Software odontológico: o que é e como funciona

Software ou sistema odontológico é um produto automatizado que auxilia clínicas e consultórios na gestão e organização das suas rotinas diárias.

Segundo profissionais de odontologia, a gestão administrativa e financeira é um dos maiores problemas enfrentados no setor. 

O déficit é tão impactante que para 43% dos dentistas, ele supera a captação de novos clientes. Flávia Dias, profissional do setor, destaca o problema na essência de algumas clínicas, por não possuírem nem mesmo separação entre as finanças das pessoas física e jurídica. 

Estes fatores prejudicam o andamento diário de um negócio e acarretam em outros problemas, tanto para a clínica quanto para o dentista, ou outros profissionais do setor. 

E embora, evitar estes problemas possa parecer simples, no Brasil, segundo o CFO (Conselho Federal de Odontologia), existem mais de 330 mil dentistas ativos. Deste total, apenas ⅓ utiliza algum software de gestão. 

A baixa adesão às plataformas é motivada, muitas vezes, pela falta de tempo em estudar a melhor opção disponível no mercado, ou a que melhor irá atender às necessidades específicas de uma clínica, consultório ou mesmo de um profissional. 

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MENU DE NAVEGAÇÃO 

1 → O que é um software odontológico

           Diferença entre um software online e um offline

2 → Como funciona um sistema de gestão para dentistas

3 → Quais os benefícios de um software de odontologia

4 → Quais as funcionalidades um software completo deve ter

5 → Como escolher o melhor software para a sua clínica

6 → 4 melhores softwares odontológicos do mercado

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1→ O que é um software odontológico

Um software odontológico é um sistema que automatiza e organiza rotinas de uma clínica ou consultório. Podemos comparar um sistema odontológico com um aplicativo financeiro, como o Banco do Brasil ou Nubank, ou com um software de comunicação, como o WhatsApp.

Diferença entre um software online e um offline

Ao pesquisar por um software, o profissional, pode se deparar com dois modelos

Softwares online

Os softwares online, assim como qualquer outro app ou sistema, como um e-mail, por exemplo, necessitam estar conectados à internet para funcionarem. A grande vantagem deste modelo é a constante atualização e o acesso em qualquer lugar ou dispositivo, via senha.

São exemplos de softwares online

  • e-mail 
  • aplicativos (WhatsApp, Telegram, Instagram, Nubank, Netflix)
  • G-Suíte (ferramentas do Google)
  • Sites de notícia (El País, Globo, Folha)

Em geral, estes softwares são pagos mensalmente ou anualmente e por estarem conectados à internet, não precisam de updates de atualização, isso ocorre de forma automática.

Softwares offline

Similares aos softwares online, os sistemas offline precisam ser instalados em um computador e não precisam de internet para funcionar. Contudo, eles impossibilitam a mobilidade. Por exemplo: se há um software offline instalado na recepção, apenas este computador tem acesso a ele. 

São exemplos de softwares offline 

  • sistemas de PDV
  • Word
  • Excel
  • Powerpoint

Em muitas áreas, os softwares offline estão sendo descontinuados ou mesmo substituídos por versões online, como é o caso dos produtos da Adobe (Photoshop, Illustrator, etc). Uma característica deste tipo de produto é a compra de uma licença por máquina para uso anual e updates remunerados em cada atualização.

 

2 → Como funciona um sistema de gestão para clínicas

Na prática, um sistema odontológico trabalha a partir das funcionalidades nativas do produto e das configurações definidas pelo cliente. 

Logo, se um negócio busca uma ferramenta para gestão financeira é preciso buscar um software odontológico que possua esta funcionalidade e configurá-la corretamente. 

Em geral, as melhores ferramentas do mercado possuem um portfólio completo, que pode variar de acordo com os planos disponíveis para atender necessidades específicas de cada cliente. 

 

Por exemplo, o software da Simples Dental possui três faixas de valor que atendem a demandas distintas, indo desde um sistema de controle e organização de agenda a um modelo mais robusto para gestão de agenda, financeiro e vendas. Outros produtos do mercado possuem uma lógica similar. 

 

3 → Quais os benefícios de um software de odontologia

O principal benefício de um software odontológico é a possibilidade de uma gestão minuciosa das atividades de uma clínica, consultório, ou de atividades pessoais, para softwares menos robustos.

Para clínicas e consultórios, as principais vantagens são:

Gestão administrativa

Controle de estoque e automação de rotinas administrativas, como: emissão de receitas, atestados e outros documentos, além da administração dos dados dos pacientes de forma segura e unificada.

Gestão financeira

Controle de forma simplificada de pagamentos a receber e a fazer (fluxo de caixa) além da automação de comissionamentos de profissionais.

Gestão de tempo e ocupação

Com um software, é possível ter acesso a agenda de todos os profissionais cadastrados e também da ocupação de salas de atendimento. Com isso é possível dimensionar os atendimentos diários, distribuir entre os profissionais e, principalmente, otimizar as salas de atendimento, evitando duplicidade ou cadeiras vazias. 

Comunicação com pacientes

Envio de SMS, WhatsApp ou outros formatos de comunicação para os pacientes. É possível com isso economizar tempo tanto de dentistas quanto de secretárias e garantir quantos pacientes estão confirmados a cada dia para fazer remanejos necessários com antecipação. 

Gestão de qualidade

Segundo dados do Google, cerca de 90% das pessoas usuárias da internet, no Brasil isso representa 64% da população, buscam informações na web sobre a qualidade de um produto ou serviço antes de comprar. Na odontologia, a indicação é apontada por 87% dos dentistas (pesquisa da Simples Dental) como principal canal para captação de novos clientes. A partir disso, fica evidente a necessidade de ter um controle sobre a qualidade do serviço prestado. Esta funcionalidade está disponível nos melhores softwares do mercado, mas para este ponto, é importante, também, estar atento aos reviews dos pacientes no Google Meu Negócio, Reclame Aqui, redes sociais, ou outros canais onde haja interação de muitas pessoas. 

Marketing e vendas

Estamos na era das customizações, ou seja, ao oferecer um produto para quem não está preparado, há grandes chances de perdê-lo. Contudo, por outro lado, conhecer o público e destinar a comunicação correta, no momento correto, amplifica as chances de venda. E isso é um ponto que os softwares podem ajudar, pois além de ferramentas específicas de marketing e vendas, os sistemas agregam informações dos pacientes, facilitando o entendimento e o momento certo de abordar seu público alvo.

 

4 → Quais as funcionalidades um software completo deve ter

Partindo dos benefícios que um sistema de odontologia entrega, as funcionalidades devem atender às demandas específicas de uma clínica, sendo a ideia de completo, um requisito de cada cliente. 

Por exemplo, se a clínica “A” tem apenas a necessidade de organizar agenda, buscar ferramentas que atendam essa demanda, tornará o software completo. Contudo, caso a clínica busque, além da agenda, ter controle financeiro e comunicação automatizada com pacientes, o foco é buscar um software que atenda a estas necessidades. 

Com isso, em mente, os softwares mais utilizados do mercado possuem como funcionalidades essenciais:

  • agenda;
  • controle financeiro;
  • controle de estoque;
  • envio de lembretes à pacientes;
  • emissão de relatórios, orçamentos, receitas e atestados;
  • prontuário digital (histórico do paciente);
  • controle de retornos. 

Além disso, os sistemas de dentista mais usados possuem:

  • máquina de cartão integrada;
  • emissão de boletos;
  • controle de comissões;
  • marketing e vendas;

Contudo, além de observar quais pontos fazem sentido para o seu negócio, e contratar a plataforma que os possua é essencial atentar para o pós-venda. 

Suporte e Sucesso do Cliente 

Uma das nossas principais preocupações, como consumidores, ao comprar um carro, ou um notebook é saber se teremos assistência em caso de problemas, com softwares, não deve ser diferente e devido a isso, uma das principais perguntas a serem feitas é sobre o suporte. 

É essencial entender como o suporte funciona, horário de atendimento e quaisquer outras informações que sejam aderentes a um consultório ou clínica. 

Algumas perguntas importantes a serem feitas:

  1. Qual o horário de funcionamento do suporte? 
  2. Existe alguma central de ajuda?
  3. Quais são os canais de atendimento do suporte?
  4. Tempo médio de resolução de problemas?

Além disso, é essencial, antes de comprar observar:

  1. nota do software no Reclame Aqui;
  2. reviews no Google;
  3. procurar profissionais que usem o software; 
  4. parcerias do software com empresas do segmento dental;  

Sucesso do cliente

A área de sucesso do cliente nasceu dentro das empresas de tecnologia, com o foco em auxiliar a pessoa usuária a obter a melhor performance e experiência dos softwares adquiridos. 

Dentro do setor de odontologia, nem todas as empresas possuem a área, sendo um importante diferencial a ser observado antes de fechar contrato. 

Na prática, a área de Sucesso do Cliente busca, por meio de estratégias e pesquisas, entender o dia a dia de cada cliente e direcionar soluções que vão além do software para melhorar a performance do cliente. 

É importante destacar que Suporte e Sucesso do Cliente são áreas distintas, que podem se complementar, mas o objetivo operacional é distinto.

 

5 → Como escolher o melhor software odontológico para a sua clínica

Como apontado no tópico 4, o primeiro critério para escolher uma plataforma odontológica é baseado nas suas demandas

Este entendimento é essencial, pois, embora você esteja contratando um produto, se as demandas forem subdimensionadas há grandes chances do produto não atender ao negócio e haver frustração de ambos os lados. 

Com isso em mente, antes de contratar qualquer software é importante verificar qual o seu objetivo com ele. 

Possíveis objetivos com um sistema odontológico:

  • controle de estoque;
  • gestão financeira;
  • gestão administrativa;
  • controle de agenda;
  • controle de pacientes; 
  • emissão de receitas, atestados, etc;
  • marketing;
  • aumentos de vendas;
  • controle de retorno de pacientes.

Enfim, no seu dia a dia é possível verificar quais pontos estão causando maior ruptura na clínica e entender quais devem ser sanadas de forma imediata. 

Uma dica para entender os problemas é conduzir uma reunião com a equipe e levantar os pontos de necessidade do negócio. Com isso em mãos, é possível abordar as soluções disponíveis no mercado e entender qual atenderá às demandas. 

É essencial destacar: a escolha do software está relacionada às necessidades imediatas do negócio, o que, é evidente, não inviabiliza a contratação de um software que vá além destas necessidades. 

Checklist de pontos essenciais a considerar na escolha de um software odontológico:

  • aderente ao seu negócio;
  • softwares online;
  • desenvolvido para o segmento odontológico;
  • tem indicações de outros profissionais;
  • é um softwares simples;
  • tem suporte e sucesso do cliente disponível;
  • tem central de ajuda simplificada;
  • possui as funcionalidades essenciais;
  • tem relatórios simples e focados em resultados.

6 → Os melhores softwares odontológicos do mercado

Partindo das funcionalidades básicas e do check list para a escolha de um software odontológico, listamos abaixo os 4 softwares mais indicados pelos dentistas.

Simples Dental

Há mais de 8 anos no mercado, a Simples Dental foca sua atuação no segmento de odontologia e é o software – homônimo – é o mais utilizado na América Latina, sendo a plataforma oficial da Dental Cremer e da Dental Speed. 

Segundo os usuários do produto, a simplicidade e a robustez do produto são os principais atrativos. Outros pontos que contribuem são:

  • o criador e CEO do produto é dentista;
  • o produto acabou de ser melhorado, agora com módulo vendas;
  • a empresa faz parte da Henry Schein, maio grupo de odontologia do mundo;
  • possui áreas de suporte e Sucesso do Cliente ativas em horário comercial.

Faixa de preço 

Plano Agenda → R$ 99

Plano Gestão → 149,90

Plano Vendas → 199,90

Além dos pontos descritos, um dos diferenciais do software é a flexibilidade de acesso, não limitado por usuários. 

É possível testar o Simples Dental por 7 dias de forma gratuita, sem a necessidade de cadastrar cartão de crédito. 

Para testar, basta acessar aqui: https://app.simplesdental.com/simples/cadastro

Para conhecer mais: https://www.simplesdental.com/

Clinicorp

Focado na digitalização de clínicas, o Clinicorp possui 5 soluções para seus clientes, sendo um de seus diferenciais atender outros segmentos, como clínicas de estética, ou seja, não há foco total na odontologia.

Para dentistas sua solução possui 3 planos:

Mobile → R$ 49,90

Standard → R$ 113,19

Premium → R$ 300,00

Para conhecer mais: https://www.clinicorp.com/odonto

Dental Office

Parte do grupo RH software, o Dental Office foca sua atuação em consultórios odontológicos e traz em seu portfólio todas as funcionalidades apontadas por profissionais como essenciais para um negócio odontológico. 

Assim como a Simples Dental e a Clinicorp, seus planos são divididos em 3 modelos:

Light → 99,90

Plus → 119,90

Pro → 159,90 

Para conhecer mais: https://www.dentaloffice.com.br/

EasyDental

Com soluções distintas para clínicas e consultórios, a EasyDental dedica sua atuação para o setor odontológico, com a missão de aprimorar a informatização do setor odontológico.

No site da empresa não são divulgados os valores dos planos, para isso é preciso solicitar uma demonstração. 

Para saber mais: https://www.easydental.com.br

Controle Odonto

Direcionado à clínicas, o Controle Odonto traz em seu portfólio as funcionalidades essenciais e um clube de benefícios, com alguns parceiros cadastrados pela plataforma. 

Assim como a EasyDental, o site não divulga os valores e planos disponíveis. 

Concluindo  

É essencial entender que o mercado está se tornando cada vez mais digital e as pessoas buscam por comodidade em suas relações. Além disso, entender quais objetivos do seu negócio o software deve atender é central para prestar um ótimo serviço; focar no que importa e vender mais. 

Esperamos que este conteúdo te ajude a tomar a melhor decisão. 

Bons negócios! 

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