Um artigo de museu chamado Agenda de Papel

A odontologia assim com outras áreas está evoluindo em uma velocidade incrível.

Estamos vivendo a odontologia digital com os scanners, CAD/CAMS e impressoras 3D. Quem diria que em tão pouco tempo poderíamos não precisar de material de moldagem ou vazar gesso em nossos consultórios.

Eu, particularmente, estou muito animado com essa nova odontologia. Acho que, em pouco tempo, vamos conseguir entregar  melhores serviços e agregar mais valor em nosso trabalho.

Tá, mas espera aí! O título é “Um artigo de museu chamado agenda de papel” e eu to falando de tecnologia em odontologia. Qual a relação?

A relação é que no contexto onde podemos escanear os dentes dos pacientes, é o mesmo mundo onde dentistas utilizam as mesmas agendas de papel que são usadas desde o tempo do Black!

Acredite se quiser, mas as agendas de papel são tão antigas quanto as restaurações de amálgama.

Eu gosto muito de carros antigos, mas acho que, atualmente, eles têm um papel de coleção em nossas vidas. Para o dia a dia precisamos de algo que seja melhor, mais confiável e muito mais seguro.

Infelizmente, sua agenda de papel é esse carro antigo que você está relutando em parar de usar e guardá-lo apenas como uma boa lembrança.

Eu sei que tem muita gente que gosta da agenda de papel e que a utiliza há tanto tempo que parece que é impossível mudar. Mas assim como tudo na vida, a mudança normalmente gera bons resultados.

No último sábado eu tive um encontro com o presidente da Dental Cremer, o Paulo Batista, e ele disse uma frase que fez muito sentido:

“A felicidade está depois da zona de conforto.” 

É estranho pensar que para a pessoa ser feliz de verdade ela tem que se sentir desconfortável ou desafiada.

Por isso eu quero te propor um desafio: se você ainda usa uma agenda de papel, eu te desafio a mudar e começar a usar uma tecnologia do século 21 (e não do 20).

Se você ainda não está convencido que precisa mudar, eu separei aqui 6 motivos que fazem a agenda de papel ser uma péssima escolha.

1 – Não está sempre com você

Eu sempre brinco que você não costuma andar com sua agenda de papel no bolso, apesar de já ter conhecido dentistas que levavam a agenda para casa nos finais de semana.
Nesse mundo conectado você precisa poder marcar um paciente, tanto nos finais de semana como fora do seu expediente.
Se você usa agenda de papel isso nunca é instantâneo, pois você vai precisar ligar para o paciente no dia seguinte. Se você marcar a consulta na hora não corre o risco do paciente cair no esquecimento e nunca ser marcado.

2 – Não gera indicadores

Não conheço nenhuma agenda de papel que te mostra qual sua porcentagem de faltas ou cancelamentos. Esse número serve para saber quanto do seu dia você pode estar ficando ocioso e também para implementar melhorias para evitar essas faltas.
Eu vou fazer um artigo no futuro só sobre isso, mas de antemão você tem pelo menos umas 5 alternativas diferentes para diminuir as faltas.  Essas opções vão de multas e contratos, à confirmação e benefícios.

3 – Não tem controle eficiente de faltantes

Em uma agenda de papel quando o paciente falta ou cancela, normalmente as secretárias escrevem “falta”, pintam a consulta de alguma cor ou não fazem nada.
Quando você faz um processo desse tipo é muito fácil esquecer de alguém. Quando você não reagenda acaba muitas vezes perdendo o paciente.
Eu reagendei um paciente na minha clínica 8 vezes e fechei um plano de tratamento de 11.600 reais. Acho que valeu a pena a insistência.

4 – Não pode confirmar consultas de maneira automática

Confirmar as consultas é uma ação simples e que diminui as faltas quase que instantaneamente.
Muita gente acaba esquecendo que tem consulta marcada. Principalmente quando essas consultas são marcadas com mais de duas semanas de antecedência.
A confirmação pode ser feita, via telefone, e-mail, WhatsApp ou SMS. E também existe a possibilidade de usar softwares que automatizam todo esse processo como o Simples Dental.

5 – Dá um aspecto de antigo e um pouco desleixado ao consultório

Se a mesa da sua secretária é uma bagunça, muito provável que seu tratamento também seja. Isso pode não ser uma verdade em muitos casos, mas infelizmente é o que muitos pacientes pensam. Por isso é tão importante seu consultório estar sempre limpo e organizado. Uma agenda online contribui para essa organização e dá um ar de modernização.

6 – Todo controle fica na mão de sua secretária

Quando você tem uma agenda de papel, toda A organização de marcação e reagendamento fica na mão de sua secretária.
Isso é ruim porque você não tem nenhum número para te dizer como estão os principais processos da sua clínica. Assim você não consegue saber se ela está fazendo a tarefa da melhor forma e não tem como fazer melhorias. Sem contar que se por um acaso ela sair ou ficar doente, seu castelo cai.

A mudança da agenda de papel para a agenda online é só mais uma das transformações que a nossa profissão vai ter nos próximos anos.

Eu tenho certeza que quem conseguir acompanhar essa mudança vai estar mais preparado para as outras que virão.

Você já se sente preparado para usar uma solução como essa, mas não sabe ao certo por onde começar e como fazer? Vem comigo que eu vou te mostrar…