As métricas para clínica odontológica são ferramentas essenciais para quem quer transformar dados em decisões estratégicas. 

Na rotina de uma clínica odontológica, muitos dentistas enfrentam dificuldades para entender por que estão trabalhando muito e faturando pouco. 

Muitas vezes, o problema não está na quantidade de pacientes, mas na falta de clareza sobre o que está (ou não) funcionando na gestão da clínica.

Neste artigo, reunimos os principais ensinamentos da cirurgiã-dentista Flávia Benali, especialista em gestão e embaixadora do Simples Dental, sobre como usar métricas simples para identificar gargalos e tomar decisões mais estratégicas na clínica.

1. Taxa de comparecimento

Esse indicador comprova quantos pacientes agendados realmente comparecem à consulta. O ideal é manter essa taxa entre 85% e 90%.

Se a taxa está baixa, o problema pode estar em:

• Falta de confirmação personalizada;
  
• Atrasos frequentes por parte do profissional;
  
• Baixo comprometimento do paciente com a consulta.
  

Dica: a forma como você conduz a sua agenda e comunica a importância do tratamento influencia diretamente na presença dos pacientes. 

Enviar lembretes por WhatsApp, e-mail ou ligação personalizada aumenta a sensação de cuidado e reduz faltas.

Exemplo prático: se em um mês você agendou 100 consultas e somente 75 compareceram, a sua taxa de comparecimento é de 75%, abaixo do ideal. 

Ajustes simples na comunicação e na confirmação podem elevar essa taxa para 90%, impactando diretamente no faturamento.

2. Taxa de conversão

Mede quantos orçamentos apresentados viram tratamentos fechados. O ideal é que essa taxa esteja acima de 80%.

Uma taxa de conversão baixa pode indicar:

• Falhas na comunicação ou na abordagem;
  
• Falta de follow-up;
  
• Atração do público errado.

Importante: tratamentos de ticket alto exigem acompanhamento. Estudos apontam que 80% das vendas de alto valor acontecem após a quinta abordagem.

Dica: registre cada contato com o paciente e personalize a sua abordagem. Saber o histórico e os interesses do paciente aumenta significativamente as chances de fechar o tratamento.

3. Ticket médio

Esse indicador revela quanto, em média, cada paciente investe em tratamentos.

Cálculo: faturamento total do mês ÷ número de pacientes que fecharam tratamento

Se o valor estiver próximo do seu tratamento mais barato, é um sinal de que você está vendendo somente procedimentos simples.

Dica: aposte em planos de tratamento completos e campanhas com foco em procedimentos de maior valor agregado, como clareamento dental ou ortodontia. 

Essa estratégia eleva o ticket médio e fortalece a rentabilidade da clínica.

Exemplo prático: se 10 pacientes fecharam tratamentos e o faturamento total foi de R$ 8.000, o ticket médio é de R$ 800. 

Se os seus tratamentos mais caros custam R$ 2.500, há espaço para aumentar o ticket médio com estratégias de upsell.

4. Faturamento por tipo de tratamento

Entender quais procedimentos representam a maior fatia do faturamento ajuda a direcionar estratégias de comunicação e campanhas.

Exemplo: clareamento é um tratamento com alta margem e pode elevar o ticket médio com campanhas promocionais em datas especiais, como Dia das Mães ou Black Friday. 

Já procedimentos de alta complexidade podem precisar de abordagens mais consultivas para fechar vendas.

Dica: analisar o faturamento por tratamento também ajuda a identificar quais serviços são mais rentáveis e quais precisam de promoção ou reposicionamento.

5. Follow-up de orçamentos e pacientes inativos

Quantos pacientes fizeram orçamento e não fecharam? Quantos foram atendidos e não retornaram?

Esses contatos são oportunidades valiosas que, muitas vezes, ficam esquecidas. Acompanhar esses dados e estruturar um bom processo de follow-up pode aumentar significativamente a conversão.

Dica: faça abordagens múltiplas e personalize a comunicação. Não é insistência: é acolhimento e interesse genuíno.

Exemplo prático: uma clínica que passa a ligar para pacientes inativos ou enviar lembretes personalizados pode recuperar até 30% dos pacientes que haviam parado de comparecer.

Funil de decisão com base em métricas

Esses três indicadores se complementam e devem ser vistos como um funil:

Comparecimento → Conversão → Venda

Buracos nesse funil impactam diretamente no faturamento e na previsibilidade da clínica. Ao monitorar cada etapa, você identifica rapidamente onde estão os gargalos e consegue agir de forma estratégica.

Comece simples, mas comece

Não é preciso ser expert em planilhas. Não é sobre trabalhar mais: é sobre gerir melhor. Não saber quanto você já vendeu ou quanto precisa vender até o fim do mês é um sinal de alerta.

Treine a sua equipe, acompanhe os indicadores e, se possível, use um sistema de gestão que facilite esse processo, como o Simples Dental, que organiza dados de forma prática e visual.

Desafio: escolha dois desses indicadores e comece a acompanhar agora mesmo. Reúna a sua equipe e alinhe as mudanças. Os resultados vêm com constância e clareza.

Quer aprofundar ainda mais? Assista ao webinar completo com a Flávia Benali e descubra como aplicar cada métrica para transformar a sua clínica em um negócio mais lucrativo e previsível.

Perguntas frequentes sobre métricas para clínica odontológica

Confira respostas para as principais dúvidas sobre como acompanhar e usar métricas na sua clínica:

Quais métricas são essenciais para uma clínica odontológica?

As principais são: taxa de comparecimento, taxa de conversão, ticket médio, faturamento por tipo de tratamento e follow-up de pacientes inativos.

Com que frequência devo acompanhar essas métricas?

O ideal é revisar semanalmente o comparecimento e follow-up; e mensalmente o ticket médio, faturamento por tratamento e taxa de conversão.

Preciso de planilhas complexas para acompanhar as métricas?

Não. Um sistema de gestão como o Simples Dental facilita muito o acompanhamento e organização dos indicadores.

Como aumentar a taxa de conversão na clínica?

Personalize a comunicação, acompanhe orçamentos e faça follow-up contínuo, principalmente para tratamentos de ticket mais alto.

Qual a importância de analisar o ticket médio?

Ele mostra quanto cada paciente investe em média. Um ticket médio baixo indica que a clínica precisa oferecer tratamentos de maior valor agregado ou pacotes completos.