Um prontuário digital é um documento eletrônico utilizado na área da saúde para orientar profissionais sobre o estado clínico de um paciente.

1 → O que é prontuário digital e para que serve

Um prontuário digital, assim como um prontuário tradicional, é um documento que deve ser preenchido pelo profissional desde a primeira consulta para reunir todo o histórico odontológico ou médico de um paciente.

De forma ampla, pois para cada categoria o prontuário e seu preenchimento sofrem algumas mudanças, o documento tem dois objetivos principais:

• clínico:
• jurídico.

Sendo a principal diferença entre os dois modelos (digital e físico), a economia (ou gasto) de espaço, tempo e, consequentemente, dinheiro.

2 → Prontuário digital ou prontuário físico, qual usar

Como apontado no início do conteúdo, tanto um prontuário digital, quanto um físico tem um objetivo inicial que é informar ao profissional de saúde o histórico de um paciente. Quais procedimentos foram realizados?, qual tratamento está em andamento?, se o paciente possui alguma alergia a medicamentos, além de informações pessoais, como nome, endereço, etc.

Além disso, o prontuário também serve como documento de resguardo jurídico ao profissional. Segundo o advogado Tertius Rebelo, em artigo para o Jusbrasil, um prontuário bem preenchido é o melhor veículo de proteção para o profissional de saúde, uma vez que, em caso de processo, ele é o primeiro documento a ser analisado no âmbito judicial.

Ciente destes pontos, a escolha pelo uso de um prontuário eletrônico ou físico fica a cargo do administrador da clínica, que pode ponderar sobre os benefícios de um modelo vs o outro.

Benefícios do uso do Prontuário digital

Ao comparar os dois modelos, percebemos que o digital traz benefícios para a clínica que vão além da economia de espaço, embora essa seja uma vantagem importante citada por muitos profissionais.

Economia de Tempo

Um dos meios mais utilizados para armazenar prontuários físicos é por meio de fichários, ou mesmo armários. Contudo, não apenas o espaço e o custo destes equipamentos precisam ser contabilizados. É necessário avaliar quanto tempo você e profissionais da clínica perdem nas tarefas de armazenar, separar e atualizar um prontuário.

Por exemplo, digamos que para encontrar cada ficha seja necessário 3 minutos. Logo, durante uma jornada de 8 horas, se forem atendidos 20 clientes, 1h do dia foi dedicada apenas na procura de prontuários. E estamos falando apenas de um profissional da clínica. Se elevarmos a todos, as horas perdidas são exponenciais.

Além disso, é evidente que, com a pandemia, é preciso pensar na higienização de materiais como canetas e do próprio prontuário.

Segurança

A partir de 1º de agosto de 2021 entra em vigor a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e embora a lei esteja sendo discutida amplamente no setor digital, ela impacta todas as empresas que armazenam dados de seus clientes.

No caso de um prontuário digital, o profissional deve verificar com a empresa fornecedora, quais são as políticas de segurança e como elas funcionam. Já, no caso de uso de prontuários físicos, a clínica é responsável pela segurança destas informações e também o tratamento delas dentro da LGPD.

Acessibilidade e mobilidade

O digital permite que o prontuário seja acessado de qualquer lugar e de qualquer aparelho, você precisa apenas ter acesso à internet. Isso não apenas dá agilidade a um atendimento, quanto pode ser importante para momentos de emergência, onde, nem sempre paciente e profissional estão no consultório.

Centralização das informações

Com um prontuário digital, além das informações “escritas”, é possível ter no mesmo local, imagens e vídeos relacionados a cada paciente.

Economia de espaço

Como um prontuário é essencial para entender o histórico do paciente e para proteção jurídica, clínicas que optam pelo modelo tradicional, além da necessidade da compra de prontuários, que tem um custo médio de R$ 70, a embalagem com 50 unidades, é preciso pensar em como armazená-los, sendo necessário, tanto espaço físico, quanto móveis específicos para o armazenamento com segurança.

3 → Como escolher o melhor modelo de prontuário para sua clínica

Mesmo o prontuário digital tendo tantos benefícios, antes de definir se faz sentido utilizar um prontuário eletrônico ou físico, é preciso avaliar alguns pontos dentro da sua clínica.

Um dos pontos é ter ciência da necessidade de digitalização dos prontuários antigos. Isto é,
se seu foco é aumentar a produtividade e reduzir custos, em um primeiro momento, será necessário fazer esta migração.

Para Luiz Augusto Medeiros, sócio proprietário da Central Odonto Capixaba, apostar na digitalização completa da clínica foi essencial para otimizar o atendimento e agilizar processos..

“Com a digitalização plena da clínica, hoje, temos acesso de forma rápida a imagens de clientes, mesmo antigos, e podemos atualizar os dados em alguns cliques, com a confiança que tudo está seguro na nuvem”.

Dicas para escolher um prontuário digital

É essencial destacar que não faz sentido aderir a um software apenas pelo prontuário digital. Atualmente há no mercado sistemas que possuem várias funcionalidades para transformar sua clínica, dentre elas, o prontuário eletrônico.

Entenda mais sobre estes softwares aqui: Software odontológico: o que é e como funciona.

Prontuário em tela única

Opte por um software que ofereça um prontuário digital onde seja possível visualizar as principais informações do paciente em uma única tela. Este formato, além de agilizar sua análise, facilita a entrevista de anamnese, visualização de exames e a tomada de decisão clínica.

Software 100% online

É essencial buscar um software que seja 100% online. Essa característica além de facilitar o acesso, a mobilidade e a segurança te traz outros benefícios como:

• redução de custos;
• produtividade;
• suporte;
• comunicação com os pacientes;
• disponibilidade 24/7.

Para saber mais sobre softwares online e offline: Diferença entre um software online e offline

Adequação a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)

Com a entrada da LGPD em vigor, todas as empresas que tratam algum dado de seus clientes precisam estar adequadas. Logo, ao buscar um software para sua clínica ou consultório questione sobre como os dados são tratados e como funciona a política de segurança e compartilhamento dos mesmos.

Por fim, a escolha de um prontuário digital traz inúmeros benefícios para a sua clínica, o principal ponto é avaliar não apenas o prontuário, mas sim quais ferramentas irão tornar a sua clínica mais produtiva e moderna.