Odontologia sem papel: saiba como fazer em 7 passos

Odontologia sem papel: 7 passos

Pronto para dar o próximo passo de crescimento da sua clínica? Veja como adotar a odontologia sem papel e aproveitar todos os benefícios!

Já reparou como a transformação digital está revolucionando as nossas vidas e as empresas? Em todos os ramos, a digitalização de processos está reduzindo custos, tempo, as famosas frases: “manda foto da agenda” e ainda melhorando muito o atendimento.

Afinal, ninguém quer mais perder tempo procurando fichas que só podem ser acessadas no consultório. Ou radiografias que estão fora do lugar. E não saber na mesma hora se uma consulta foi cancelada e acabar perdendo a hora sem necessidade é uma dor de cabeça.  

Então, imagine um consultório bem mais ágil. Desde a marcação de consultas e sua confirmação, armazenamento de documentos, evoluções e tratamentos. É por isso que a odontologia sem papel está se tornando o sonho realizado dos dentistas e administradores de clínicas odontológicas.

Mesmo quem pode ter ainda certa resistência ao conceito da odontologia sem papel está se rendendo aos benefícios do software. Para começar, fica tudo muito mais organizado e fácil de ser acessado a qualquer instante. Então, literalmente, secretárias e dentistas têm todas as informações que precisam na ponta dos dedos. Assim como os administradores têm à disposição os dados para fazer as melhores escolhas.

Aproveite para conhecer outras vantagens e descobrir como aderir à odontologia sem papel!

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Quais os principais benefícios da odontologia sem papel?

Agendamento de consultas sem papel, é possível?

7 passos para implantar a odontologia sem papel

Odontologia sem papel: é possível realmente eliminar os arquivos físicos?

Como o Simples Dental pode te auxiliar

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Quais os principais benefícios da odontologia sem papel?

A odontologia sem papel faz diferença para o dentista, o administrador, para a secretária e para os clientes. 

Esse conceito, aliás, já é utilizado em praticamente todas as áreas, que aproveitam a tecnologia para digitalizar todas as informações que antes eram guardadas fisicamente, em papel. 

E é claro que a odontologia não podia ficar de fora. Ainda mais com o software odontológico simplificando ainda mais esse processo ao armazenar de forma organizada e segura tudo o que é digitalizado. 

No consultório, há três benefícios básicos e essenciais para o dia a dia do dentista. Veja!

Melhor aproveitamento de espaço

Você já imaginou o espaço que sobraria se acabasse com todos os arquivos físicos da sua clínica ou mesmo do seu consultório? Sim, porque muitas vezes guardar toda a papelada já é um desafio. Quanto mais mantê-la organizada.

Sem falar que toma um tempo imenso. Tanto para organizar quanto para acessar um arquivo de papel. E quantas vezes é preciso fazer isso por dia? Quantas horas por semana sua secretária ou você gasta colocando tudo em ordem? 

O espaço que sobra pode se transformar em mais um consultório, sala de espera, abrigar um novo equipamento ou ainda simplesmente oferecer mais conforto para seus pacientes.

Mais economia

Equipamentos caros, insumos e materiais que não são baratos, contas de consumo, aluguel de sala, salário da secretária… O dentista já tem gastos demais e pode economizar com a odontologia sem papel. 

Além de evitar as despesas com materiais de papelaria, impressoras e tonners, correio, etc, a gestão sem papel também gera uma economia sustentável. Há muito menos geração de resíduos ao evitar todas as documentações físicas que acabam, mais cedo ou mais tarde, se transformando em lixo. E sem contar a falta de segurança jurídica quando não tem uma documentação arquivada e assinada pelos pacientes.

Cada dia mais consumidores, clientes, pacientes levam em conta a preservação ambiental e práticas sustentáveis com marcas e profissionais. Por isso, vale a pena atender essa necessidade dos pacientes, que vai facilitar e muito sua rotina e organização.

E você pode entender a importância disso para os dentistas pelos resultados da pesquisa da Simples Dental. O estudo mostra que 80% dos pacientes chegam por indicação de outros pacientes. Ou seja, vale a pena ter ações que contribuam para um “boca a boca” positivo.

Mais agilidade nas tarefas do dia a dia

Um levantamento do Conselho Federal de Odontologia (CFO) mostra que o Brasil tem cerca de 45 mil clínicas odontológicas. E o maior número de dentistas do mundo, cerca de 375 mil profissionais. Então dentre todas as preocupações normais da rotina, o dentista ainda tem que se preocupar com a concorrência. 

E ela se reflete de várias formas. Mas principalmente no atendimento ao paciente, no financeiro e na organização da clínica como um todo. A odontologia sem papel agiliza todas as rotinas. Reduzindo o tempo de cadastramento de dados, facilitando a comunicação direta dos pacientes, aprovação de orçamentos parciais e totais, mensagens automáticas para relacionamento com pacientes, envio automatizado de boletos, integração com maquininha de cartão, com assinatura eletrônica e muito mais.

Agendamento de consultas sem papel, é possível?

A dificuldade de acesso à agenda é um problema comum. Ou o dentista tem que ir até o consultório ou precisa falar com a secretária para saber como será o seu dia. 

Essa falta de mobilidade é resolvida com a odontologia sem papel. Porque o dentista tem acesso à agenda atualizada em tempo real pelo aplicativo no celular. 

Por outro lado, no agendamento por telefone, com a secretária, nem sempre ela consegue dar a atenção que o paciente merece. Começa então aquele diálogo com a secretária para entrar em acordo sobre os horários disponíveis e ela anota na agenda de papel. E muitas vezes em lápis, justamente para facilitar a troca caso haja um cancelamento. Além de ser um processo monótono, é muito sujeito a falhas. 

Já na odontologia sem papel é tudo diferente, muito mais fácil, confortável e eficiente. Com o Simples Dental, os pacientes têm um aplicativo onde podem confirmar ou cancelar consultas. E é integrado com a agenda do dentista.

Assim, você recebe alertas sobre o retorno dos pacientes. E sabe cada movimentação da agenda na mesma hora em que ela acontece. Além disso, você pode personalizar a agenda com rótulos coloridos. Facilitando ainda mais a visualização das prioridades, por exemplo.

Isso sem falar nas outras funcionalidades do aplicativo. Como consultar faturas a vencer ou falar pelo WhatsApp. 

7 passos para implantar a odontologia sem papel

Com tantas coisas para resolver todos os dias, o dentista merece ter a odontologia sem papel na clínica. Separamos sete passos para você ter uma clínica digital moderna e sem complicações. Veja!

1 – Planeje bem todas as etapas

O processo não é complicado, mas requer planejamento para não atrapalhar sua rotina. A primeira etapa é fazer uma lista de todos os processos que consomem papel na sua clínica ou consultório – e de tudo o que precisa ser digitalizado.

Então, lembre-se que não são apenas os dados dos pacientes que devem ser cadastrados. O sistema também deve conter as informações de todos que trabalham na clínica. Além disso, crie um perfil para cada um deles no sistema e determine o acesso que terão.

2 – Organize os dados em papel

Sabemos que a falta de controle dos dados para os dentistas e a desorganização para as secretárias são grandes desafios. Por isso, na segunda etapa os dados em papel devem ser separados e organizados em grupos de informações para facilitar a digitalização. Reúna tudo o que está em arquivos, agendas, papéis soltos nas gavetas e caixas para determinar as prioridades.  

3 – Descarte o que não for necessário ou desatualizado

É muito importante analisar com cuidado os dados em papel, porque a ideia é acabar com eles, certo? Então no meio deve ter muita coisa que pode ser descartada antes mesmo de digitalizar, como documentos duplicados, rascunhos, etc.

4 – Digitalize o máximo de documentos possível

Uma dica é procurar digitalizar o máximo possível de documentos, procurando sempre fechar semanas inteiras, mas criando prioridades.

Então, estabeleça uma ordem de importância para começar a digitalização. Os dados da equipe devem ser os primeiros, porque isso vai facilitar o acesso de todos à rotina da clínica, certo? 

Depois a prioridade deve ser a agenda e as consultas marcadas (sempre começando da semana atual para trás); todas as novas consultas que forem surgindo; depois pacientes e prontuários, cadastrando informações e as imagens das fichas em papel; e a tabela de preços, com procedimentos, tratamentos e respectivos valores.

5 – Escolha um software de fácil utilização

A escolha do software odontológico é muito importante para transformar sua clínica com a odontologia sem papel. Ele deve ser completo, mas também fácil de usar por todos a qualquer momento. Não esqueça que os dados e o histórico dos pacientes devem ser facilmente acessados por todos os funcionários e dentistas que colaboram na sua clínica.

6 – Treine sua equipe para o novo normal

O contato com uma rotina nova pode gerar um certo desconforto, mas isso pode acabar rapidamente com o treinamento certo. Uma boa forma de fazer isso é reunir todos e explicar como a odontologia sem papel vai beneficiar a rotina da clínica, agilizando todas as funções.

O ideal é que a empresa do software complemente esse papo informal com materiais explicativos, atendimento dentro do sistema, central de ajuda, mostrando as funcionalidades do sistema e como elas passarão a integrar a rotina sem papel.

7 – Monitore e otimize os novos processos 

Pronto! Você já pode se considerar integrado à odontologia sem papel! Mas esse é um trabalho contínuo, que precisa ser monitorado para otimizar os novos processos. 

Além disso, quando o sistema é alimentado corretamente ele gera dados, informações preciosas, que vão ajudar muito nas suas próximas escolhas e apoiar seu crescimento e de todo seu time. 

Odontologia sem papel: é possível realmente eliminar os arquivos físicos?

Mas será que é possível mesmo ficar totalmente sem papel na clínica? A resposta é sim! Porque todos os arquivos, inclusive os de imagens, são digitalizados e armazenados no software odontológico, podendo ser integrados aos prontuários digitais e ao odontograma.

E tem um outro ponto muito importante: tem validade jurídica.  A implementação do prontuário digital na odontologia, por exemplo, é tratada na Resolução 9112/2009, do Conselho Federal de Odontologia (CFO).

Já de acordo com a Resolução 1821/2007, o prontuário em papel pode ser descartado se o arquivo resultante do processo de digitalização for assinado com um certificado digital padrão ICP-Brasil.  

Além disso, segundo a cartilha sobre Prontuário Eletrônico, da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) com o Conselho Federal de Medicina (CFM), é possível eliminar o original em papel desde que o documento seja microfilmado. 

Vale lembrar que essas medidas se referem tanto a médicos quanto a cirurgiões-dentistas.  

Como o Simples Dental pode te auxiliar

Adotar a odontologia sem papel vai agilizar muito a sua rotina, mas como  falamos antes, você precisa saber escolher o melhor software odontológico do mercado. E o Simples Dental é o maior da América Latina, com funcionalidades completas e tão fáceis de usar que vão revolucionar seu atendimento.

Já são mais de 60 mil usuários aproveitando os benefícios de funcionalidades como prontuário digital, agenda online, gestão e controle financeiro, assinatura eletrônica, aplicativo Meu Doutor e muito mais. São soluções para facilitar todas as rotinas da sua clínica, todos os dias!

Venha experimentar gratuitamente por 7 dias e descubra essas e muitas vantagens do Simples Dental!

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