisa de um item específico, o controle é feito para todos, sem anotações individuais.
  • Busca otimizada de itens: você pode encontrar materiais específicos de acordo com o nome, o tipo de item, a quantidade e outros detalhes que tornam a procura mais ágil.
  • Alerta para nível crítico de estoque: se um item do seu inventário estiver prestes a acabar, o controle digital pode emitir um alerta para te lembrar de fazer um novo pedido.
  • Ajuda para evitar a papelada desnecessária: por fim, o controle digital auxilia com o fim de processos burocráticos e falta de espaço causados pelo acúmulo de papel.

Como começar a organizar o estoque?

Para iniciar sua organização digital, nada melhor do que optar por um software odontológico que te dê segurança e que auxilie em cada etapa do seu gerenciamento.

Veja como o Simples Dental pode te ajudar a otimizar o controle do inventário de sua clínica:

Comece fazendo uma lista

O processo inicial é montar o seu próprio inventário. Liste todos os itens que façam parte do estoque e as suas respectivas especificações, como os tipos de material, fornecedores e quantidades.

Para tornar essa parte mais rápida, você pode contar com a função de Controle de Estoque do Simples Dental, que permite que você cadastre novas entradas e atualize as já existentes.

Controle seu estoque com o Simples Dental:
Separe os itens da maneira que preferir
Poupe gastos com urgências
Crie parcerias com seus fornecedores

Capacite sua equipe

Uma vez que o seu inventário esteja pronto, você precisa apresentá-lo para os outros membros da sua equipe.

Demonstre como deve ser feito o controle e comunique de forma clara como isso ajudará na organização geral da clínica, especialmente quando há múltiplos profissionais atuando no mesmo consultório.

Aprenda a fazer edições

Pode ser necessário editar um item do inventário ou atualizar alguma especificação. Com o Controle de Estoque do Simples Dental, isso pode ser feito rapidamente, sempre que precisar adicionar ou retirar detalhes nas descrições dos produtos.

Acompanhe o histórico quando quiser

Quando você precisar descobrir quem pegou um item do inventário ou em que momento isso foi feito, você também pode acessar o histórico do seu controle, para compreender os motivos por trás de cada item retirado ou adicionado.

O Simples Dental ajuda você com seu controle de estoque

Conte com o melhor software odontológico do mercado para tornar sua rotina de trabalho mais organizada! 

Além do controle de estoque, você ainda pode aproveitar ferramentas que permitem essa praticidade, como a Agenda Online, os Relatórios de Venda e muito mais!

Gerencie o seu inventário com o melhor software odontológico!

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