Como otimizar a gestão de clínicas de odontologia

Uma boa gestão de clínicas e consultórios traz maior organização, controle e rentabilidade financeira.

Gestão é um conjunto de estratégias, utilizadas como meio, com o objetivo de alavancar um negócio. 

Entendemos, portanto, a gestão de clínicas como uma variação da gestão tradicional, aplicada em empresas. 

Logo, o primeiro passo ao montar uma clínica odontológica, médica ou qualquer outro negócio é ter como base os princípios da gestão administrativa. 

Segundo o Sebrae, há 7 pontos principais a serem observados:

  • Desenvolver um plano de negócios
  • Pesquisar e entender o mercado
  • Ter uma organização financeira
  • Focar em resultados
  • Contratar pessoas corretas de forma correta
  • Ter um controle de inadimplência
  • Ter estratégias definidas de marketing e vendas

A partir dessas informações vamos destacar conceitos e dicas práticas para aplicar na gestão da sua clínica.

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MENU DE NAVEGAÇÃO

1 → O que é gestão de clínicas

2 → Pilares para uma gestão de sucesso

       Plano de negócios

       Gestão administrativa

       Gestão financeira

       Gestão de estoque

       Gestão de marketing e vendas

3 → Benefícios da gestão de clínicas

4 → Ferramentas e sistemas para gerir sua clínica

       Análise Swot

       Ciclo PDCA

       Dados

       Sistema Agile

5 → Softwares para gestão de clínicas e consultórios

6 → Cursos de gestão para dentistas

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1 → O que é gestão de clínicas?

Como apontado acima, a gestão de clínicas é um braço da gestão aplicada para o setor de saúde. Na prática, é preciso atentar para os 7 pontos levantados pelo Sebrae, além de observar as especificidades da área de saúde.

Dar atenção para estes pontos é essencial, pois como mostra um levantamento do IBGE apenas 39,8% das empresas abertas no país sobrevivem além dos 5 anos. 

De acordo com especialistas, a taxa de mortalidade está diretamente relacionada à falha de gestão nos anos iniciais dos empreendimentos. 

Em entrevista ao Globo, a coordenadora do Sebrae RJ destaca serem a falta de planejamento, o desconhecimento do mercado e a falta de capacitação os principais motivadores dos fechamentos dos negócios. No mercado de odontologia, os números são similares.

É evidente, existe o fator pandemia, que afeta muitos negócios, contudo é preciso observar como boas práticas de gestão reduzem perdas.

2 → Pilares para uma gestão de sucesso

Como apontamos acima, o conceito de gestão é único e se bem aplicado, é possível prever, antes mesmo de montar o negócio, quais serão os principais problemas enfrentados e a partir disso já definir caminhos e estratégias para contorná-los.

Plano de negócios

O plano de negócio é um item essencial para quem quer ter sucesso. Ele, assim como o termo aponta, é um plano para entender o negócio como um todo. 

Um alerta importante: o que foi planejado precisa ser posto em prática. Contudo, isso não significa que o plano de negócios é pétreo. Ele deve ser revisto de acordo com os resultados obtidos e as necessidades do negócio e do mercado.

Nele é preciso definir:

    • visão e missão;
    • descrição geral da empresa;
    • análise estratégica;
    • plano de marketing e vendas;
    • planejamento financeiro;
    • quem serão os consumidores
    • possíveis fornecedores;
    • produtos e serviços;
    • concorrência;
    • localização;
    • como será a operação
    • resumo executivo do empreendimento;

Além de apontar estes pontos, é essencial, que na sua estratégia seja considerada uma análise Swot.

Gestão administrativa

Como o próprio nome aponta, a gestão administrativa envolve a administração da empresa como um todo. 

Para isso é essencial entender qual é a missão do negócio, para definir metas e quais recursos serão necessários para alcançá-las. 

Dentro da área, o gestor precisa ter ciência de:

      • quem é responsável pelo o quê;
      • organização de equipes;
      • saber delegar;
      • conhecer minimamente os processos da empresa;
      • conhecer todas as metas;
      • analisar os indicadores da clínica;
      • coordenar e participar das tomadas de decisões;
      • coordenar e participar da definição de metas;
      • acompanhar a satisfação dos clientes.

Aézio Almeida, Founder e CEO da HarmoniClinic, destaca que a condução correta de processos de gestão e o treinamento de profissionais é essencial para uma clínica bem sucedida. 

“Desde a concepção da clínica definimos no plano de negócio a decisão por uma gestão 100% digital. Com isso, consigo acompanhar indicadores de saúde do negócio e saber como está a performance de vendas e retornos para poder agir onde for preciso.”

Gestão financeira

Para 43% dos dentistas, a gestão financeira é uma das principais dores no seu dia a dia. E estes profissionais têm razão em se preocupar, pois o financeiro é o maior indicador de saúde de um negócio.

Neste contexto, não há uma receita de bolo para o sucesso, mas boas práticas que devem ser seguidas, para que a clínica obtenha lucro e cresça. 

      • detalhe despesas fixas da clínica;
      • considere os impostos a serem pagos;
      • detalhe quais serão as despesas sazonais;
      • defina suas fonte de receita;
      • detalhe qual sua margem de lucro;
      • defina seu capital de giro;
      • tenha controle fino sobre o estoque;
      • mantenha um controle diário de entradas e saídas;
      • prepare soluções para quaisquer cenários; 
      • não misture o financeiro pessoal com o da empresa;
      • contrate um software para automatizar e gerir seu financeiro;

Gestão de estoque

Em um cenário hipotético, um paciente chega à clínica para um procedimento, é atendido e, no meio do processo, descobre-se que o insumo está em falta. 

Embora rara, na web há relatos de pacientes que declaram ter passado por situações similares. E, para evitar isso, é preciso atentar ao estoque e ter um controle minucioso dos insumos utilizados. 

O ideal é ter um software odontológico que atende a demanda. Contudo,  além do software, é preciso atentar para o preenchimento correto dos dados, pois caso haja falha, um produto que está em falta ainda pode constar com em armazenagem.

Uma boa prática é fazer uma análise diária e assim como no financeiro, ter um controle minucioso de entradas e saídas.

Gestão de marketing, vendas e pacientes

Projetar, definir caminhos e metas para a área de marketing e vendas de uma clínica é central para aumentar o número de pacientes e, principalmente, focar na retenção dos pacientes atuais e aumento do ticket médio. 

De acordo com pesquisa da Simples Dental, 41% dos dentistas encontram barreiras em conquistar novos clientes particulares. Contudo é preciso avaliar: o problema é realmente este? 

Vamos analisar um cenário hipotético: uma clínica recebe 30 pacientes diariamente, sendo que, deste total, 25 via planos.

Partindo desta lógica, é importante usar o marketing para reter esses clientes e fazer a eles vendas casadas. 

A mesma lógica vale para pacientes particulares, pois se a clínica atende apenas a uma demanda pontual, além de perder oportunidades, não há a criação de uma relação mais profunda entre empresa e cliente. 

Para iniciar a estratégia é possível observar:

      • quantos pacientes de convênio são fiéis à clínica;
      • entender no prontuário, possíveis serviços casados;
      • oferecer ao paciente o serviço.

3 → Benefícios da gestão de clínicas

É importante ressaltar que a aplicação das estratégias de gestão de clínicas e consultórios apontadas nos tópicos anteriores refletem diretamente na lucratividade, na organização e na satisfação dos pacientes. 

Um ponto importante a destacar é o foco na retenção dos clientes atuais e no incremento de ticket médio a partir dos clientes já fidelizados. 

O investimento em retenção, como aponta o professor e economista Philip Kotler, pode ser até  7 vezes mais barato que a captação de novos clientes. 

Além disso, uma pesquisa da Simples Dental mostra que 87% dos dentistas recebem novos clientes a partir de indicação. O número reforça a necessidade de investimento em clientes já atendidos pela clínica. 

Entre as estratégias para transformar pacientes fidelizados em indicadores da marca estão:

      • atendimento pessoalizado: invista em informações que demonstrem o quanto você conhece do paciente;
      • use um software odontológico: busque um sistema que o aproxima ainda mais do seu paciente;
      • entenda qual a intenção do paciente: ao chegar na clínica para fazer limpeza, o paciente quer apenas esse serviço, certo? Depende, o marketing digital nos ensina que as pessoas são suscetíveis a mudanças comportamentais baseadas nas suas expectativas, logo:
      • alinhe expectativas: busque entender quais são elas e dentro do possível ofereça serviços que atendam à necessidade do paciente. Voltando ao paciente que busca a profilaxia, ele também pode estar interessado em um clareamento, você só irá saber se perguntar ao cliente.  

Focar seu marketing e vendas em ações que também buscam a retenção e a satisfação do paciente trazem para a clínica, benéficos como:

      1. aumento do ticket médio: vendendo mais para seus pacientes atuais, você aumenta a lucratividade da clínica.
      2. reforço de marca: para 87% dos dentistas o canal que mais traz novos pacientes é a indicação. Com isso em mente, quanto mais clientes satisfeitos você impactar, mais clientes você terá. 
      3. controle sobre tudo: com a gestão bem trabalhada, o controle sobre a clínica fica maior e com isso é possível observar onde estão as oportunidades e onde estão as fraquezas do negócio e agir sobre elas.
      4. centralização das informações: uma das premissas da gestão é a organização. Logo: o ideal é direcionar a centralização das informações da clínica e dos pacientes.
      5. agilidade nos processos: otimize o tempo de todos os profissionais e garanta que os clientes tenham um atendimento mais pessoal e focado na sua intenção.
      6. segurança das informações: garanta que todas as informações dos seus pacientes e da clínica estejam seguras e de fácil acesso.

4 → Ferramentas e sistemas para gerir sua clínica

Análise Swot

A Análise Swot é uma estratégia focada em entender quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um negócio.

Como fazer a swot:

      • defina as forças do negócio: quais são as forças do negócio, por exemplo, localização, profissionais renomados, preço, etc. Liste todas as forças do negócio 
      • defina as fraquezas do negócio: liste todos os pontos que são considerados sensíveis e podem vir a ser algum problema no futuro, por exemplo: concorrências, imaturidade dos profissionais, mão de obra qualificada, etc.
      • defina as oportunidades: aponte quaisquer oportunidades e possibilidades vistas. Por exemplo: atrair clientes de planos de saúde e fazer vendas casadas; fidelizar os clientes do bairro, ter um programa de indicação, etc. 
      • defina as ameaças: quais pontos podem virar contra o seu negócio no decorrer do processo. Por exemplo: concorrência muito forte, insatisfação dos clientes com atrasos, aluguel muito caro. 

Após esta mapeamento, coloque tudo em um local único e faça o cruzamento das informações respondendo às perguntas:

      1. Como transformar oportunidades em forças?
      2. Como reduzir ameaças com nossas forças?
      3. Como mitigar fraquezas com oportunidades?
      4. Como mitigar problemas onde fraquezas e ameaças se encontram?

A análise swot é uma ferramenta importante e essencial, que pode ser utilizada de tempos em tempos, dentro das necessidades do negócio. Baixe um template da análise aqui: swot.

Ciclo PDCA

Criado na década de 50, o Ciclo PDCA surgiu no contexto de aprimorar processos na indústria no Japão. 

Com o passar dos anos, ele se tornou uma ferramenta importante na gestão e na solução de problemas, podendo ser usado para aprimorar tanto processos, como uma atividade em específico. 

A ideia do PDCA é:

P (Plan) → Planejar: definir o que é esperado de um processo, ou atividade;

D (Do)  → Fazer: colocar em prática o que foi planejado;

C (Check) → Verificar: observar quais foram os resultados da ação sobre o planejamento;

A (Act) → Agir: a partir dos resultados obtidos construir um plano de ação para melhorias se necessário e se tudo ocorreu dentro do esperado, desenhar um playbook para o processo.

Dados

Você já parou para analisar quantos dados uma clínica ou consultório produz por dia?

Cada dado que é gerado é importante e pode ser utilizado para “n” situações, contudo o ponto essencial é entender que dados são importantes para cada momento da jornada do cliente e também quais dados contribuem para a gestão do negócio. 

Por exemplo: 

Se há um CRM na clínica, é possível construir uma cadência de nutrição e educação para o paciente sobre a importância da saúde bucal.

Além disso, é possível construir um funil de vendas para aprovação de orçamentos, etc. Novamente, é essencial olhar para os dados e entender em que momento da jornada ele é importante. 

Já os dados da clínica, podem ser usados para otimização de tempo e atendimento. Ou seja, se a secretaria investe 4h do seu dia em confirmações de consulta, ela tem apenas 4h para todas as outras atividades.

Com o dado em mãos é possível construir caminhos para otimizar o tempo e, além disso, planejar para onde o tempo economizado será direcionado.   

Sistema Agile

A metodologia ágil é um conjunto de estratégias que em 2001 deu origem ao Manifesto Ágil

Muito aplicada em empresas de tecnologia, o Ágil pode ser replicado para quaisquer situações ou negócios.

Na prática, a ideia é organizar as atividades em tarefas executáveis, dentro de uma semana ou quinzena, com cerimônias específicas para acompanhar a evolução do trabalho.

Quais são as cerimônias:

      • planning: organização semanal ou quinzenal das tarefas de todos os profissionais;
      • dailies: reunião diária, de até 15 minutos, para acompanhar a evolução das tarefas e agir sobre possíveis problemas;
      • review: reunião final para avaliar as tarefas entregues, avaliar as evoluções e corrigir possíveis erros.

5 → Softwares para gestão de clínicas e consultórios

Uma das formas mais rápidas e seguras de fazer a gestão odontológica é através de softwares. 

No mercado, algumas opções se destacam, mas antes de buscar por um software é importante entender qual é a demanda do seu negócio. Isto é, que sistema odontológico melhor atende a clínica ou consultório e principalmente: qual seu objetivo com o software. 

Os software mais indicados do mercado são:

    1. Simples Dental 
    2. Clinicorp
    3. Dental Office
    4. EasyDental
    5. Controle Odonto

Para entender mais sobre cada um, acesse: os melhores sistemas odontológicos do mercado

6 → Cursos de gestão para dentistas

  • Gestão Total – Weder Carneiro

Aprenda um passo a passo para sair do nível básico da gestão da sua clínica e alcançar maiores ganhos com este método completo.
https://odontobranding.com.br/gestao-total

  • iDent

O iDent é um canal de educação para dentistas, com mais de 600 aulas de alto nível e os professores mais renomados do país disponibilizando seus  cursos e aulas na plataforma.
https://www.ident.com.br

  • O Pulo do Gato – Felipe Valverde

Aprenda sobre gestão, vendas e marketing na odontologia partindo da experiência e vivência de um dentista referência em todo o Brasil por sua odontologia “mão na massa”.
https://t.me/fevalverde

  • Dentista Além do Mocho – Karina Caporal

Com este curso você aprende a conquistar pacientes particulares, ultrapassar a barreira dos 10 mil reais de faturamento e se diferenciar como dentista na sua cidade.
https://lp.karinacaporal.com.br/2107matricula

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