Em qualquer tipo de negócio, desde um pequeno empreendimento até em gigantes como a Disney, a linha de frente é um dos pontos cruciais para o sucesso da marca. Quando falamos em ir ao consultório odontológico, a realidade não é diferente: o primeiro contato do paciente com o espaço é por meio da secretária do dentista. E se a primeira impressão é a que fica, nada melhor do que ser uma profissional também de primeira, não é verdade?
Justamente por isso, existem alguns cuidados fundamentais na hora de se preparar para exercer a função de secretária do dentista, seja para otimizar o gerenciamento diário da clínica, seja para estabelecer e manter o contato com os pacientes ou para contribuir com a rotina do consultório.
E convenhamos, quem atua no ramo sabe que as atribuições que vêm na bagagem dessa função não são poucas. É preciso gerenciar o agendamento de pacientes, cuidar dos controles financeiros, atestados, cartões de retorno e de aniversário, organizar as facilidades do pré-atendimento, as informações gerais sobre os pacientes e a manutenção de equipamentos e, ainda, resolver imprevistos (ah, nós até já falamos especificamente sobre as funções da secretária do dentista aqui no blog, você viu? Caso ainda não tenha conseguido fazer a leitura, fica a dica! É só clicar aqui e conferir! :)).
A boa notícia é que com algumas dicas simples é possível melhorar bastante os resultados! Por isso, separei alguns conselhos fundamentais para quem quer ganhar pontos tanto com os pacientes quanto com o dentista e ainda conseguir organizar a rotina da clínica para colocar todas as demandas em dia. Acompanhe!
Atenção com os processos do consultório
Como você bem sabe, a lista de atribuições da secretária do dentista pode ser bem grande e, no meio de tantas atividades e demandas diárias, a gente sabe que é fácil acabar se perdendo ou deixando alguma coisa de lado, né? Por isso, organizar os processos é uma das missões mais importantes.
Afinal, é com base neles que é possível traçar as metas e os objetivos do negócio, criando uma espécie de mapa para que quem estiver desempenhando alguma função não deixe passar nada. Vale tirar um tempo para sentar com o dentista e listar as atividades mais importantes, definindo uma espécie de modus operandi do consultório.
É uma forma de quase automatizar essa gestão e, assim, tanto o dentista quanto qualquer outro funcionário da clínica vão saber como agir e quais são as etapas necessárias para resolver determinadas questões.
Mas lembre-se: não coloque tudo no automático! Dessa forma, você evita que o trabalho fique engessado demais. Até porque, como veremos logo a seguir, um certo grau de autonomia é sempre importante.
Tá, mas isso quer dizer que quanto menos processos definidos, melhor? Não exatamente, pois também é arriscado pecar pela falta de processos e acabar perdendo o controle do que acontece na clínica. O segredo é o equilíbrio!
Trabalhar a postura pode otimizar o atendimento
Primeiramente, há um fator que precisa ficar bem claro: postura e boa aparência são coisas diferentes. Quando falamos na secretária do dentista, os cuidados com a apresentação dessa profissional vão muito além do visual — aqui, a eficiência e o carisma sempre levam a melhor!
Que tal treinar um pouco a cada dia para desenvolver uma fala mais fluida e convidativa, praticar um sorriso sempre aberto e manter a disposição de ajudar sempre presente? Não esqueça que, embora muita gente acredite que isso seja folclore, ainda há muitas pessoas que realmente enfrentam o medo quando vão ao dentista.
Agora imagine que, em um momento desses, com a confiança fragilizada, o paciente se depare com alguém que transborda simpatia, tenha a paciência para tranquilizá-lo e tirar suas dúvidas e que transmita uma sensação de personalização e tranquilidade?
Até mesmo o dentista, lá no consultório, vai ser capaz de sentir a mudança de comportamento na hora de atender o paciente e vai saber que isso é fruto do bom trabalho de sua secretária.
Trabalhar com autonomia é importante para a secretária do dentista
Um alto grau de autonomia logo no início da carreira da secretária pode significar muita pressão e estresse em cima dessa profissional. Por outro lado, pouca autonomia, depois de um tempo, certamente levará à sobrecarga do dentista que a supervisiona e até uma atitude menos segura da funcionária.
Por isso, é importante que a secretária tenha em mente que a autonomia é algo que vai ser conquistado — e dado — aos poucos, conforme a confiança do dentista aumentar e conforme essa profissional se mostrar capaz de lidar com as situações diárias. Bem, nada muito diferente de qualquer outro modelo de negócio, certo?
E aqui, vale lembrar que o dentista tem uma grande responsabilidade também! Afinal, cabe a ele orientar a secretária sobre questões mais técnicas para que ela possa ter todas as informações necessárias sobre o consultório para dar conta de suas atividades.
Inclusive, talvez é aqui que tenhamos esbarrado no verdadeiro pilar para garantir que a secretária consiga realizar seu trabalho com maestria: a comunicação. Conversar com o dentista, com outros membros da equipe do consultório e garantir que todos falam a mesma língua com certeza vai resultar em um ambiente de trabalho melhor, mais saudável e otimizado!
Agora é com você! Coloque nossas dicas em prática e tenha muito sucesso em sua profissão! E se precisar de ajuda, temos ainda mais uma ótima recomendação: o Simples Dental, um software odontológico que pode ajudar muito no desempenho de suas funções junto ao dentista. Para conhecer a ferramenta, é só clicar aqui ou deixar um comentário ali embaixo. Estou à disposição para ajudar e esclarecer todas as dúvidas. Conte comigo!
