Como otimizar a gestão de clínicas de odontologia
Uma boa gestão de clínicas e consultórios traz maior organização, controle e rentabilidade financeira.
Gestão é um conjunto de estratégias, utilizadas como meio, com o objetivo de alavancar um negócio.
Entendemos, portanto, a gestão de clínicas como uma variação da gestão tradicional, aplicada em empresas.
Logo, o primeiro passo ao montar uma clínica odontológica, médica ou qualquer outro negócio é ter como base os princípios da gestão administrativa.
Segundo o Sebrae, há 7 pontos principais a serem observados:
- Desenvolver um plano de negócios
- Pesquisar e entender o mercado
- Ter uma organização financeira
- Focar em resultados
- Contratar pessoas corretas de forma correta
- Ter um controle de inadimplência
- Ter estratégias definidas de marketing e vendas
A partir dessas informações vamos destacar conceitos e dicas práticas para aplicar na gestão da sua clínica.
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MENU DE NAVEGAÇÃO
1 → O que é gestão de clínicas
2 → Pilares para uma gestão de sucesso
3 → Benefícios da gestão de clínicas
4 → Ferramentas e sistemas para gerir sua clínica
5 → Softwares para gestão de clínicas e consultórios
6 → Cursos de gestão para dentistas
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1 → O que é gestão de clínicas?
Como apontado acima, a gestão de clínicas é um braço da gestão aplicada para o setor de saúde. Na prática, é preciso atentar para os 7 pontos levantados pelo Sebrae, além de observar as especificidades da área de saúde.
Dar atenção para estes pontos é essencial, pois como mostra um levantamento do IBGE apenas 39,8% das empresas abertas no país sobrevivem além dos 5 anos.
De acordo com especialistas, a taxa de mortalidade está diretamente relacionada à falha de gestão nos anos iniciais dos empreendimentos.
Em entrevista ao Globo, a coordenadora do Sebrae RJ destaca serem a falta de planejamento, o desconhecimento do mercado e a falta de capacitação os principais motivadores dos fechamentos dos negócios. No mercado de odontologia, os números são similares.
É evidente, existe o fator pandemia, que afeta muitos negócios, contudo é preciso observar como boas práticas de gestão reduzem perdas.
2 → Pilares para uma gestão de sucesso
Como apontamos acima, o conceito de gestão é único e se bem aplicado, é possível prever, antes mesmo de montar o negócio, quais serão os principais problemas enfrentados e a partir disso já definir caminhos e estratégias para contorná-los.
Plano de negócios
O plano de negócio é um item essencial para quem quer ter sucesso. Ele, assim como o termo aponta, é um plano para entender o negócio como um todo.
Um alerta importante: o que foi planejado precisa ser posto em prática. Contudo, isso não significa que o plano de negócios é pétreo. Ele deve ser revisto de acordo com os resultados obtidos e as necessidades do negócio e do mercado.
Nele é preciso definir:
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- visão e missão;
- descrição geral da empresa;
- análise estratégica;
- plano de marketing e vendas;
- planejamento financeiro;
- quem serão os consumidores
- possíveis fornecedores;
- produtos e serviços;
- concorrência;
- localização;
- como será a operação
- resumo executivo do empreendimento;
Além de apontar estes pontos, é essencial, que na sua estratégia seja considerada uma análise Swot.
Gestão administrativa
Como o próprio nome aponta, a gestão administrativa envolve a administração da empresa como um todo.
Para isso é essencial entender qual é a missão do negócio, para definir metas e quais recursos serão necessários para alcançá-las.
Dentro da área, o gestor precisa ter ciência de:
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- quem é responsável pelo o quê;
- organização de equipes;
- saber delegar;
- conhecer minimamente os processos da empresa;
- conhecer todas as metas;
- analisar os indicadores da clínica;
- coordenar e participar das tomadas de decisões;
- coordenar e participar da definição de metas;
- acompanhar a satisfação dos clientes.
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Aézio Almeida, Founder e CEO da HarmoniClinic, destaca que a condução correta de processos de gestão e o treinamento de profissionais é essencial para uma clínica bem sucedida.
“Desde a concepção da clínica definimos no plano de negócio a decisão por uma gestão 100% digital. Com isso, consigo acompanhar indicadores de saúde do negócio e saber como está a performance de vendas e retornos para poder agir onde for preciso.”
Gestão financeira
Para 43% dos dentistas, a gestão financeira é uma das principais dores no seu dia a dia. E estes profissionais têm razão em se preocupar, pois o financeiro é o maior indicador de saúde de um negócio.
Neste contexto, não há uma receita de bolo para o sucesso, mas boas práticas que devem ser seguidas, para que a clínica obtenha lucro e cresça.
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- detalhe despesas fixas da clínica;
- considere os impostos a serem pagos;
- detalhe quais serão as despesas sazonais;
- defina suas fonte de receita;
- detalhe qual sua margem de lucro;
- defina seu capital de giro;
- tenha controle fino sobre o estoque;
- mantenha um controle diário de entradas e saídas;
- prepare soluções para quaisquer cenários;
- não misture o financeiro pessoal com o da empresa;
- contrate um software para automatizar e gerir seu financeiro;
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Gestão de estoque
Em um cenário hipotético, um paciente chega à clínica para um procedimento, é atendido e, no meio do processo, descobre-se que o insumo está em falta.
Embora rara, na web há relatos de pacientes que declaram ter passado por situações similares. E, para evitar isso, é preciso atentar ao estoque e ter um controle minucioso dos insumos utilizados.
O ideal é ter um software odontológico que atende a demanda. Contudo, além do software, é preciso atentar para o preenchimento correto dos dados, pois caso haja falha, um produto que está em falta ainda pode constar com em armazenagem.
Uma boa prática é fazer uma análise diária e assim como no financeiro, ter um controle minucioso de entradas e saídas.
Gestão de marketing, vendas e pacientes
Projetar, definir caminhos e metas para a área de marketing e vendas de uma clínica é central para aumentar o número de pacientes e, principalmente, focar na retenção dos pacientes atuais e aumento do ticket médio.
De acordo com pesquisa da Simples Dental, 41% dos dentistas encontram barreiras em conquistar novos clientes particulares. Contudo é preciso avaliar: o problema é realmente este?
Vamos analisar um cenário hipotético: uma clínica recebe 30 pacientes diariamente, sendo que, deste total, 25 via planos.
Partindo desta lógica, é importante usar o marketing para reter esses clientes e fazer a eles vendas casadas.
A mesma lógica vale para pacientes particulares, pois se a clínica atende apenas a uma demanda pontual, além de perder oportunidades, não há a criação de uma relação mais profunda entre empresa e cliente.
Para iniciar a estratégia é possível observar:
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- quantos pacientes de convênio são fiéis à clínica;
- entender no prontuário, possíveis serviços casados;
- oferecer ao paciente o serviço.
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3 → Benefícios da gestão de clínicas
É importante ressaltar que a aplicação das estratégias de gestão de clínicas e consultórios apontadas nos tópicos anteriores refletem diretamente na lucratividade, na organização e na satisfação dos pacientes.
Um ponto importante a destacar é o foco na retenção dos clientes atuais e no incremento de ticket médio a partir dos clientes já fidelizados.
O investimento em retenção, como aponta o professor e economista Philip Kotler, pode ser até 7 vezes mais barato que a captação de novos clientes.
Além disso, uma pesquisa da Simples Dental mostra que 87% dos dentistas recebem novos clientes a partir de indicação. O número reforça a necessidade de investimento em clientes já atendidos pela clínica.
Entre as estratégias para transformar pacientes fidelizados em indicadores da marca estão:
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- atendimento pessoalizado: invista em informações que demonstrem o quanto você conhece do paciente;
- use um software odontológico: busque um sistema que o aproxima ainda mais do seu paciente;
- entenda qual a intenção do paciente: ao chegar na clínica para fazer limpeza, o paciente quer apenas esse serviço, certo? Depende, o marketing digital nos ensina que as pessoas são suscetíveis a mudanças comportamentais baseadas nas suas expectativas, logo:
- alinhe expectativas: busque entender quais são elas e dentro do possível ofereça serviços que atendam à necessidade do paciente. Voltando ao paciente que busca a profilaxia, ele também pode estar interessado em um clareamento, você só irá saber se perguntar ao cliente.
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Focar seu marketing e vendas em ações que também buscam a retenção e a satisfação do paciente trazem para a clínica, benéficos como:
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- aumento do ticket médio: vendendo mais para seus pacientes atuais, você aumenta a lucratividade da clínica.
- reforço de marca: para 87% dos dentistas o canal que mais traz novos pacientes é a indicação. Com isso em mente, quanto mais clientes satisfeitos você impactar, mais clientes você terá.
- controle sobre tudo: com a gestão bem trabalhada, o controle sobre a clínica fica maior e com isso é possível observar onde estão as oportunidades e onde estão as fraquezas do negócio e agir sobre elas.
- centralização das informações: uma das premissas da gestão é a organização. Logo: o ideal é direcionar a centralização das informações da clínica e dos pacientes.
- agilidade nos processos: otimize o tempo de todos os profissionais e garanta que os clientes tenham um atendimento mais pessoal e focado na sua intenção.
- segurança das informações: garanta que todas as informações dos seus pacientes e da clínica estejam seguras e de fácil acesso.
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4 → Ferramentas e sistemas para gerir sua clínica
Análise Swot
A Análise Swot é uma estratégia focada em entender quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um negócio.
Como fazer a swot:
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- defina as forças do negócio: quais são as forças do negócio, por exemplo, localização, profissionais renomados, preço, etc. Liste todas as forças do negócio
- defina as fraquezas do negócio: liste todos os pontos que são considerados sensíveis e podem vir a ser algum problema no futuro, por exemplo: concorrências, imaturidade dos profissionais, mão de obra qualificada, etc.
- defina as oportunidades: aponte quaisquer oportunidades e possibilidades vistas. Por exemplo: atrair clientes de planos de saúde e fazer vendas casadas; fidelizar os clientes do bairro, ter um programa de indicação, etc.
- defina as ameaças: quais pontos podem virar contra o seu negócio no decorrer do processo. Por exemplo: concorrência muito forte, insatisfação dos clientes com atrasos, aluguel muito caro.
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Após esta mapeamento, coloque tudo em um local único e faça o cruzamento das informações respondendo às perguntas:
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- Como transformar oportunidades em forças?
- Como reduzir ameaças com nossas forças?
- Como mitigar fraquezas com oportunidades?
- Como mitigar problemas onde fraquezas e ameaças se encontram?
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A análise swot é uma ferramenta importante e essencial, que pode ser utilizada de tempos em tempos, dentro das necessidades do negócio. Baixe um template da análise aqui: swot.
Ciclo PDCA
Criado na década de 50, o Ciclo PDCA surgiu no contexto de aprimorar processos na indústria no Japão.
Com o passar dos anos, ele se tornou uma ferramenta importante na gestão e na solução de problemas, podendo ser usado para aprimorar tanto processos, como uma atividade em específico.
A ideia do PDCA é:
P (Plan) → Planejar: definir o que é esperado de um processo, ou atividade;
D (Do) → Fazer: colocar em prática o que foi planejado;
C (Check) → Verificar: observar quais foram os resultados da ação sobre o planejamento;
A (Act) → Agir: a partir dos resultados obtidos construir um plano de ação para melhorias se necessário e se tudo ocorreu dentro do esperado, desenhar um playbook para o processo.
Dados
Você já parou para analisar quantos dados uma clínica ou consultório produz por dia?
Cada dado que é gerado é importante e pode ser utilizado para “n” situações, contudo o ponto essencial é entender que dados são importantes para cada momento da jornada do cliente e também quais dados contribuem para a gestão do negócio.
Por exemplo:
Se há um CRM na clínica, é possível construir uma cadência de nutrição e educação para o paciente sobre a importância da saúde bucal.
Além disso, é possível construir um funil de vendas para aprovação de orçamentos, etc. Novamente, é essencial olhar para os dados e entender em que momento da jornada ele é importante.
Já os dados da clínica, podem ser usados para otimização de tempo e atendimento. Ou seja, se a secretaria investe 4h do seu dia em confirmações de consulta, ela tem apenas 4h para todas as outras atividades.
Com o dado em mãos é possível construir caminhos para otimizar o tempo e, além disso, planejar para onde o tempo economizado será direcionado.
Sistema Agile
A metodologia ágil é um conjunto de estratégias que em 2001 deu origem ao Manifesto Ágil.
Muito aplicada em empresas de tecnologia, o Ágil pode ser replicado para quaisquer situações ou negócios.
Na prática, a ideia é organizar as atividades em tarefas executáveis, dentro de uma semana ou quinzena, com cerimônias específicas para acompanhar a evolução do trabalho.
Quais são as cerimônias:
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- planning: organização semanal ou quinzenal das tarefas de todos os profissionais;
- dailies: reunião diária, de até 15 minutos, para acompanhar a evolução das tarefas e agir sobre possíveis problemas;
- review: reunião final para avaliar as tarefas entregues, avaliar as evoluções e corrigir possíveis erros.
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5 → Softwares para gestão de clínicas e consultórios
Uma das formas mais rápidas e seguras de fazer a gestão odontológica é através de softwares.
No mercado, algumas opções se destacam, mas antes de buscar por um software é importante entender qual é a demanda do seu negócio. Isto é, que sistema odontológico melhor atende a clínica ou consultório e principalmente: qual seu objetivo com o software.
Os software mais indicados do mercado são:
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- Simples Dental
- Clinicorp
- Dental Office
- EasyDental
- Controle Odonto
Para entender mais sobre cada um, acesse: os melhores sistemas odontológicos do mercado
6 → Cursos de gestão para dentistas
- Gestão Total – Weder Carneiro
Aprenda um passo a passo para sair do nível básico da gestão da sua clínica e alcançar maiores ganhos com este método completo.
https://odontobranding.com.br/gestao-total
- iDent
O iDent é um canal de educação para dentistas, com mais de 600 aulas de alto nível e os professores mais renomados do país disponibilizando seus cursos e aulas na plataforma.
https://www.ident.com.br
- O Pulo do Gato – Felipe Valverde
Aprenda sobre gestão, vendas e marketing na odontologia partindo da experiência e vivência de um dentista referência em todo o Brasil por sua odontologia “mão na massa”.
https://t.me/fevalverde
- Dentista Além do Mocho – Karina Caporal
Com este curso você aprende a conquistar pacientes particulares, ultrapassar a barreira dos 10 mil reais de faturamento e se diferenciar como dentista na sua cidade.
https://lp.karinacaporal.com.br/2107matricula
