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Uma boa gestão de clínicas e consultórios traz maior organização, controle e rentabilidade financeira.
Gestão é um conjunto de estratégias, utilizadas como meio, com o objetivo de alavancar um negócio.
Entendemos, portanto, a gestão de clínicas como uma variação da gestão tradicional, aplicada em empresas.
Logo, o primeiro passo ao montar uma clínica odontológica, médica ou qualquer outro negócio é ter como base os princípios da gestão administrativa.
Segundo o Sebrae, há 7 pontos principais a serem observados:
A partir dessas informações vamos destacar conceitos e dicas práticas para aplicar na gestão da sua clínica.
Como apontado acima, a gestão de clínicas é um braço da gestão aplicada para o setor de saúde. Na prática, é preciso atentar para os 7 pontos levantados pelo Sebrae, além de observar as especificidades da área de saúde.
Dar atenção para estes pontos é essencial, pois como mostra um levantamento do IBGE apenas 39,8% das empresas abertas no país sobrevivem além dos 5 anos.
De acordo com especialistas, a taxa de mortalidade está diretamente relacionada à falha de gestão nos anos iniciais dos empreendimentos.
Em entrevista ao Globo, a coordenadora do Sebrae RJ destaca serem a falta de planejamento, o desconhecimento do mercado e a falta de capacitação os principais motivadores dos fechamentos dos negócios. No mercado de odontologia, os números são similares.
É evidente, existe o fator pandemia, que afeta muitos negócios, contudo é preciso observar como boas práticas de gestão reduzem perdas.
Como apontamos acima, o conceito de gestão é único e se bem aplicado, é possível prever, antes mesmo de montar o negócio, quais serão os principais problemas enfrentados e a partir disso já definir caminhos e estratégias para contorná-los.
O plano de negócio é um item essencial para quem quer ter sucesso. Ele, assim como o termo aponta, é um plano para entender o negócio como um todo.
Um alerta importante: o que foi planejado precisa ser posto em prática. Contudo, isso não significa que o plano de negócios é pétreo. Ele deve ser revisto de acordo com os resultados obtidos e as necessidades do negócio e do mercado.
Nele é preciso definir:
Além de apontar estes pontos, é essencial, que na sua estratégia seja considerada uma análise Swot.
Como o próprio nome aponta, a gestão administrativa envolve a administração da empresa como um todo.
Para isso é essencial entender qual é a missão do negócio, para definir metas e quais recursos serão necessários para alcançá-las.
Dentro da área, o gestor precisa ter ciência de:
Aézio Almeida, Founder e CEO da HarmoniClinic, destaca que a condução correta de processos de gestão e o treinamento de profissionais é essencial para uma clínica bem sucedida.
“Desde a concepção da clínica definimos no plano de negócio a decisão por uma gestão 100% digital. Com isso, consigo acompanhar indicadores de saúde do negócio e saber como está a performance de vendas e retornos para poder agir onde for preciso.”
Para 43% dos dentistas, a gestão financeira é uma das principais dores no seu dia a dia. E estes profissionais têm razão em se preocupar, pois o financeiro é o maior indicador de saúde de um negócio.
Neste contexto, não há uma receita de bolo para o sucesso, mas boas práticas que devem ser seguidas, para que a clínica obtenha lucro e cresça.
Em um cenário hipotético, um paciente chega à clínica para um procedimento, é atendido e, no meio do processo, descobre-se que o insumo está em falta.
Embora rara, na web há relatos de pacientes que declaram ter passado por situações similares. E, para evitar isso, é preciso atentar ao estoque e ter um controle minucioso dos insumos utilizados.
O ideal é ter um software odontológico que atende a demanda. Contudo, além do software, é preciso atentar para o preenchimento correto dos dados, pois caso haja falha, um produto que está em falta ainda pode constar com em armazenagem.
Uma boa prática é fazer uma análise diária e assim como no financeiro, ter um controle minucioso de entradas e saídas.
Projetar, definir caminhos e metas para a área de marketing e vendas de uma clínica é central para aumentar o número de pacientes e, principalmente, focar na retenção dos pacientes atuais e aumento do ticket médio.
De acordo com pesquisa da Simples Dental, 41% dos dentistas encontram barreiras em conquistar novos clientes particulares. Contudo é preciso avaliar: o problema é realmente este?
Vamos analisar um cenário hipotético: uma clínica recebe 30 pacientes diariamente, sendo que, deste total, 25 via planos.
Partindo desta lógica, é importante usar o marketing para reter esses clientes e fazer a eles vendas casadas.
A mesma lógica vale para pacientes particulares, pois se a clínica atende apenas a uma demanda pontual, além de perder oportunidades, não há a criação de uma relação mais profunda entre empresa e cliente.
Para iniciar a estratégia é possível observar:
É importante ressaltar que a aplicação das estratégias de gestão de clínicas e consultórios apontadas nos tópicos anteriores refletem diretamente na lucratividade, na organização e na satisfação dos pacientes.
Um ponto importante a destacar é o foco na retenção dos clientes atuais e no incremento de ticket médio a partir dos clientes já fidelizados.
O investimento em retenção, como aponta o professor e economista Philip Kotler, pode ser até 7 vezes mais barato que a captação de novos clientes.
Além disso, uma pesquisa da Simples Dental mostra que 87% dos dentistas recebem novos clientes a partir de indicação. O número reforça a necessidade de investimento em clientes já atendidos pela clínica.
Entre as estratégias para transformar pacientes fidelizados em indicadores da marca estão:
Focar seu marketing e vendas em ações que também buscam a retenção e a satisfação do paciente trazem para a clínica, benéficos como:
A Análise Swot é uma estratégia focada em entender quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um negócio.
Como fazer a swot:
Após esta mapeamento, coloque tudo em um local único e faça o cruzamento das informações respondendo às perguntas:
A análise swot é uma ferramenta importante e essencial, que pode ser utilizada de tempos em tempos, dentro das necessidades do negócio. Baixe um template da análise aqui: swot.
Criado na década de 50, o Ciclo PDCA surgiu no contexto de aprimorar processos na indústria no Japão.
Com o passar dos anos, ele se tornou uma ferramenta importante na gestão e na solução de problemas, podendo ser usado para aprimorar tanto processos, como uma atividade em específico.
A ideia do PDCA é:
P (Plan) → Planejar: definir o que é esperado de um processo, ou atividade;
D (Do) → Fazer: colocar em prática o que foi planejado;
C (Check) → Verificar: observar quais foram os resultados da ação sobre o planejamento;
A (Act) → Agir: a partir dos resultados obtidos construir um plano de ação para melhorias se necessário e se tudo ocorreu dentro do esperado, desenhar um playbook para o processo.
Você já parou para analisar quantos dados uma clínica ou consultório produz por dia?
Cada dado que é gerado é importante e pode ser utilizado para “n” situações, contudo o ponto essencial é entender que dados são importantes para cada momento da jornada do cliente e também quais dados contribuem para a gestão do negócio.
Por exemplo:
Se há um CRM na clínica, é possível construir uma cadência de nutrição e educação para o paciente sobre a importância da saúde bucal.
Além disso, é possível construir um funil de vendas para aprovação de orçamentos, etc. Novamente, é essencial olhar para os dados e entender em que momento da jornada ele é importante.
Já os dados da clínica, podem ser usados para otimização de tempo e atendimento. Ou seja, se a secretaria investe 4h do seu dia em confirmações de consulta, ela tem apenas 4h para todas as outras atividades.
Com o dado em mãos é possível construir caminhos para otimizar o tempo e, além disso, planejar para onde o tempo economizado será direcionado.
A metodologia ágil é um conjunto de estratégias que em 2001 deu origem ao Manifesto Ágil.
Muito aplicada em empresas de tecnologia, o Ágil pode ser replicado para quaisquer situações ou negócios.
Na prática, a ideia é organizar as atividades em tarefas executáveis, dentro de uma semana ou quinzena, com cerimônias específicas para acompanhar a evolução do trabalho.
Quais são as cerimônias:
Uma das formas mais rápidas e seguras de fazer a gestão odontológica é através de softwares.
No mercado, algumas opções se destacam, mas antes de buscar por um software é importante entender qual é a demanda do seu negócio. Isto é, que sistema odontológico melhor atende a clínica ou consultório e principalmente: qual seu objetivo com o software.
Os software mais indicados do mercado são:
Para entender mais sobre cada um, acesse: os melhores sistemas odontológicos do mercado
Aprenda um passo a passo para sair do nível básico da gestão da sua clínica e alcançar maiores ganhos com este método completo.
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