Prontuário odontológico digital: o que é e porque usar

Um prontuário odontológico digital é um documento padronizado composto de um conjunto de informações clínicas e pessoais de um paciente.

Segundo o CFO (Conselho Federal de Odontologia), o Código de Ética Odontológica define a elaboração, manutenção, atualização e armazenamento do prontuário odontológico como um dever fundamental da dentista e do dentista.

É evidente: a forma como se dá a ação de elaboração e, principalmente, de armazenagem destes documentos mudou.

Atualmente, com a digitalização dos processos das clínicas, muitos softwares focados na odontologia trazem em seu portfólio o prontuário digital como uma funcionalidade essencial.

Com isso, além da organização geral da gestão da clínica, as profissionais e os profissionais de odontologia têm maior flexibilidade. Para Ramon Maciel, dentista administrador da Felicittá e CEO da Simples Dental, um prontuário odontológico digital é o meio para acessar todas as informações de um paciente em um único lugar de forma simples.

“Se olharmos para o dia a dia de uma clínica, o armazenamento e o controle de um prontuário físico é complexo. Além do documento, temos radiografias, eventualmente fotos, que acabam sendo digitalizadas, e as informações nunca estão em um único lugar”.

A partir deste entendimento, fica evidente a importância do uso de um prontuário odontológico digital para dar mais dinâmica e agilidade no atendimento e direcionar o tempo, que seria gasto em atividades manuais, para ações focadas em vendas, por exemplo.

Mas quais são as nuances de um prontuário odontológico digital, seus benefícios à clínica e para o paciente?

_____________________________________________

MENU DE NAVEGAÇÃO

1 → Como usar um prontuário odontológico digital

2 → Como preencher um prontuário odontológico

3 → Benefícios da utilização do prontuário digital

4 → Modelos disponíveis no mercado

_____________________________________________

1 → Como usar um prontuário odontológico digital

Na prática, o uso, ou seja, a elaboração, manutenção, atualização e armazenamento de um prontuário odontológico digital segue as mesmas regras do prontuário físico.

De acordo com Maciel, um bom prontuário odontológico eletrônico começa com as informações essenciais. “É importante atentar para informações básicas de cadastro, como CPF, nome completo, telefone e endereço”.

Sendo o endereço uma informação estratégica. Com ele, é possível entender em que região a clínica possui mais clientes e, a partir disso, direcionar esforços de marketing para aumentar a performance do negócio.

2 → Como preencher um prontuário odontológico

O primeiro passo para ter um prontuário odontológico completo é o preenchimento correto da anamnese.

A entrevista de anamnese não deve ser vista apenas como uma etapa do processo, mas sim como uma importante ferramenta da clínica.

O conselho de Maciel é para que a dentista ou o dentista questione o paciente sobre quais problemas de saúde, ou comorbidades e alergias ele tem. A entrevista é importante para que sejam evitados problemas durante o tratamento.

Além disso, a anamnese é uma excelente ferramenta para vender. A entrevista é um momento ideal para quebrar o gelo e fazer perguntas mais amplas, como:

  • qual é o seu sorriso dos sonhos?
  • qual é o resultado esperado com o tratamento?
  • e qual a expectativa de investimento ou orçamento disponível para o tratamento?

A partir desses pontos é possível coletar uma série de informações que ajudam, entre outras coisas, a fechar orçamentos e aumentar o ticket médio.

Com a anamnese concluída, Maciel aconselha a preencher todos os tratamentos feitos, quais foram finalizados e, principalmente, quais materiais foram utilizados.

“O detalhamento das informações é importante, pois é possível, por exemplo, buscar a cor da resina utilizada em um tratamento que precisa ser refeito, ou mesmo relembrar alguma especificidade do tratamento”.

DICA
Ao buscar por um software odontológico, opte por um que possua o questionário de anamneses já pronto e um sistema inteligente que gere alertas a partir das informações preenchidas para evitar equívocos no tratamento.

A importância do orçamento para o prontuário digital

É recomendado que a clínica sempre preencha um orçamento, pois a ação gera uma série de informações relacionadas a valores orçados x valores aprovados.

Esta métrica é essencial, ela pode trazer um entendimento maior sobre o porquê “X” orçamentos são aprovados e “Y” não, além de uma ideia de conversão.

Por exemplo, é possível fazer um funil e entender que é preciso fazer 50 orçamentos no mês, para que 15 sejam fechados.

Além da análise da métrica, é importante atentar que as informações do orçamento, em um software odontológico, são integradas com o prontuário. Otimizando tempo e o trabalho do dentista.

3 → Benefícios da utilização do prontuário odontológico digital

No dia a dia, o resumo dos benefícios de um prontuário odontológico digital está na economia de tempo gerada.

Por exemplo, se uma clínica possui 2 mil fichas, é necessário que uma pessoa se responsabilize pela busca e armazenagem diária delas.

“Muitas clínicas têm milhares de fichas e armazenar todas elas além do espaço ocupado, tem a questão da higiene e a possibilidade de perda de um prontuário.“
Ramon Maciel

Em um cálculo simples, se a clínica recebe 50 clientes por dia, e são perdidos 4 minutos na separação de cada prontuário, ao fim do dia, 2h da pessoa responsável por este trabalho foram desperdiçadas.

Aqui é importante fazer outros cálculos:

  • quanto custa a hora da pessoa responsável por buscar, armazenar e separar prontuários?
  • quantos profissionais da clínica e qual o tempo total desperdiçado em tarefas manuais envolvendo prontuários físicos?
  • qual o custo clínico caso um prontuário seja extraviado?
  • ao fim do mês, qual é o valor (em R$ e tempo) desperdiçado?
  • qual é o valor perdido em pacientes mal atendidos?
  • qual é o valor perdido em orçamentos não fechados, devido ao tempo direcionado em fichas físicas?

Além disso, é evidente, precisa-se avaliar o gasto com equipamentos (armários, etc) para armazenagem e o custo com a compra de prontuários físicos e materiais de escritório para essa finalidade.

Vantagens do uso de prontuários odontológicos digitais

Segurança e centralidade dos dados
Quando falamos de um prontuário digital, as informações estão integradas, alimentando toda a gestão da clínica.

Então, quando um orçamento é aprovado, automaticamente, o software gera os tratamentos para serem finalizados no prontuário e também os débitos a serem recebidos. Ao receber o valor, o fluxo de caixa já é alimentado. Gerando uma maior eficiência em toda a cadeia.

Além disso, um prontuário digital traz mais segurança aos dados, indo ao encontro das diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Financeiro
Diretamente ligado ao prontuário digital, o processo de pagamento de comissões, em média, ocupa entre 2h a 4h semanais de um profissional ou uma profissional da clínica.

Como o pagamento de comissão, em geral, está alinhado a tratamentos finalizados ou aos pagamentos efetuados por pacientes, o uso de um prontuário facilita o processo, pois todo o controle está integrado ao sistema.

De acordo com Maciel, no caso de uso de prontuário físico, será preciso fazer o controle de comissões à parte. Ou seja, será necessário investir tempo para definir os valores a serem pagos, além do fato de gerar glosas, algo que é minimizado com um prontuário digital.

“Um prontuário físico é limitante, pois é preciso escrever todos os tratamentos e até mesmo o financeiro do paciente neste documento. Isso é um problema, pois o fluxo de caixa está concentrado em outro lugar.”

Histórico sempre disponível
Como falamos acima, as informações dispostas em um prontuário digital se integram com outras funcionalidades do software, simplificando a visualização das informações por todos os envolvidos em um atendimento, mas não só isso.

Todo o histórico do paciente fica acessível a qualquer momento. Sendo possível observar:

  • tratamentos em aberto;
  • pacientes em débitos;
  • acessar a ficha de um paciente sem precisar ir ao consultório, etc.

Melhora no atendimento aos pacientes
Cerca de 80% dos consumidores buscam informações sobre atendimento de um serviço no Google, antes de tomar uma decisão. Entre as buscas, o termo “tempo de espera” é um dos mais buscados.

Por esta lógica, o ficha odontológica digital, integrado a um software, evita alguns problemas como:

  • duplicidade financeira: nada mais chato que cobrar um paciente duas vezes, ou pior, não cobrar;
  • não confirmação de consultas: é possível observar quais pacientes têm tratamentos em aberto e garantir, com antecedência, a ocupação da cadeira;
  • demora no atendimento: uma vez que não há necessidade de “caçar” o prontuário, o atendimento se torna mais ágil;
  • dúvidas entre o time: se todos preenchem as informações de forma correta, todos os envolvidos em um atendimento conseguem acessar a ficha do paciente e saber o que está acontecendo; quais são os tratamentos em andamento, quais materiais foram utilizados e se há algum medicamento a ser evitado, por exemplo.
  • Imagens em um lugar, prontuário em outro: com a integração do prontuário ao software, é possível tirar fotos com o celular e já anexá-las à ficha. Sendo possível acessá-las a qualquer momento.

Compartilhamento de informações
Com a mobilidade que um prontuário digital possibilita, além da integração e rapidez que a informação circula na clínica é possível, como apontamos, acessar um prontuário de qualquer lugar.

Maciel destaca ser a facilidade importante não apenas internamente, mas também para congressos, por exemplo.

“É muito comum em congressos serem discutidos casos, e um software facilita muito, pois basta abrir a ficha do paciente para ter acesso às informações.”

4 → Modelos disponíveis no mercado

Como apontado acima, um prontuário digital está atrelado a um software odontológico. Atualmente existem várias opções no mercado, sendo os principais:

Simples Dental: o software é um dos mais completos do mercado, com foco total na odontologia, é o sistema mais utilizado na América Latina, sendo a plataforma oficial da Dental Cremer e da Dental Speed. Mais informações: simplesdental.com.

Clinicorp: o produto possui 5 soluções para seus clientes, atendendo a segmentos como clínicas de estética, ou seja, não há foco total na odontologia. Mais informações: clinicorp.com.

Dental Office: parte do grupo RH software, o sistema foca sua atuação em consultórios odontológicos. Mais informações: dentaloffice.com.br

EasyDental: com soluções distintas para clínicas e consultórios, a empresa dedica sua atuação ao setor odontológico. Mais informações: easydental.com.br

Controle Odonto: Direcionado à clínicas, o Controle Odonto traz um clube de benefícios, com alguns parceiros cadastrados pela plataforma. Mais informações: controleodonto.com.br

Concluindo

Ter um prontuário odontológico digital vai além de modernizar a clínica, ele é uma ferramenta que agiliza toda a estrutura da clínica, melhorando fluxos em toda a cadeia.

Bons negócios!

Você pode gostar...

Deixe um comentário