Em qualquer tipo de negócio, desde um pequeno empreendimento até gigantes como a Disney, a linha de frente (secretária nota 10) é um dos pontos principais para o sucesso.
Quando se trata de um consultório odontológico, a realidade não é diferente: o primeiro contato do paciente com o espaço é pela secretária. E se a primeira impressão é a que fica, nada melhor do que ser uma profissional também de primeira, certo?!
Por isso, existem alguns cuidados fundamentais na hora de se preparar para ser a secretária do dentista. Seja para otimizar o gerenciamento da clínica, para estabelecer e manter o contato com os pacientes ou para contribuir com a rotina do consultório.
E a gente sabe que as atribuições que vêm na bagagem dessa função não são poucas. Agendar os pacientes, cuidar dos controles financeiros, atestados, cartões de retorno e aniversário, organizar o pré-atendimento, as informações gerais sobre os pacientes e a manutenção de equipamentos. E, ainda, resolver imprevistos. Não é fácil, né?!
Ah, deixa eu te dar uma dica. Fizemos um artigo falando mais especificamente sobre as funções da secretária aqui no blog, você já viu? Caso ainda não tenha conseguido fazer a leitura, fica a dica! É só clicar aqui e conferir!
Mas, voltando ao assunto, a boa notícia é que com algumas dicas simples é possível melhorar bastante os resultados! Por isso, aqui você vai encontrar alguns conselhos fundamentais! São ideias para ganhar pontos com os pacientes, com o dentista e ainda conseguir organizar a rotina da clínica para colocar todas as demandas em dia. Vamos lá?
Atenção com os processos do consultório
No meio de tantas atividades diárias, é fácil acabar se perdendo ou deixando alguma coisa de lado. Por isso, organizar os processos é uma das missões mais importantes.
Afinal, é com base neles que é possível traçar as metas e os objetivos do negócio. Para isso, você pode criar uma espécie de mapa para não deixar passar nada. Vale tirar um tempo para sentar com o dentista e listar as atividades mais importantes, definindo uma espécie de modus operandi do consultório.
É uma forma de quase automatizar essa gestão. Assim, tanto o dentista quanto qualquer outro funcionário vão saber como agir e quais são as etapas necessárias para resolver determinadas questões.
Mas lembre-se: não coloque tudo no automático! Dessa forma, você evita que o trabalho fique engessado demais. Até porque, um certo grau de autonomia é sempre importante.
Tá, mas isso quer dizer que quanto menos processos definidos, melhor? Não exatamente, pois também é arriscado pecar pela falta de processos e acabar perdendo o controle do que acontece na clínica. O segredo é o equilíbrio!
Trabalhar a postura pode otimizar o atendimento
Primeiramente, há um fator que precisa ficar bem claro: postura e boa aparência são coisas diferentes. Quando falamos na secretária do dentista, os cuidados com a apresentação dessa profissional vão muito além do visual. Aqui, a eficiência e o carisma sempre levam a melhor!
Que tal treinar um pouco a cada dia? Pode ser para ter uma fala mais fluida e convidativa, para praticar um sorriso sempre aberto ou até manter a disposição de ajudar. Não esqueça que, embora muita gente acredite que isso seja folclore, ainda há muitas pessoas que realmente enfrentam o medo quando vão ao dentista.
Agora, imagine que um paciente que já chegou com um pouco de medo. Se ele encontrar uma pessoa simpática, com paciência e pronta para tranquilizá-lo, com certeza terá uma experiência melhor no consultório.
Até mesmo o dentista vai ser capaz de sentir a mudança de comportamento e vai saber que isso é fruto do bom trabalho de sua secretária.
Trabalhar com autonomia é importante para a secretária do dentista
Um alto grau de autonomia logo no início da carreira da secretária pode significar muita pressão e estresse. Por outro lado, pouca autonomia pode sobrecarregar o dentista e tirar a segurança da secretária.
Por isso, é importante que a secretária tenha em mente que a autonomia é algo que vai ser conquistado aos poucos. Isso vai acontecer conforme a confiança do dentista aumentar e conforme essa profissional se mostrar capaz de lidar com as situações diárias. Bem, nada muito diferente de qualquer outro modelo de negócio, certo?
E aqui, vale lembrar que o dentista tem uma grande responsabilidade também! Cabe a ele orientar sobre questões mais técnicas e passar todas as informações necessárias sobre o consultório para ela dar conta de suas atividades.
Inclusive, talvez esse seja o verdadeiro pilar para garantir que a secretária consiga realizar seu trabalho da melhor forma: a comunicação. Ela pode conversar com o dentista, com outros membros da equipe e garantir que todos falam a mesma língua. Isso vai resultar em um ambiente de trabalho melhor, mais saudável e otimizado!
Agora é com você! Coloque essas dicas em prática e tenha muito sucesso em sua profissão! E se precisar de ajuda, dá uma olhada em mais uma ótima recomendação: o Simples Dental. Um software odontológico que pode ajudar muito no desempenho de suas funções junto ao dentista. Para conhecer a ferramenta, é só clicar aqui ou deixar um comentário ali embaixo! 🙂
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