A exportação de dados do software odontológico é a cópia das informações da clínica, como cadastros, prontuários, agenda, financeiro e imagens, em arquivos que outro programa consegue ler.
Ela acontece antes de cancelar o software antigo e é o que garante que nenhum histórico de paciente fique para trás.
Nas conversas com dentistas que pensam em trocar de software, a dúvida aparece quase sempre do mesmo jeito: “E migra tudo? Porque eu tenho imagens, prontuário, tudo ali”. O medo de perder o histórico segura a decisão por meses.
Se você cancelasse o software hoje, saberia dizer em que formato receberia as fichas? E as radiografias, viriam ligadas a cada paciente ou numa pasta solta?
Neste artigo, você vê o que pedir ao fornecedor antigo, o que conferir no arquivo antes de cancelar e os cuidados de LGPD para transportar dados de saúde sem expor ninguém.
Você encontrará nesse artigo:
Quem responde pelos dados que estão no software odontológico?
Quem responde pelos dados é o dentista ou a clínica, e não o fornecedor do software. Pela LGPD, o titular é o paciente, e quem decide como tratar as informações dele é o controlador. Esse papel é do profissional. O fornecedor do software é o operador.
Essa diferença muda o tom do pedido. O artigo 39 da LGPD diz que o operador trata os dados seguindo as instruções do controlador. Pedir a exportação é dar uma instrução sobre dados que estão sob a sua responsabilidade.
Muitos conteúdos citam o “direito de portabilidade” como base do pedido. Esse direito, do artigo 18, é do paciente em relação aos dados dele. Para quem troca de fornecedor, o argumento mais preciso é o do controlador, somado ao contrato.
Guardar o histórico também é dever profissional. O Código de Ética Odontológica exige que o prontuário seja mantido legível, atualizado e conservado em arquivo próprio, físico ou digital. Trocar de software não suspende esse dever.
O conteúdo sobre prontuário odontológico digital explica as regras que valem para o prontuário em meio eletrônico.
O prazo de guarda é longo. A Lei 13.787/2018 só permite eliminar o prontuário depois de 20 anos do último registro. Na prática, o histórico que está no software antigo vai continuar sendo a sua responsabilidade por muito tempo.
Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação de um advogado. Em caso de recusa do fornecedor, vale conferir o contrato com um profissional da área.
O que pedir ao fornecedor antigo na exportação de dados
O pedido precisa ser por escrito, com a lista do que deve vir e o formato de cada item. Pedido genérico, como “quero os meus dados”, deixa o fornecedor decidir o que entregar.
Estes são os itens que vale incluir:
- Cadastro de pacientes: nome, CPF, data de nascimento, telefone, e-mail, endereço e responsável, no caso de menores.
- Prontuário clínico: evoluções, odontograma, planos de tratamento e procedimentos realizados, com data e profissional responsável.
- Anamneses e documentos assinados: fichas de anamnese, termos de consentimento e contratos, de preferência em PDF.
- Imagens e radiografias: os arquivos originais, organizados por paciente, e não só miniaturas.
- Agenda: as consultas futuras e o histórico de atendimentos.
- Orçamentos: os aprovados, os em aberto e os recusados.
- Financeiro: recebimentos, parcelas, débitos em aberto e a tabela de preços.
Em que formato pedir
Os formatos mais úteis são planilhas em CSV ou Excel, separadas por tipo de informação, e o backup completo do banco de dados.
Documentos e imagens vêm melhor em pastas, com o nome ou o código do paciente no nome de cada arquivo.
Vale pedir os dois quando possível. A planilha permite que você confira o conteúdo sozinho, e o backup completo serve de garantia caso algum dado não apareça nas planilhas.
Exportação de dados do software odontológico: o que costuma ficar de fora
Nem todo software exporta tudo. Os itens que mais costumam ficar de fora são o financeiro, os documentos anexados e as prescrições, por isso vale perguntar antes o que não sai na exportação.
Se algum item não puder ser exportado, peça que o fornecedor diga isso por escrito. Assim você decide se salva esses dados à mão, em PDF, antes de cancelar.
Modelo de pedido para enviar ao fornecedor
Você pode adaptar este texto e enviar pelo canal oficial de suporte, guardando o protocolo:
Olá. Sou [nome], responsável pela conta [nome do consultório ou da clínica, CPF ou CNPJ]. Como controlador dos dados dos meus pacientes, solicito a exportação completa das informações armazenadas no software.
Peço o cadastro de pacientes, prontuários e evoluções, odontograma, anamneses, documentos assinados, imagens e radiografias, agenda, orçamentos e financeiro.
Os dados podem vir em CSV ou Excel, separados por tipo, junto com o backup completo do banco de dados. Documentos e imagens devem vir organizados por paciente.
Caso algum item não possa ser exportado, peço que isso seja informado por escrito.
Aguardo o retorno em até [prazo] dias úteis.
O que conferir no arquivo antes de cancelar o software antigo
A regra é simples: não cancele antes de abrir o arquivo. Muita gente descobre o que faltou só quando precisa da ficha de um paciente, e aí o acesso ao software antigo já acabou.
Antes de encerrar o contrato, confira estes pontos:
- Número de pacientes: a quantidade de linhas no arquivo bate com o total que aparece no software antigo?
- Fichas antigas e recentes: abra três fichas de pacientes atendidos há anos e três de pacientes desta semana. As evoluções estão completas, com data?
- Acentos e caracteres: nomes como “Conceição” ou “João” aparecem certos, ou viraram símbolos? Erro de codificação é comum em exportação de CSV.
- Datas e valores: as datas estão no formato brasileiro, e o saldo de débitos em aberto bate com o relatório do software antigo?
- Imagens: as radiografias abrem e dá para saber a qual paciente cada uma pertence?
- Documentos assinados: os termos de consentimento e os contratos vieram, e estão legíveis?
- Agenda futura: as consultas já marcadas para as próximas semanas estão no arquivo?
Se tudo estiver certo, guarde uma cópia do arquivo original em local seguro, mesmo depois de migrar. Ela é a sua prova de que o histórico foi preservado.
Cuidados de LGPD no transporte dos dados dos pacientes
Os dados de saúde são dados sensíveis, e o artigo 46 da LGPD exige medidas de segurança contra acesso não autorizado e perda. O momento da exportação é justamente quando o arquivo fica mais exposto, fora do software.
Na prática, os cuidados são estes:
- Não envie a planilha por WhatsApp ou e-mail aberto. Prefira um link com senha e prazo de expiração.
- Limite quem tem acesso. Só você e quem vai fazer a migração precisam do arquivo.
- Não deixe cópias soltas. Depois da migração, apague as cópias do computador da recepção e do celular, e mantenha só a cópia de segurança.
- Registre o que foi feito. Anote a data do pedido, o protocolo do fornecedor e quando o arquivo foi recebido e migrado.
Também vale perguntar ao fornecedor antigo o que ele faz com os dados depois que o contrato termina. Para aprofundar o tema, veja o nosso conteúdo sobre LGPD e prontuário digital.
Como funciona a migração para o Simples Dental
No Simples Dental, você não precisa fazer a exportação sozinho. Você cria um acesso para o time técnico no software atual, e ele entra, pega os dados e faz a migração, sem custo e em até 5 dias úteis.
Vêm agendas e consultas, evoluções, fichas com dados cadastrais, recebimentos, tabela de preços, imagens e orçamentos.
Se você preferir fazer sozinho, a alternativa é pedir o backup ao fornecedor antigo, com o checklist deste artigo, e enviar para o nosso time.
A migração pode acontecer durante o teste grátis. Como o teste dura 7 dias, vale pedir a migração logo no primeiro dia, para ver os seus próprios pacientes no Simples Dental antes de decidir.
Os detalhes do processo estão no artigo sobre migração de software para o Simples Dental.
E o caminho de volta também é livre. O Simples Dental não tem fidelidade: você cancela quando quiser, sem precisar falar com ninguém, e leva os seus dados com você.
Se você ainda está decidindo se vale a pena mudar, o conteúdo sobre como trocar de software odontológico mostra os sinais de que o software atual ficou para trás. Para comparar opções, veja também o custo-benefício do software odontológico.
Perguntas frequentes sobre exportação de dados do software odontológico
Reunimos as dúvidas mais comuns de quem vai trocar de software e quer levar o histórico dos pacientes sem perder nada. As respostas seguem a legislação em vigor em outubro de 2026.
O que é exportação de dados do software odontológico?
É a cópia das informações da clínica, como cadastros, prontuários, agenda, financeiro e imagens, em arquivos que outro software consegue ler. Ela é feita antes de cancelar o software antigo, para que nenhum histórico de paciente se perca.
O fornecedor do software é obrigado a entregar os meus dados?
Sim, na prática. Pela LGPD, o fornecedor é o operador e trata os dados seguindo as instruções do dentista ou da clínica, que é o controlador (artigo 39). Em caso de recusa, vale conferir o contrato com um advogado.
Em que formato devo pedir a exportação de dados do software odontológico?
O ideal é pedir planilhas em CSV ou Excel, separadas por tipo de informação, e o backup completo do banco de dados. Documentos e imagens devem vir em pastas, com o nome ou o código do paciente em cada arquivo.
Posso apagar os dados do software antigo depois de migrar?
Só depois de conferir que tudo chegou. Lembre que a Lei 13.787/2018 exige a guarda do prontuário por pelo menos 20 anos a partir do último registro. Por isso, mantenha uma cópia de segurança do arquivo exportado.
Posso enviar a planilha de pacientes pelo WhatsApp?
Não é recomendado. Dados de saúde são sensíveis, e a LGPD exige medidas de segurança no tratamento. Prefira um link com senha e prazo de expiração, e limite o acesso a quem vai fazer a migração.
Quanto tempo leva a migração para o Simples Dental?
A migração é feita pelo time técnico do Simples Dental em até 5 dias úteis, sem custo. Ela pode acontecer durante o teste grátis de 7 dias, por isso vale pedir logo no primeiro dia.
